Posibilitatea muncii de la distanță este reglementată din punct de vedere legislativ în România, dar până în anul 2020 puține companii au adoptat această formă de lucru pentru un număr extins de angajați simultan, temându-se de riscurile ce țin de încetinirea sau blocarea procesele de business. Însă, în contextul răspândirii virusului COVID-19, nevoia firmelor de a aplica un sistem de muncă de acasă a devenit acută. Cu tehnologia potrivită și prin implementarea unor soluții care facilitează luarea deciziilor de business importante la distanță, companiile pot funcționa normal, chiar în situații de criză ca cea cu care ne confruntăm în prezent.
Spre exemplu, compania de tehnologie certSIGN a implementat deja de 2 săptămâni, ca măsură de protecție a angajaților, un sistem de lucru la distanță bazat pe propriile soluții de optimizare a proceselor de lucru și de securitate cibernetică: certificate digitale pentru semnătură electronică, certificate digitale pentru autentificare prin VPN și certificate calificate SSL pentru securizarea site-urilor, asigurând astfel buna continuitate a activității, luarea deciziilor importante fără sincope, menținerea proceselor, a volumului de vânzări și a randamentului la parametri normali.
certSIGN avea deja implementat conceptul de muncă la distanță, în condițiile prevăzute de lege, pe care l-a adaptat într–un plan de asigurare a continuității afacerii prin care toți angajații efectuează prin rotație, munca de la domiciliu în mod continuu timp de 2 săptămâni. Concret, compania s-a asigurat că toți angajații au acces securizat la resurse prin implementarea de certificate simple pentru autentificare prin VPN (Virtual Private Network) şi certificatele calificate SSL pentru securizarea site-urilor, care fac posibilă accesarea resurselor, prin conexiuni criptate şi securizate, protejate împotriva hackerilor.
A doua provocare a lucrului exclusiv de acasă pentru care certSIGN a avut soluțiile in-house a fost de a asigura continuitatea procesului decizional intern și finalizarea proceselor de business la distanță. Astfel, prin utilizarea certificatelor calificate pentru semnătură electronică, reprezentanții legali ai companiei semnează electronic cu valoare legală toate documentele de business (oferte, contracte, anexe, facturi etc). Ulterior semnării aceste documente sunt transmise pe email uşor şi sigur, prin utilizarea unui certificat de semnare și criptare a e-mailurilor către ceilalți semnatari. Aceeași strategie este utilizată și pentru documentele interne care necesită avizare, formularele de resurse umane etc.
Într-o situație de criză, certSIGN a folosit tehnologia și inovația pentru redefini spațiul de lucru pe care l-a transformat într-o infrastructură flexibilă ce le permite angajaților să lucreze în siguranță și de la distanță, iar companiei îi permite să își continue activitatea ca și cum angajații ar fi la birou.