În primul rând, este nevoie să precizăm că atât administratorii, cât și contabilii trebuie să înțeleagă că rolul departamentului financiar-contabil nu este numai de a înregistra tranzacții care au avut deja loc, iar administratorii de companii trebuie să renunțe la ideea conform căreia contabilitatea este un rău necesar, impus pentru calculul și plata taxelor către stat și care nu aduce valoare adăugată companiei.

Dincolo de stereotipurile demodate, contabilul este totuși cel care furnizează, prin munca sa, imaginea performanței financiare a tuturor acțiunilor și deciziilor luate de managementul companiei.

La rândul lor, administratorii răspund pentru organizarea și conducerea contabilității și își asumă răspunderea pentru întocmirea corectă a situațiilor financiare, astfel că este recomandabilă verificarea din punct de vedere financiar-contabil a unui set de informații minime:

  • Existența inventarierii anuale și a documentației aferente;
  • Verificarea corelației dintre stocurile faptice și cele scriptice;
  • Verificarea facturilor neîncasate de la clienți și a celor neplătite către furnizori;
  • Verificarea depunerii declarațiilor de impozite și taxe și verificarea cel puțin anuală, a evidenței fiscale obținute de la Administrația Financiară;

Existența balanțelor de verificare și a celorlate registre obligatorii

Așadar, pentru o colaborare eficientă, un bun profesionist contabil are o atitudine proactivă și se implică activ în activitatea companiei, în timp ce managerul este familiar cu termenii financiar-contabili de bază (profit, bilanț, creanțe, marjă etc.) și își alege profesionistul contabil pentru ca acesta să-l asiste în deciziile de business.

În plus, departamentul financiar-contabil trebuie să ofere informații care să asiste managementul în activitatea operațională și decizională. Cum datele din contabilitatea financiară sunt codificate după un plan de conturi și după reguli și metode contabile care sunt dificil de înțeles de cineva fără un minim de pregătire contabilă, pe lângă balanța contabilă, adică documentul de sinteză a contabilității financiare, sugestia Accace este ca administratorul afacerii să solicite un set de informații din contabilitatea managerială – analiza cifrei de afaceri pe divizii de activitate, analiza profitabilității, structura costurilor, analiza activelor și a datoriilor etc. În fapt, aceste rapoarte conțin transpunerea informațiilor din contabilitatea financiară pe o structură care să asiste managementul în procesul de analiză, previziune și decizie.

Responsabilitatea depinde de natura documentelor

Din punct de vedere legal, pentru înregistrarea unei tranzacții economice în contabilitate este nevoie de un document primar sau justificativ, iar responsabilitatea pentru aceste documente revine persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Pe de altă parte, documentele oficiale de prezentare a activității economico-financiare a companiei sunt situațiile financiare anuale, întocmite potrivit reglementărilor contabile și semnate de către cei care le-au întocmit – expert contabil, contabil- șef, altă persoană împuternicită de companie – și de către administratorul companiei. Mai mult, acestea sunt însoțite de o declarație scrisă a administratorului, prin care acesta își asumă răspunderea pentru întocmirea situațiilor financiare anuale. Astfel, responsabilitatea pentru situațiile financiare anuale revine atât administratorilor, cât și contabililor.

Concluzie

În concluzie, în ceea ce privește responsabilitatea pentru activitatea financiar-contabilă, administratorul companiei este direct răspunzător pentru organizarea contabilității (prin departament contabil intern sau prin contract de prestări de servicii cu o firmă autorizată CECCAR), în timp ce persoana ce conduce efectiv contabilitatea, fie că este vorba de contabilul șef, directorul economic sau firma de contabilitate, va fi direct răspunzător pentru nerespectarea reglementărilor contabile, bineînțeles împreună cu personalul din subordine.

Laura Ștefan,
Business Development Manager Accace