Sunteţi încrezători că beneficiile aşteptate în urma implementării unui proiect sunt corect identificate şi realizabile? Aveţi certitudinea că sistemul implementat va fi finalizat la timp, respectând bugetul şi specificaţiile? Dar ce impact poate avea asupra companiei eşecul unui proiect?
Ştefan Vaduva,
Manager Departamentul de ConsultanŢĂ, PricewaterhouseCoopers
Mediul de afaceri actual se află într-un continuu proces de schimbare. Pieţele încetează să mai fie delimitate de bariere geografice sau legale, permiţând companiilor să se extindă la nivel global, să colaboreze la nivel organizaţional cu alte entităţi în moduri de neimaginat cu câţiva ani în urmă. Apar noi canale de distribuţie, care permit accesarea de noi pieţe aflate în afara competenţelor tradiţionale ale organizaţiei. Clienţi din ce în ce mai sofisticaţi cresc presiunea asupra portofoliului actual de produse şi servicii, forţând organizaţiile să caute mereu noutatea, inovaţia, avantajul competitiv. În acest mediu nou, capacitatea companiilor de a răspunde rapid şi eficient provocărilor a devenit un factor determinant în departajarea dintre câştigători şi învinşi în cursa pentru profitabilitate şi creştere sustenabilă. Pentru a atinge acest nivel de flexibilitate, numeroase organizaţii se implică în iniţiative complexe.
Sunt lansate proiecte de la care se aşteaptă să livreze beneficii la nivel strategic şi tactic pentru numeroşi clienţi interni. Dar, în acelaşi timp, se doreşte conservarea integrităţii mediului de control existent, precum şi respectarea cerinţelor legale. O caracteristică generală pentru astfel de proiecte este criza de timp: termenele sunt foarte strânse, adeseori nerealiste. Presiunea de a livra la termen face ca, de multe ori, să se sară peste etape şi să se ignore riscuri.
Livrarea cu succes a unei astfel de iniţiative strategice poate avea un impact semnificativ asupra eficienţei, reputaţiei şi valorii de piaţă a unei organizaţii. Eşecul unui astfel de proiect poate avea însă un impact şi mai puternic.
Vedem deseori statistici despre proiecte: indiferent cine face analiza respectivă şi de domeniul din care sunt alese, întotdeauna un procent semnificativ din proiectele analizate arată fie depăşirea bugetului estimat, fie ratarea termenelor de livrare, fie pur şi simplu eşecul în a livra funcţionalităţile dorite.
Cum definim însă succesul unui proiect? Cine decide dacă echipa de proiect şi-a atins scopul? Care sunt criteriile pe baza cărora se face analiza? În cele din urmă, succesul sau eşecul unui proiect va fi decis de modul în care este primit de către beneficiarii lui, direcţi sau indirecţi.
RECOMANDARE
Fiecare proiect este unic în felul lui. Dar, pentru a ne da o şansă ca proiectul să fie încununat de succes, ar trebui să ne asigurăm că se face o evaluare corectă a aşteptărilor principalilor beneficiari şi a riscurilor ce pot duce la eşecul proiectului. Trebuie să recunoaştem, de asemenea, că riscurile evoluează pe măsură ce proiectul avansează în ciclul lui de viaţă. Riscurile trebuie revizuite constant pentru a furniza managementului o imagine clară a celor mai relevante aspecte în evoluţia proiectului.
Paşi pentru reuşita unui proiect
Pentru a livra un proiect de succes, trebuie să ne asigurăm că au fost identificaţi toţi potenţialii beneficiari ai proiectului. Trebuie să fie luate în considerare aşteptările şi obiectivele fiecărui astfel de grup. În mod structural, în urma unei astfel de analize, reies trei tipuri de obiective: de business, de management al proiectului şi de control.
1. Obiectivele de business
Sunt, de fapt, efectele vizibile ale proiectului, sunt transformările pe care organizaţia doreşte să le vadă puse în practică. Aceste obiective de business aşteptate trebuie clar identificate, responsabilitatea pentru atingerea lor trebuind să fie atribuită fără echivoc şi progresele făcute către îndeplinirea acestor obiective monitorizate cu atenţie.
2. Obiectivele de proiect
Ţin de modul în care este organizat şi executat proiectul în sine. Orice proiect este un compromis continuu între timpul disponibil, bani şi resurse umane. Pentru a ţine toate aceste aspecte sub control, trebuie respectată cu consecvenţă o disciplină de management de proiect adecvată, pentru a garanta că soluţia este livrată în termenul declarat, respectând bugetul şi toate specificaţiile iniţiale.
Una dintre cele mai frecvente greşeli este aceea că echipa de proiect se concentrează pe caracteristicile pur tehnice ale proiectului şi ignoră aspectele umane ale implementării.
Nu de puţine ori, proiecte au eşuat fiindcă organizaţia nu a fost pregătită în mod corect pentru a lucra cu noul sistem.
3. Obiectivele de control
Ţin de acele aspecte care urmăresc implementarea schimbării dorite, fără a compromite integritatea sistemului de control intern existent.
Designul şi implementarea controalelor ar trebui să poată satisface cerinţele operaţionale, statutare şi cele de raportare financiară, într-un mod robust şi eficient.
Ratarea oricărui obiectiv dintre cele amintite anterior pune succesul întregului proiect sub semnul întrebării. Şi sunt o mulţime de momente în care lucrurile pot lua o întorsătură nedorită.
Organizaţiile implicate în implementări de proiecte se află în faţa unei liste considerabile de riscuri ce ar putea împiedica realizarea obiectivelor.
Riscuri
Riscuri de business: lipsa unei definiri clare a responsabilităţilor în cadrul proiectului, matrici neadecvate, asumpţiuni invalide folosite în definirea proiectului.
Riscuri de proiect: resurse insuficiente, schimbări în aria de acoperire a proiectului, comunicare inadecvată.
Riscuri de control: utilizarea de tehnologii nefamiliare, obiective prost înţelese, lipsa unei viziuni de ansamblu a procesului implementat, informaţii de calitate îndoielnică, interfeţe incompatibile.
