…pentru conferinta si bufet este de 25-30 de euro de persoana. Din pacate, situatia este diferita in provincie. In majoritatea oraselor din provincie exista un singur mare hotel care are capacitatea de cazare necesara organizarii unei conferinte. Insa, de obicei, nu dispune de mijloace tehnice indispensabile, cum ar fi un retroproiector, o instalatie de traducere simultana, ecrane mari, laptop etc. Daca exista o dotare tehnica ridicata, nu exista si suficiente camere. Daca indeplineste amandoua conditiile, in mod clar in orasul respectiv sau intr-unul apropiat nu se gaseste o firma de catering, care sa asigure servicii la standardele cerute de un congres cu participare internationala. Iar in cazul in care are deja aceste trei atuuri, cu siguranta ca participantii se vor plictisi ingrozitor in timpul liber. „Cea mai importanta problema in orasele mici este lipsa concurentei. Exista un hotel mare unde vin de obicei turistii straini, dar in care dotarea tehnica este la pamant. Hotelierii merg pe principiul „oricum nu aveti unde sa va duceti si tot la noi veti veni”, de aceea atitudinea lor nu este intotdeauna profesionista”, spune Lucian Boronea, directorul agentiei Accent Travel&Events.
Privilegiate sunt cateva hoteluri renumite prin calitatea serviciilor oferite si potrivite pentru seminare, traininguri, scoli rezidentiale, cum ar fi: New Montana (Sinaia), Orizont (Predeal), Best Western (Balvanyos), Sportul si Ciucas (Poiana Brasov).
In ceea ce priveste Capitala, situatia este mult mai buna. Cele mai frecventate sunt hotelurile Marriott, Hilton, Sofitel (World Trade Center) si Crowne Plaza, care dispun in total de 40 de sali. In sezoanele de varf – primavara, toamna si inceputul lunii decembrie – cu greu se poate gasi o sala convenabila, desi in ultimul timp au aparut numeroase sali, ca urmare a cererilor in crestere. In aceste perioade, incasarile din inchirierea de sali le depasesc pe cele obtinute din cazarea turistilor, gradul de ocupare a salilor fiind de 80-90%. „Piata se va dezvolta serios in urmatorii ani, iar din afara avem numai semnale pozitive. Problema Capitalei este ca nu are suficiente locatii de mari dimensiuni, potrivite pentru conferintele internationale”, afirma Mihai Acatrinei, directorul hotelului Majestic, unde tocmai s-au inaugurat cinci sali noi de conferinte.

In functie de natura evenimentului – conferinta de presa, prezentare de produs, cocktail, petrecere pentru angajatii firmei, seminar, masa rotunda, petrecere de Craciun – se opteaza pentru un hotel sau altul. Unul din cele mai importante criterii in alegerea unui hotel este elementul de noutate. Asa se explica faptul ca dupa deschiderea hotelului Marriott, multe companii din Bucuresti au optat pentru aceasta locatie. Nu in ultimul rand, locatia este aleasa in functie de tarife, de reducerile practicate si de existenta unui acord al firmei mama cu un anumit lant hotelier. „Disconturile se acorda in functie de durata evenimentului (o zi intreaga sau o jumatate de zi), de serviciile cerute (numai sala, sala si aparatura, ambele plus cocktail sau toate plus cazare etc.), de numarul de evenimente pe o perioada fixa, de amploarea evenimentului, de fidelitatea clientului”, precizeaza Otilia Demian, director de vanzari la Ibis. Mai mult, in sezonul de vara – lunile iulie-august – hotelurile lanseaza oferte speciale, incercand sa atraga clientii. „De exemplu, noi am avut vara trecuta un pret de 29 de dolari de persoana pentru conferinta (cu doua pauze de cafea si dejun), oferta care s-a bucurat de mare succes”, spune Meda Vasiliu, director de vanzari la Marriott Grand Hotel. Organizarea de evenimente – ceea ce include sali, catering si aparatura – contribuie cu aproximativ 40% la cifra de afaceri a hotelului, cifra care anul trecut s-a ridicat la 20 de milioane de dolari. Profitabilitatea salilor si cererea in crestere au determinat hotelurile sa investeasca bani seriosi in astfel de dotari. „Crowne Plaza a investit 1,5 milioane de dolari intr-o sala de mari dimensiuni (400 mp), inaugurata in decembrie anul trecut, si crearea unei zone de wireless internet connection”, explica Alina Costea, de la departamentul de vanzari al Crowne Plaza. In viitorul apropiat, hotelul se va concentra pe organizarea de conferinte si seminarii, astfel incat veniturile din aceste activitati sa reprezinte, in 2003, intre 35 si 38% dintr-o cifra de afaceri estimata la opt milioane de dolari.

Sali pentru orice eveniment si orice Buget

Hotel/sala            Suprafata (mp)    Pret    Capacitate (pers)

Grand Hotel Marriott*****     (12 sali)

Grand Ballroom        614            1.800 euro     800
Constanta Ballroom        352            1.300 euro     420
Sala mica (10 sali)        65-72            340 euro     90-100

Crowne Plaza Hotel***** (9 sali)

Crown Ballroom        355            1.200 euro     500
Ballroom A            109            650 euro     130
Valahia            160            750 euro     200
Transilvania            94            550 euro     100     

Majestic****(5 sali)

Caragiale            203            1.000 USD    200     
Matei Millo            34            250 USD    25     
Odobescu            35            200 USD    30
Rosetti                34            200 USD    25
    
Ibis*** (6 sali)

Enescu                138            600 euro     100
Berlioz                54            250 euro     60
Mozart                28            150 euro     16

Best Western Parc*** (4 sali)

Terra                295            1.200 euro t300
Atlastttt59ttt300 euro t50
Meridiane ttt52ttt300 eurot50 r
r
NOTA – tarifele Hotelurilor Majestic si Ibis includ flipchart, proiector, ecran. Tarifele sunt date pentru inchirierea salii pe o zi intreaga. Capacitatea salii este calculata pentru receptii – in cazul salilor mari – si pentru aranjament stil teatru sau masa rotunda, in cazul salillor cu suprafata redusa.