Arhivele Nationale au majorat cuantumul amenzilor aplicate firmelor care nu-si depoziteaza documentele
Daca ne simtim neputinciosi in privinta muntelui de hartii pe care trebuie sa-l procesam zi de zi prin natura activitatilor pe car le desfasuram, cand vine vorba de depozitarea lor, multi dintre noi ramanem fara grai.
Dulapuri intesate de dosare, camarute, pivnite si alte locuri mai mult sau mai putin potrivite gazduiesc documente din anii trecuti, pe toata perioada de arhivare prevazuta de lege.
Pentru cei care nu stiu, activitatea de arhivare este reglementata prin lege si anume Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996. Conform acesteia, Fondul Arhivistic National al Romaniei cuprinde: acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemari, afise, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii, matrice sigilare, precum si inregistrari foto, video, audio si informatice, cu valoare istorica, realizate in tara sau de catre creatori romani in strainatate.
In categoria creatorilor de documente intra si societatile comerciale. Iata cateva dintre obligatiile acestora, din punctul de vedere al arhivarii documentelor:
l Sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii;
l Sa grupeze documentele in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva; nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se aproba de catre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de catre directiile judetene ale Arhivelor Nationale;
l Sa depuna documentele la depozitul arhivei in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire;
l Sa tina evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit pe baza unui registru, conform normelor legale;
l Sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege;
l Sa doteze depozitele de arhiva, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor;
l Sa scoata documentele din evidenta arhivei numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in functie de creatorii la nivel central sau local, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat;
l Sa depuna la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora;
l Sa depuna spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, la termenele prevazute de lege (in cazul documentelor scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor); prin exceptie, documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente;
l Sa depuna, in cazul desfiintarii, in conditiile legii, fara ca activitatea acestora sa fie continuata de altcineva, documentele, atat cele cu valoare istorica, cat si cele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz. Aceasta obligatie reprezinta o modificare de ultima ora a Legii nr. 16/1996, aprobata prin OUG nr. 36/2006. Pana acum, documentele cu valoare practica privind stagiul de cotizare erau depuse la casele de pensii;
l Sa infiinteze compartimente de arhiva sau sa desemneze persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de valoarea si cantitatea acestora;
l Sa elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice si a persoanelor juridice, certificate, copii si extrase de pe documentele pe care le creeaza, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a implinit termenul de depunere la Arhivele Nationale, daca acestea se refera la drepturi care il privesc pe solicitant;
l Sa constituie comisia de selectionare, care se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica (hotararile acestei comisii se consemneaza intr-un proces-verbal); in cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate;
l Sa inainteze spre aprobare comisiilor de selectionare din cadrul Arhivelor Nationale procesul-verbal de selectionare, inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si inventarele documentelor ce se pastreaza permanent.
Arhivarea se poate face
si la terti
Nerespectarea tuturor acestor obligatii enumerate mai sus reprezinta contraventii si sunt sanctionate cu amenda. Conform ultimelor modificari, amenda contraventionala este cuprinsa intre 1.000 si 25.000 lei.
Mai mult, sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea in stare de neintrebuintare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei constituie infractiune si se pedepseste conform prevederilor Codului penal.
In legatura cu Legea nr. 16/1996, merita retinut faptul ca creatorii sau detinatorii de documente din Fondul Arhivistic National le pot depune la Arhivele Nationale sub forma de custodie sau donatie, scutite de taxe si impozite.
Tot referitor la pastrarea documentelor, Codul de procedura fiscala contine si el o serie de prevederi noi, introduse prin Legea nr. 158/2006 privind aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 165/2005 pentru modificarea Ordonantei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala. Astfel, evidentele contabile si fiscale vor fi pastrate, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi incredintate spre pastrare unei societati autorizate, potrivit legii, sa presteze servicii de arhivare. Prin exceptie, evidentele contabile si fiscale ale exercitiului financiar in curs se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabililor, la sediile secundare ale acestora sau, in perioada 1-25 a lunii urmatoare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor in vederea intocmirii declaratiilor fiscale.
Aceste prevederi vin sa clarifice situatiile in care contribuabilii justificau lipsa documentelor de la sediul social prin vesnica explicatie “sunt la contabil”. De asemenea, se pune in mod oficial in discutie posibilitatea arhivarii la terti (la firme furnizoare de servicii de arhivare), precum si posibilitatea arhivarii electronice.
De altfel, Ordinul nr. 1.850/2004 cuprinde si el o serie de prevederi legate de arhivare. Astfel, arhivarea la terti este posibila in conditiile in care unitatea care a incredintat documentele spre arhivare instiinteaza organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.
In ceea ce priveste arhivarea electronica, Ordinul nr. 1.850/2004 precizeaza ca registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), vor fi semnate electronic de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.
Revenind la perspectiva rafturilor gemand sub greutatea documentelor, nu putem decat sa spunem ca discutiile (si solutiile) asupra acestei probleme abia incep la modul serios. Initiativa Arhivelor Nationale de a majora cuantumul amenzilor si de a stabili forma legitimatiilor de control pentru persoanele autorizate in acest scop este un mesaj care trebuie analizat cu atentie.
1.000-25.000 lei
este valoarea amenzii contraventionale in cazul nerespectarii prevederii Legii arhivarii. Sustragerea sau distrugerea acestora se pedepseste cu inchisoarea
