Tot mai multe companii fac eforturi considerabile pentru a-și îmbunătăți activitatea internă și pentru a crește eficiența angajaților. Iar în această cursă, principalul aliat este tehnologia certificatelor digitale cu chei criptografice păstrate în cloud. Datorită introducerii semnăturii electronice, documentele în format digital au început să înlocuiască treptat documentele în format fizic, cu semnături olografe și ștampile ale diverselor departamente sau instituții. Însă abia simplificarea procedurii de semnare, cu ajutorul certificatelor în cloud, a deschis cu adevărat calea spre digitalizarea completă a proceselor.
Camelia Ivan, CEO Tran Sped, ne-a explicat care este noutatea semnaturii electronice și cum certificatele în cloud pot schimba radical procesele interne din companii.
”În acest moment, sunt două moduri de păstrare a cheilor criptografice pentru semnăturile digitale. O variantă este token-ul, acel dispozitiv similar unui memory stick, care trebuie conectat la laptop pentru a putea semna. O altă variantă, mai recentă și net superioară, este păstrarea cheilor criptografice în cloud, ceea ce înseamnă că poți semna de pe orice terminal, fără alte dispozitive, fără softuri suplimentare sau aplicații specializate. Pur și simplu, deschizi documentul, semnezi, validezi și salvezi.
Pentru utilizatorii individuali, dar mai ales pentru companii, diferența este uriașă. În primul rând, costurile sunt mai mici pentru că nu mai trebuie achitată și contravaloarea token-ului. Însă diferența cea mai importantă este ușurința utilizării.
Tocmai pentru că este foarte facil să semnezi, acest tip de semnătură face posibilă crearea de fluxuri de lucru complet digitalizate. De exemplu, noi la Trans Sped am dezvoltat aplicatia EasyStream care exact asta face: digitalizează complet fluxurile de lucru.
Concret, documentele sunt transmise printr-un canal securizat către toți utilizatorii. Aceștia primesc o notificare pe email că au un document la semnat. Se autentifică pe link-ul primit și pot semna electronic documentul direct din aplicația EasyStream. Dupa ce s-a încheiat procesul și au semnat toți utilizatorii, fiecare dintre ei primește automat o copie a variantei finale, iar originalul merge automat în solutia de long term preservation sau arhiva digitală electronica a clientului.
Asta înseamnă că fiecare angajat cu putere de decizie are propria semnătură și poate să valideze documente fără să aibă grijă sau scuza pierderii token-ului. Documentele apoi pleacă spre alt departament și tot așa. Un alt avantaj este că poți vedea în orice moment cât timp a stat un document la semnat într-un anumit departament, poți vedea gradul de încărcare pe fiecare om, poți să gestionezi și să organizezi activitatea mult mai ușor cu datele și cu instrumentele pe care ți le oferă tehnologia.”
Tehnologia semnăturilor în cloud este cu atât mai utilă companiilor cu cât ea se poate adapta oricărei industrii și oricărui tip de companie. De la bănci, până la industria energetică, de la firme mici și medii până la instituții publice sau multinaționale, toate au început să-și creeze fluxuri de lucru digitale personalizate, atât in interior cât și în relația cu partenerii, clienți sau furnizori.
Cum își asigură companiile confidențialitatea și integritatea documentelor digitale
Gestionarea documentelor electronice se poate dovedi la fel de complicată ca și a celor fizice dacă nu se iau măsurile de rigoare. Pentru ca documentele în format fizic să nu se rătăcească și să nu se deterioreze, companiile apelează la servicii profesionale de conservare sau arhivare. Pentru documentele digitale semnate electronic, opțiunile sunt mai simple, mai sigure și mai ieftine. În primul rând, soluția de criptare, fie că vorbim despre documente, mail-uri sau fișiere confidențiale, trebuie să includă atât certificatele de criptare, cât și capabilitatea de a le salva și de a restaura cheile de decriptare a datelor.
”Dacă un utilizator pierde token-ul cu cheia de decriptare a datelor, atunci el nu va mai putea citi niciun document. Pentru ca acest lucru să nu se întâmple, este nevoie de o soluție de salvare și restaurare a cheilor de decriptare. Însă această soluție trebuie să fie deținută de companie, pentru a fi sigură că documentele sale nu ajung în mâinile concurenței.
De-asta organizațiile mari preferă să-și implementeze propriile soluții de PKI (Public Key Infrastructure) cu ajutorul cărora să emită certificate de criptare a documentelor, mail-urilor, fisierelor confidentiale și care să asigure salvarea și restaurarea cheilor de decriptare a datelor. Motivul este simplu, daca vreau sa protejez date confidentiale pentru organizatie, nu dau cheile pe mana altcuiva, fie el si furnizor de serviciii de certificate.
Noi avem experiență în acest domeniu și am ajutat multe companii, din țară și din afară, să implementeze aceste soluții digitale” a declarat Camelia Ivan, CEO Trans Sped.
Potrivit acesteia, trecerea la fluxurile de lucru complet digitalizate reprezintă marea bătălie pe care o dau astăzi companiile în termeni de optimizare a activității. Eficiența poate crește semnificativ, timpul de soluționare a cererilor și de adoptare sau implementare a deciziilor fiind și el redus substanțial.
Inclusiv administrația publică ar avea de câștigat de pe urma introducerii unor fluxuri digitale complete. Asta ar crește eficiența și ar indica cu maximă precizie care sunt acele instituții și acele departamente suprapopulate și ineficiente din administrație.