Daca te regasesti si tu in acest scenariu, poate este timpul sa afli cum poti optimiza procesul de salarizare astfel incat salariile sa fie gata la timp si toti angajatii multumiti. Noi iti propunem sase pasi simpli:
- Asigura-te ca toti angajatii cunosc procesul de salarizare
Cunoaste toata lumea din companie sistemul de salarizare? Daca nu, e momentul sa il faci transparent. In primul rand, in cazul in care compania nu are scrisa o politica de salarizare, este necesar sa te apuci de treaba. Aceasta politica de salarizare ar trebui sa cuprinda posturile din companie, modul cum sunt acestea clasificate si salarizate, ce impozite se platesc pentru fiecare, cum se face plata concediilor de odihna si a concediile medicale. De asemenea, este important ca in document sa apara scris modul in care se fac maririle de salariu, periodicitatea, daca este cazul, cum sunt calculate salariile si in ce conditii se acorda bonusurile. Mai mult decat atat, sunt necesare detalii despre modul in care functioneaza procesul de plati si cand se fac platile. Este la fel de important ca in politica de salarizare sa apara scris si modul in care compania gestioneaza greselile legate de salarizare si care este persoana din companie care se ocupa de remedierea unor astfel de aspecte.
Pentru a te asigura ca sunt cunoscute de toti angajatii, aceste informatii pot fi comunicate intr-o intalnire cu toti angajatii daca lucrezi intr-o companie mica sau medie, sau pe Intranet, afisate in locurile de relaxare, de masa, trimise pe email tuturor angajatilor etc.
- Implementeaza un program de salarizare si administrare de personal
Statisticile ne arata ca, intr-o companie, specialistii HR consuma in medie 35% din timpul de lucru pe salarizare. Iar in timpul procesarii manuale a salariilor apar multe erori umane. Analistii spun ca greselile de salarizare pot costa firma pana la 8% din volumul total al fondului de salarii. Ceea ce transpus in cifre poate ajunge la sume colosale! Astfel, din ce in ce mai multe companii aleg sa isi automatizeze procesul de salarizare. Rezultatele se vad imediat: eficienta sporita, eliminarea erorilor umane si implicit economie de timp si bani. Aplicatia de salarizare centralizeaza informatiile despre angajati si iti arata: taxele angajatului, ale angajatorului, concediile medicale, avansurile, primele, sporurile, deducerile sau retinerile salariale. In plus, iti poate genera state de plata, fluturasi de salariu, declaratii fiscale, contracte de munca, acte aditionale, decizii, adeverinte sau fisiere plata salarii pe card si diverse centralizatoare.
- Auditeaza fluxul sau programul de salarizare pe care il ai
Chiar daca nu primesti de la angajati plangeri frecvente legate de greseli facute la plata salariilor, sistemul de salarizare pe care il ai necesita un audit anual, sau la fiecare sase luni. Fa-ti timp sa verifici pas cu pas modul in care functioneaza sistemul de salarizare, de la pontaj si pana la plata efectiva a salariilor si vezi unde apar sau pot aparea erorile. Nu uita ca orice eroare costa! Daca folosesti instrumente sofware pentru a integra sistemul de pontaj cu cel de salarizare, verifica modul in care sunt facute legaturile si daca datele transferate au acuratete. De asemenea, in cadrul procesului de audit al salarizarii, trebuie sa verifici si toate documentele care se folosesc si sa vezi eventualele erori care pot aparea si acolo. O alta parte importanta a procesului de salarizare este legata de modul in care se face efectiv pontajul. Aici, poti descoperi moduri ingenioase pe care unii dintre angajatii tai le-au dezvoltat pentru a parea ca sunt la serviciu atunci cand nu sunt si ca muncesc, atunci cand nu o fac.
- Fii la curent cu modificarile si noutatile din dreptul muncii si taxare
Un soft specializat in salarizare iti poate lua de pe cap permanenta monitorizare a schimbarilor de legislatie. In mod normal, furnizorul solutiei de salarizare ofera si servicii de consultanta de specialitate. Dar daca nu ai softul potrivit sau te temi de anumite modificari, este bine sa fii chiar tu insuti la curent cu ce se intampla in domeniul dreptului muncii si in taxarea muncii. Este foarte important ca in activitatea pe care o desfasori sa nu apara obligatii fiscale suplimentare din cine stie ce eroare sau scapare. Cum legislatia din Romania se schimba foarte des, este posibil ca acest pas legat de permanenta actualizare a informatiilor legislative si fiscale sa iti consume destul de mult timp. De aceea, probabil, implementarea unui soft este o idee mai buna.
- Fa optimizari fiscale
Fie ca lucrezi cu departamentul de contabilitate sau cu o firma din exterior, fie ca le faci de unul singur, optimizarile fiscale sunt intotdeauna o solutie. Este necesar intotdeauna sa implici si departamentul juridic ca sa fii sigur ca Fiscul nu iti poate cere mai tarziu cine stie ce bani din urma. Un instrument gratuit, deosebit de util care sa te ajute pentru o salarizare mai eficienta este CalculatorVenituri.ro. Cu ajutorul acestui calculator de salariu, poti face oricand calcule avansate, de la salariul brut la salariul net si invers, dar poti vedea si ce impozit pe venit ai de platit pentru un anumit castig lunar. Pentru a creste trasparenta, le poti spune despre el si angajatilor tai care pot verifica folosindu-l daca salariile lor au fost calculate corect. CalculatorVenituri.ro te poate ajuta sa alegi formele potrivite de angajare sau colaborare cu cei care te sprijina in activitate.
- Inoveaza pentru cresterea eficientizarii salarizarii
Vremea managerilor sau antreprenorilor omniscienti si omnipotenti a trecut, iar companiile de succes de astazi implica angajati de pe orice nivel in luarea deciziile si in inovatie. Daca vrei sa faci schimbari fundamentale in procesul de salarizare pentru cresterea eficientei acestuia, poti programa intalniri dedicate pentru brainstorming. In cadrul acestora, vei primi cu siguranta multe idei si sugestii utile de la angajatii si managerii tai. Daca vrei, poti lucra cu un facilitator extern sau poti alege o metoda de facilitare pentru ca aceste sa produca efecte cat mai pozitive.
In concluzie, exista numeroase modalitati de optimizare a procesului de salarizare, fie prin automatizare, fie printr-o executie riguroasa si control permanent. Tine doar de tine si de factorii de decizie din compania ta sa alegeti solutia care se potriveste cel mai bine companiei voastre.
