Foarte multe companii primesc mii de plangeri zi de zi, unele doar fanteziste, altele foarte grave. De cele mai multe ori însă ele sunt incluse pe o listă de aşteptare iar clienţii nemulţumiţi aşteaptă luni întregi să primească un răspuns. Acest lucru se poate întâmpla mai repede daca ştiţi să faceţi o plângere cât mai credibilă şi eficientă.
Asigură-te că plângerea este validă! Atunci când ataci o companie furnizoare de anumite servicii trebuie să fii sigur că plângerea este una validă şi nu poate fi uşor demontată. Aşa că, citeşte atent contractul închieat cu respectiva firmă şi fii sigur că într-adevar poţi depune o reclamaţie.
Gândeşte-te ce vrei să obţii! Înainte de a pune mâna pe telefon pentru a face o plângere trebuie să ştii exact ce urmăreşti: o compensare bănească, o înlocuire a produsului sau doar simple scuze. Dacă acest lucru este stabilit atunci ştii şi ce ton poţi adopta în convorbirea cu reprezenţanţii companiei.
Scrisorile se adresează unei anumite persoane! Dacă intenţionezi să faci o plângere pe email, trebuie să ştii că scrisoarea trebuie adresată direct unei persoane, nu unui întreg departament. Aşa ai toate şansele ca cererea ta să nu fie trimisă direct în coşul de gunoi. Atenţie însă! Destinatarul scrisorii nu trebuie să fie o persoană din conducere, precum directorul executiv. Acesta nu are timp de plângerile clienţilor.
Prezintă toate detaliile! Indiferent de felul în care se face plângerea trebui să spui toate detaliile despre tine: numele întreg, adresa, numărul de telefon. În felul acesta devii mai credibil. În cazul scrisorilor acest lucru este vital. Cel care o citeşte trebuie să găsească repede datele tale.
Fă-ţi temele! Înainte de a face o plângere trebuie să ştii care sunt drepturile tale. Aşa că încearcă să aflii toate detaliile legislative care te-ar putea ajuta.
Păstrează toate chitanţele relevante! Dacă pentru a face o plângere este nevoie să trimiţi chitanţe, extrase de cont sau formulare de comandă, ai grijă să rămâi cu originalul. De asemenea, dacă plângerea este legată de anumite daune, trebuie să deţii fotografii relevante.
Ortografia impecabilă şi scris neînflorit! Dacă ai greşeli de scriere, nicio companie nu va lua în serios plângerea. De asemenea, dacă scrisoarea este plină de detalii nesemnificative, nimeni nu îi va acorda importanţă.
Spune-i numele! Dacă plângerea este întreptată direct către un vânzător nepoliticos, sau către un funcţionar care te-a trata necorespunzător, ai grijă să îi ştii numele. Doar aşa poţi avea câştig de cauză.
Stabileşte un termen limită! Atunci când faci plângerea solicită ca cererea ta să fie îndeplinită până la o anumită dată. Dacă nu faci acest lucru, compania va încerca să se sustragă de la datoria sa. 14 zile este perioada ideală.
