Externalizarea arhivei de documente aduce oricând beneficii importante firmelor și companiilor, însă intr-o perioadă pandemică, beneficiile externalizării devin mai importante ca de obicei. În primul rând, externalizând arhiva de documente către o firmă de arhivare autorizată, se eliberează spațiul dedicat depozitării interne. De cele mai multe ori, acest lucru atrage după sine economii financiare importante.
Pandemia de Coronavirus a determinat managerii multor companii să renunțe la spații închiriate, pentru a se adapta noilor condiții de muncă la distanță și pentru a reduce, în unele situații, costurile. Spațiile de depozitare a arhivei de care dispun în general firmele au costuri asociate mari și, în plus, nici nu sunt adecvate păstrării în condiții optime a documentelor. În aceste condiții, externalizarea serviciului de depozitare a arhivei catre un furnizor specializat de servicii devine o soluție salutară. Căteva condiții totuși se impun:
- Centrul de depozitare ar trebui să fie special proiectat și construit în scopul depozitării arhivelor, așa cum este depozitul de arhive ArchivIT, singurul de acest fel din România. Acest depozit de arhive este prevăzut cu sisteme avansate de prevenire a deteriorării documentelor, cum ar fi dezumidificatoare, sisteme de control al temperaturii, sisteme de prevenire a incendiilor etc., oferind garanția păstrării în condiții optime de siguranță a arhivelor.
- Depozitul de arhivă ar trebui să ofere condiții optime de securitate care să protejeze documentele arhivate împotriva furtului sau distrugerii accidentale ori rău intenționate. Depozitul de arhive amintit reprezintă un standard de calitate și în acest sens, datorită sistemelor CCTV care asigură monitorizare interioară și exterioară non-stop. Paza este asigurată și ea 24 de ore, 7 zile din 7.
- Compania căreia îi încredințăm păstrarea arhivelor ar trebui să ne poată pune la dispoziție oricând documentele pe care le solicităm, iar accesul la documente ar trebui să fie rapid și comod. Colaborând cu această firmă de arhivare, nu este necesar să vă deplasați la depozit pentru a căuta sau a ridica un document din arhivă. Este suficient să adresați o cerere telefonic sau prin intermediul Aplicației online și specialiștii firmei vor căuta documentul în arhivă, îl vor scana și îl vor trimite pe email într-un timp foarte scurt. În contextul pandemic actual, este un beneficiu foarte puternic.
Expertiza optimizează costurile!
O firmă de arhivare autorizată de Arhivele Naționale are specialiști care cunosc legislația din domeniul arhivării și au studii de specialitate în arhivistică. Acest nivel de expertiză le permite să proceseze arhiva în interesul clientului. De exemplu, atunci când termenele legale de păstrare a documentelor expiră, profesioniștii acestei firme de arhivare propun și apoi execută distrugerea legală a documentelor respective, eliberând astfel spațiu de depozitare și optimizând costurile serviciului oferit.
Concluzionând, atunci când optați pentru externalizarea serviciilor de arhivare și depozitare arhivă către un furnizor de servicii de încredere, obțineți următoarele beneficii:
- Spațiul firmei dumneavoastră este optimizat pentru scopul inițial;
- Angajații companiei lucrează pentru profitul firmei, nu pentru o activitate consumatoare de timp, necesară, din perspectivă legală, dar care nu generează profit;
- Se înlătură riscurile pierderii sau deteriorării de documente importante;
- Arhiva expirată este distrusă la timp pentru a evita generarea costurilor inutile.