ANAF vine cu clarificări despre procedurile e-Factura și SPV

În cadrul unui webinar ANAF despre e-Factura, s-au abordat întrebări frecvente și provocări întâlnite de antreprenori în legătură cu transmiterea facturilor prin SPV și gestionarea corectă a acestora.

Mai jos sunt prezentate răspunsurile oferite de ANAF pentru a clarifica situațiile legate de transmiterea, corectarea și arhivarea facturilor.

1. Transmiterea facturii și primirea în SPV

Un client nu a primit factura transmisă în SPV. Poate să înregistreze fișierul ZIP transmis de emitent?

  • ANAF: Înregistrarea facturii se face la momentul primirii acesteia în SPV. Fișierul ZIP nu este considerat o procedură corectă. Se recomandă verificarea dacă factura a fost transmisă corect și nu printr-o eroare la autentificare.

2. Înregistrarea mărfii înainte de factură

Cum se poate înregistra marfa în contabilitate înainte de primirea facturii în sistem?

  • ANAF: Factura se poate înregistra în contabilitate ca „factură de sosit”, dar TVA-ul nu poate fi dedus până la primirea efectivă a facturii în SPV.

3. Facturi simplificate

Facturile simplificate sunt exceptate de la transmiterea în portalul e-Factura?

  • ANAF: Da, facturile simplificate sunt exceptate de la această obligație.

4. Corectarea facturilor eronate

Cum se procedează cu facturile emise eronat? Se înregistrează inițial și se corectează ulterior?

  • ANAF: Da, factura eronată se înregistrează în luna în care a fost emisă, iar în luna următoare se face stornarea și emiterea unei facturi corecte.

5. Corectarea facturilor în SPV

Se poate retransmite o factură corectată fără stornare, doar cu un nou cod 384?

  • ANAF: Nu. Corectarea facturii trebuie făcută prin stornare inițială (cod 380) și emiterea unei noi facturi corecte (cod 384). Nu se acceptă modificarea directă a unei facturi emise anterior.

6. Arhivarea documentelor

Ce fișiere trebuie arhivate ca documente justificative?

  • ANAF: Fișierul XML al facturii este cel care trebuie arhivat, acesta fiind considerat originalul facturii.

7. Primirea facturii prin email

Dacă beneficiarul primește factura doar prin email, fără utilizarea SPV, există sancțiuni?

  • ANAF: Factura trebuie transmisă prin SPV. În caz contrar, nu se va permite deducerea TVA și cheltuiala nu va fi deductibilă din punct de vedere al impozitului pe profit/venit.

8. Autofacturarea în protocolul nedeductibil

Cum se declară autofactura pentru deducerile de protocol în e-Factura?

  • ANAF: Autofactura întocmită pentru aceste deduceri se declară prin e-Factura.

9. Codurile pentru facturi de stornare

Facturile de stornare trebuie să aibă codul 381 sau 380?

  • ANAF: Facturile de stornare se fac cu codul 380, iar corecțiile ulterioare se fac cu codul 384.

10. Dublarea facturilor

Ce se întâmplă dacă sunt emise mai multe facturi cu același număr?

  • ANAF: Se înregistrează o singură dată factura, iar în cazul facturilor dublate, trebuie să se trimită un mesaj pentru a remedia situația.

11. Corelarea datelor în RO e-Factura și RO e-Transport

În cazul unui control, formatul fizic al facturii sau XML poate fi prezentat ca document justificativ?

  • ANAF: Fișierul XML este considerat document justificativ, dar în practică formatul PDF poate fi acceptat temporar de autoritățile de control.

12. Timpul de păstrare a fișierelor XML

Cât timp trebuie păstrate fișierele XML salvate?

  • ANAF: Fișierele trebuie arhivate timp de 5 ani, calculat de la data de 1 iulie a anului următor emiterii facturilor.

13. Corectarea datelor eronate de sediu

Se poate corecta factura cu date eronate de sediu fără stornare?

  • ANAF: Nu, este necesară stornarea facturii inițiale și emiterea unei facturi corecte.

14. Emiterea facturii pentru plăți în avans

Cum se procedează cu plățile în avans dacă documentul fiscal nu este emis imediat?

  • ANAF: Ar trebui emisă o factură de avans, care trebuie transmisă prin e-Factura.

15. Dublarea facturilor corectate

Ce se întâmplă dacă clientul primește două facturi corectate și reclamă dublarea acestora?

  • ANAF: Corecția trebuie făcută prin stornare și emiterea unei noi facturi. Facturile dublate nu vor fi corecte.

16. Formatul facturii fizice agreat

Există un format specific pentru facturile fizice?

  • ANAF: Nu există o prevedere expresă, dar factura trebuie descărcată și primită prin SPV pentru a fi valabilă.