GAM este o companie ce activează în industria arhivării și a încheiat anul 2024 cu o cifră de afaceri de 4 milioane de euro. Este vorba de unul dintre primii jucători ai acestui sector de pe piața românească, fiind activi din anul 2000.
În prezent, Global Archive Management are o capacitate de depozitare de 1.300.000 de cutii, fiind vorba de 420 de kilometri de arhivă. Aceștia dețin cinci depozite și au în plan realizarea unei extinderi în mai multe orașe din România.
Documentele fizice, o necesitate în România
Potrivit invitatului, în prezent, în România nu există varianta de a înlocui complet documentele în format fizic. Deși avem o structură legală, Legea arhivării electronice fiind în vigoare de 18 ani, sistemul în care funcționează instituțiile publice nu permite în totalitate documente digitale.
„În momentul de față, în special în România, dar este vorba și de alte, nu există o soluție prin care să se poată înlocui complet documentele în format fizic. Există o Lege a arhivării electronice de mulți ani. Legea respectivă are foarte multe plusuri, dar nu a venit să înlocuiască complet arhivarea fizică. În acest moment, ambele sunt necesare sau ambele sunt o opțiune.
Arhivarea fizică este utilă pentru că păstrează documentele așa cum au fost ele gândite. Sunt anumite documente, cum ar fi diplome de studiu, acte de proprietate în original, hotărâri AGA sau altele, care nu pot exista decât în format fizic în formă olografă, așa cum au fost ele semnate sau realizate”, a explicat Ștefan Ecxarcu.
Potrivit specialistului, arhivarea electronică, deși este posibilă, vine la pachet cu multe reguli și reglementări. Din acest motiv, un mod mai simplu este de a apela la arhivele fizice.
„Arhivarea electronică vine și prevede un regim de păstrare special pentru documentele care sunt generate din start în format electronic, cu semnătură electronică cu tot. Atunci, el poate face parte din arhivă electronică. Mai sunt niște condiții de îndeplinit.
Chiar dacă ajunge să fie scanat, documentul nu este arhiva electronică este un document digitalizat. Arhiva este tot originalul, cel în format fizic. Scanarea unui document nu permite proprietarului documentului să-l distrugă doar pentru că îl are digitalizat”, a explicat expertul.
Legislația din România
În România, legea prevede obligativitatea deținerii documentelor fizice. Un document scanat nu poate fi folosit ca probă în instanță.
„Motivul principal este legislația, evident, dar ține de cum se probează lucrurile în instanță. Dacă am un contract semnat olograf și ajung în instanță și îl cere judecătorul, doar acel în scris este originalul. O copie scanată este doar un început de dovadă scrisă. De asemenea, un document semnat electronic de ambele părți va fi acceptat ca fiind original”, a precizat invitatul.
Situația din România există și în alte țări. Totuși, există anumite state care pot fi numite exemple de urmat din punct de vedere al digitalizării.
„În alte țări, cum ar fi Lituania, care a digitalizat foarte mult toate procesele, multe din documente există doar în format electronic. Ei sunt chiar foarte inovatori și au fost pionieri în partea de digitalizare. În Austria a fost la un moment dat o lege dată prin care, dacă scanați documentele într-un anumit mod, aveau dreptul să distrugă unele documente.
La noi s-a încercat cumva ceva cu legea arhivei electronice pentru a se duce în direcția respectivă. Dar există un cumul de legi și instituții care lucrează una cu cealaltă și până nu digitalizezi absolut totul ca documentele să fie generate exclusiv în format electronic de peste tot și să fie și accesibile tuturor este greu să impui ca arhiva să fie exclusiv electronică”, a explicat Ștefan Ecxarcu.
Documente financiare și arhive
Potrivit expertului, cele mai multe companii arhivează fizic documentele financiar-contabile.
„Avem multe arhive strict financiar-contabile. A fost o lege prin care s-a redus termenul de păstrare pentru ștatele de plată de la 50 la 5 ani. Dar este valabil doar pentru documentele care se creează de acum înainte. Chiar dacă vine o lege și spune că de acum documentele se țin în format electronic, cele vechi se păstrează așa cum sunt. În funcție de termenul de păstrare, unele o să mai stea în depozite încă 50-70 de ani.
Există și documente permanente, cum ar fi actul constitutiv al unei companii. Sunt anumite documente care trebuie să rămână permanent pentru că nu se știe când va fi nevoie de ele. De exemplu, planurile unor clădiri trebuie să fie păstrate pe toată durata de existență a clădirii. Cât timp clădirea este în picioare, trebuie să existe toate documentele”, a explicat invitatul.
Obligație pentru antreprenori
Aceeași situație este valabilă și în cazul firmelor. Deși o companie se închide, există obligația de păstrare a documentelor pentru o perioadă mult mai lungă.
„Termenul de păstrare pentru documente este dat de diferite legi. În momentul în care un document expira, tot conform legii, se cere avizul arhivelor naționale pentru a distruge acel document. Dacă este o companie mică care nu are o importanță istorică sau comercială, economică pentru dezvoltarea țării, arhivele naționale vor putea aproba distrugerea rapid.
Dar, din momentul în care sunt încadrate ca documente permanente, până când o comisie special constituită împreună cu avizul arhivelor naționale nu decide, ele nu pot fi distruse”, a precizat Ștefan Ecxarcu.
Potrivit datelor, multe instituții publice au în arhiva proprie mii de documente pe care nu le-au externalizat.
„Cu siguranță, toate companiile au arhivă fizică, dar fiecare trebuie să aibă măcar un document electronic .Încă sunt companii sau instituții publice cu zeci, sute de kilometri de arhivă pe care nu i-au externalizat.
Sunt, de exemplu, instanțe sunt tribunale, curți de apel, care au foarte multă arhivă, unele au externalizat, altele au arhiva la ei. Aș spune că 85 % din arhivele noastre sunt ale mediului privat și 25 % ale statului”, a precizat expertul.
Avantaje și dezavantaje
Companiile pot alege să-și depoziteze arhiva în regim propriu sau să externalizeze acest proces, apelând la companii precum Global Archive Management.
„Ambele sunt opțiuni valide și ar trebui analizate în funcție de fiecare companie și de nevoile ei. Avantajele de a le depozita în propriul spațiu sunt că deții deja locul, nu ai costuri pentru el, îi dai o utilitate. Dacă însă poți să îl valorifici mai mult, asta se transformă în dezavantaj.
Un alt avantaj poate să fie că arhiva este mult mai ușor accesibilă, pentru că o ai lângă tine. Dar, acest lucru funcționează pentru firmele mici. Când ai mii de bibliorafturi deja nu mai contează că este aproape.
Unul din motivele pentru care se externalizează este responsabilitatea păstrării arhivei într-un spațiu care să împlinească toate obligațiile legale Diferența ar fi că noi, pentru a putea presta serviciul acesta, trebuie să obținem o autorizație de la arhivele naționale și ei vin și verifică. Fiecare cu compania lui poate să nu treacă prin acest proces de autorizare, dar o fac pe propria răspundere.
Dacă se întâmplă ceva cu ele, compania este direct răspunzătoare pentru că a decis să le păstreze într-un spațiu neautorizat. Au avut clienții noștri controale. Numai că atunci când au control, ne solicită lista de documente și noi ne ducem în arhivă, le scoatem și le trimitem”, a precizat Ștefan Ecxarcu.
