Firmele apelează la arhiviștii privați fie din nevoia de a avea „ordine în ogradă“, fie pentru a se pune la adăpost de legea care le pasează întreaga responsabilitate în caz de distrugere a documentelor contabile.
Potrivit reglementărilor, companiile pot avea arhive interne numai într-un spațiu avizat de Arhivele Naționale (AN), de care răspunde un angajat care a urmat cursuri de specialitate. Însă cine să verifice respectarea legii, dacă Guvernul reduce anul acesta numărul de inspectori al AN la jumătate? AN nu are niciun control legal asupra firmelor care prestează servicii de arhivare, iar piaţa este una foarte competitivă.
Legea permite și stocarea electronică a documentelor, însă numai în paralel cu cea de pe hârtie, ceea ce scade serios cererea pentru acest serviciu. În România există doar șapte deținători de tehnologie de arhivare electronică pentru care simplificarea legislației, adică acceptarea arhivării exclusiv pe suport electronic, ar fi o gură de aer proaspăt nesperată.
Supraviețuitorii crizei
Piața s-a decantat în urma crizei, rămânând doar câțiva jucători importanți, vânători de clienți mari precum instituțiile de stat, care generează kilometri întregi de arhivă anual. Lucrul cu statul are însă și dezavantaje „Rata de recuperare a banilor este foarte redusă, cu termene de plată de până la 120 de zile, ceea ce ne cam decapitalizează, dar măcar așa putem asigura de lucru“, spune Cristian Nemțeanu, patronul firmei autohtone A&B Activ.
Cifra de afaceri a companiei a revenit la nivelul de dinainte de criză, la aproximativ 4,2 milioane de lei. Liderul de piaţă, compania Iron Mountain, are un portofoliu de 400 de clienți și a avut anul trecut o cifră de afaceri de 28,5 milioane de lei, cu un profit net de 3,3 milioane de lei. Compania, cu acţionariat american, estimează anul acesta o crestere a cifrei de afaceri cu 17,5%. „În criză, fiecare companie a încercat să își optimizeze bugetele și a externalizat unele servicii către companii specializate“, spune Cristian Bilan, country manager pentru România și Serbia la Iron Mountain.
Companiile românești precum A&B Activ, Ştefadina Comserv sau DAS au încercat să atragă clienții mai săraci cu tarife mai mici decât ale companiilor străine. Ştefadina Comserv  a alocat majoritatea resurselor financiare pentru pregătirea profesională de specialitate a angajaților, al căror număr s-a dublat de anul trecut, ajungând la 100. Reprezentanții DAS au simțit că în anul 2011 s-a înregistrat un trend crescător.
„Companiile preferă să se concentreze mai mult pe activitatea proprie decât să aloce resurse arhivării interne“, spune Adrian Mangu, director operațional la DAS. „Nu vom reveni la valorile pieței din perioada inițială anul acesta“, este de părere Elena Geboiu, directorul de vânzări al companiei israeliene Archivit, al doilea mare jucător din piaţă. Asta reiese și din cifre: în perioada sa cea mai bună, piața arhivării electronice și a depozitării era evaluată la 25 de milioane de euro, iar companiile estimează că piața a scăzut în medie cu 30% acum, dar că are un potențial de creștere până la 70 de milioane de euro. O cifră care ar putea fi atinsă doar dacă toţi clienţii ar respecta legea şi ar păstra arhivele în condiţiile legale.
Scăpăm de hârtie de-abia în 2020
Dacă arhivarea pe hârtie nu prosperă, cea electronică stă pe loc de-a dreptul. Arhivarea electronică este privită ca un moft în România, pentru că este de trei ori mai scumpă decât cea clasică, iar legea nu o impune.
Cererea pe piață este în primul rând legată de faptul că aduce valoare businessului: „Piața nu a atins încă un nivel de maturitate, atât companiile private, cât și instituțiile publice sunt în continuare sufocate de hârtii“, spune Cătălin Păunescu, managing director la Star Storage, lider pe arhivare electronică în România.
Acesta crede că piața de arhivare electronică din România va deveni cel puțin egală cu cea de arhivare fizică în momentul în care oamenii de afaceri români vor învăţa să privească mai întâi spre beneficii, și mai apoi spre costuri.
„Apariția semnăturii electronice ar putea grăbi lucrurile, dar nu mai devreme de cinci ani“, adaugă Păunescu. Directorul Stefadina este și mai pesimist: „Dacă astăzi legea arhivelor ar impune arhivarea electronică în paralel cu cea clasică, ar fi posibilă renunțarea la arhivele de hârtie abia începând cu 2020“.
Costul arhivării clasice este de 15 lei/an per cutie (3,5 euro), în condițiile în care o cutie cuprinde aproximativ 1.500 de foi. La arhivarea electronică se plătește pentru digitalizarea unei pagini un preț de 60 de bani (0,14 euro). Dacă un client are de scanat o cutie cu 1.500 de foi, va plăti 892 de lei per cutie (210 euro). Pentru găzduirea pe server, prețurile anuale variază în funcție de spațiu, de la 80 de GB (58 de lei) la 1 TB, care costă în jur de 820 de lei.
 
Costă mai mult să școlești un arhivar, să îi plătești salariul și să îți dotezi depozitul propriu decât să externalizezi serviciile unei firme specializate, care te scapă și de bătăile de cap, Cristian Nemțeanu, A&B Activ.