Utilizarea documentelor virtuale şi a semnăturii electronice în cazul proiectelor europene ar reduce semnificativ timpul alocat diferitelor etape ale proiectelor, precum şi consumul de hârtie la nivelul UE, este de părere europarlamentarul Petru Luhan. Acesta a solicitat Comisiei Europene să modifice procedurile clasice de aplicare şi raportare pentru proiectele derulate din fonduri UE pentru asigurarea accesului rapid si transparent al beneficiarilor la sursele de finanțare europene.
Comisia Europeană are responsabilitatea să se asigure că fondurile comunitare sunt bine cheltuite si să ia măsuri pentru a simplifica programele sale de cheltuieli, în scopul de a reduce birocraţia, povara administrativă şi costurile pentru beneficiarii de fonduri şi pentru toate parţile implicate.
„Atât debirocratizarea cât şi gestionarea eficientă a resurselor sunt priorităţi importante ale Uniunii Europene. Este și cazul fondurilor europene. Comisia Europeană trebuie să încurajeze și să stimuleze autoritățile naționale pentru proiectarea unor sisteme de management și control cât mai puțin birocratice. Constatăm de asemenea că, pentru fiecare proiect european în parte, este nevoie de o cantitate impresionantă de documente tipărite, începând cu aplicarea pentru accesarea fondurilor şi până la raportări. În plus, utilizând metodele clasice de corespondenţă între beneficiar şi organismul care gestionează fondurile, se pierde timp preţios”, a precizat Petru Luhan.
Potrivit companiilor de cercetare, 80% dintre angajaţi consumă, în medie, 30 de minute pe zi căutând informaţii, în timp ce 60% consumă o oră sau mai mult recreând documente care există deja. Prin folosirea unei soluţii informatizate a documentelor, gradul de îmbunătăţire al activităţii creşte cu cel puţin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la săptamâni la ore.
Metodele „clasice” ar putea fi cu succes înlocuite cu documente semnate şi transmise electronic. „Acum avem la dispoziţie soluţii tehnice care ne pot uşura munca. Beneficiarul poate foarte bine să transmită documentaţia electronic şi răspunsurile pot veni în acelaşi fel. Dacă toată corespondenţa s-ar desfăşura astfel fondurile ar putea fi puse la dispoziţie mai rapid iar consumul de hârtie s-ar reduce. Un alt avantaj al utilizării documentelor electronice este acela că ele pot fi conectate la sisteme integrate.