Pentru a conduce oameni ai nevoie de știință și de sisteme de management. Cu cât ai mai mulți angajați cu atât ai nevoie de coordonatori. A coordona este în primul rând despre decizie. Iar deciziile trebuie să fie unitare și în concordantă cu viziunea și strategia companiei, cu politicile și cu tacticile. Descentralizarea și automatizarea sistemului decizional va elibera managerul de birocrație.
Vă invit să urmăriți un dialog imaginar ce însoțește etapele de dezvoltare a unei companii.
- Dacă o companie este alcătuită dintr-o singura persoana, ce tip de management este indicat companiei?
Task management.
Argument: Am trecut acum 20 de ani printr-o astfel de experiență. Am lucrat singur o jumătate de an și am funcționat exact ca o companie. Doar că eram singurul actor din piesa cu mai multe roluri. Mi-am canalizat energia printr-o gestionare excelentă a timpului, prin prioritizarea task-urilor (utilizând metoda celor 4 cadrane – Einsehower), aplicând regula 20-80 (Pareto) pentru a realiza în primul rând acțiunile cu impact financiar pozitiv major.
- Dacă o companie este alcătuită din 2 angajați, care tip de management se aplica cel mai bine în companie?
Management organic.
Argument: Am trecut acum 18 printr-o astfel de experiență. Și a funcționat eficient. În doi este dificil să stabilești cine ar fi liderul și de cele mai multe ori ar fi ineficient. În doi se face cel mai ușor echipă. Tot ce ai de făcut e să fii onest, să comunici eficient și să iei prin dialog cele mai bune decizii pentru companie. Cu mențiunea că utilizarea task managementului prezentat la punctul 1 este obligatorie.
- Dacă o companie este alcătuită din 3 sau mai mulți angajați, ce tip de management se aplica cel mai bine pentru companie?
Managementul piramidal.
Argument: Acest tip de management este testat de mai bine de 100 de ani. Are metodologii consacrate, roluri bine definite și mecanisme testate. Cu mențiunea că cele doua tipuri de management (task management și managementul organic) sunt în mod implicit aplicate în activitatea zilnică.
- Cum procedezi când industria în care lucrezi nu este clasică, atunci când serviciile tale se bazează foarte mult pe inovare, atunci când concurența ta căștiga mai bine decât tine prin flexibilitate și adaptabilitate, atunci când ai aplicat toate principiile managementului clasic și înțelegi că există loc de creștere?
Te adaptezi și inovezi.
a) compania este sursa din care iți selectezi intre 0% și 100% din membrii echipei proiectului. Daca vrei să ai echipe performante asigura-te că ai o companie bine structurată, bine organizată și bine antrenată. Gândește permanent în ore-om. Dacă ai 100 de angajați, deții o forță de 16.000 ore pe luna.
b) managementul prin proiecte și-a dovedit viabilitatea și fiabilitatea când NASA a dus primul om pe Lună. Daca vrei să derulezi contractele în mod eficient, învață să lucrezi cu instrumentele specifice ale managementului de proiect. Gândește permanent în sensul atingerii obiectivelor. Fii concentrat pe rezultat.
c) WBS – Work Breakdown Structure este un model de structurare a activităților. Are avantajul că te obligă să vezi ansamblul fără să te pierzi în amănunte dar fără să renunți la amănunte.
d) baza de date a luat locul arhivei. Pentru o flexibilitate maximă folosește unelte de stocare a informației în CLOUD.
e) standardizarea procesului este esențială pentru utilizarea justă a efortului. Peste 50 de ani de experiență îți vin în sprijin. Standardizează permanent și folosește procesele repetitive pentru creșterea performantei.
f) utilizarea principiilor și metodelor cercetării și dezvoltării îți va clarifica cum să integrezi prin inovare rezultatele altora în creația ta. Dezvoltă propriul departament de R&D.
g) strategia și tactica sunt elemente comune ale atingerii unui obiectiv. Prin metoda comparației învață să integrezi asta în activitatea ta.
h) NLP (programarea neurolingvistică) este un instrument ce iți va amplifica rezultatele. Învață regulile de baza și exprimarea ta va deveni mult mai precisă.
i) AGILE iți propune SPRINTURI pentru etapele inovative.
j) principiile self din tehnologia informației sunt modele de urmat în managementul companiei. Folosește întotdeauna ultimele achiziții ale științei în folosul companiei.
Și acum pentru că răspunsul 4 a deschis poarta către inovare, o să expun câteva posibile, căi alternative/ auxiliare de aplicat în managementului mecanicist:
I) utilizarea științei Project managementului pentru derularea contractelor. În Project management un obiectiv se realizează de o echipă dedicată proiectului prin planificare dinamică, prin utilizarea drumului critic ca fir călăuzitor și prin optimizarea consumului de resurse.
II) Deschiderea unei campanii de alegere a liderilor, prezentarea de către ei a unor programe inovative de leadership și derularea periodic a altor activități specifice campaniilor electorale în societățile democratice. Asta va conduce la crearea unui cadru care să permită apariția de echipe în mod democratic.
III) folosirea relației de tip furnizor – client în locul relației clasice de subordonare. Fiecare echipă reprezentată de lider este un furnizor de servicii ce materializează livrabile. Alegerea echipelor (interne sau externe) care vor fi implicate în derularea contractelor se vă face de către manager prin utilizarea mecanismelor cererii și a ofertei (relația furnizor client).
IV) folosirea softurilor de planificare pentru utilizarea eficientă a resurselor tuturor echipelor în scopul obținerii de beneficii maxime cu resursele existente. Folosirea Inteligenței Artificiale în automatizarea proceselor.
V) atragerea de resurse externe oricând nu ai capacitatea de producție, expertiza și calitatea impusa de anumite contracte. În relațiile cu subcontractanții folosește aceleași principii organice, relația furnizor client.
VI) utilizarea standardizării ca modalitate de creștere a calității și a performanței. Uniformizarea metodologiilor și utilizarea modelelor de bună practică și a bazei de date de tip HERITAGE.
VII) preocupare activă pentru folosirea cercetării și inovării în soluționarea proiectelor.
IX) folosirea principiilor ca bază a platformei decizionale. Utilizarea deciziilor anterioare pentru automatizarea procesului decizional.
X) valorificarea la maxim a informației. Crearea unui cadru în care circulațiile să circule eficient, fără a încărca compania cu bruiaje cauzate de interferențele și supraîncărcările cu informații.
Notă: Piramida
Piramida este un obiectiv monumental. La fel și managementul de tip piramidal. Provocarea este să îmbini forță (durabilitatea) unei piramide cu flexibilitatea unei foi de papirus. Dacă reușești să gândești în afara cutiei, având sub buna observație cutia, vei putea să folosești cu inteligenta avantajele din ambele tipuri de management – cel mecanicist și cel organic. Forță unui general manager constă în a convinge liderii să își convingă echipele să adere la valorile companiei si să utilizeze sistemele adecvate de management.
Notă: Self Management
Self Management este un concept de management care are la bază principiul SELF-AUTO, tradus în construirea şi modelarea unor procese şi fluxuri care să permită descentralizarea conducerii și automatizarea parțială sau completă a modului de funcționare al companiei. Fii agil, gândește strategic, planifică cu toată știință Project managementului și folosește toate prerogativele managerului!