in ansamblu, situatia poate fi caracterizata de legile lui Murphy. in majoritatea oraselor din provincie exista un singur mare hotel care are capacitatea de cazare necesara organizarii unei conferinte. insa de obicei nu dispune de mijloace tehnice indispensabile, cum ar fi un retroproiector, o instalatie de traducere simultana, ecrane mari, laptop etc. Daca are o dotare tehnica ridicata, nu are suficiente camere. Daca ideplineste amindoua conditiile, i mod clar i orasul respectiv sau itr-unul ap
in ansamblu, situatia poate fi caracterizata de legile lui Murphy. in majoritatea oraselor din provincie exista un singur mare hotel care are capacitatea de cazare necesara organizarii unei conferinte. insa de obicei nu dispune de mijloace tehnice indispensabile, cum ar fi un retroproiector, o instalatie de traducere simultana, ecrane mari, laptop etc. Daca are o dotare tehnica ridicata, nu are suficiente camere. Daca ideplineste amindoua conditiile, i mod clar i orasul respectiv sau itr-unul apropiat nu se gaseste o firma de catering care sa asigure servicii la standardele cerute de un congres cu participare internationala. Iar i cazul i care are deja aceste trei atuuri, cu siguranta ca participantii se vor plictisi igrozitor i timpul liber.
Cea mai importanta problema i orasele mici este lipsa concurentei. Exista un hotel important unde vin de obicei turistii straini, dar i care dotarea tehnica este la pamint. „Ei merg pe principiul „Oricum nu aveti unde sa va duceti si tot la noi veti veni”, asa ca isi permit sa ne trateze asa. in plus, apar tot felul de situatii neprevazute, pentru care nu au nici o solutie. De exemplu, noi am organizat acum doi ani, i iarna, o conferinta la un hotel din provincie. La mijlocul evenimentului, a cazut curentul i jumatate de oras. Hotelul nu avea generator, nu se gindisera niciodata la aceasta posibilitate, asa ca a trebuit sa mergem la o unitate militara sa luam unul”, povesteste Alexandra Spiride, vicepresedinte la firma de relatii publice BDR Associates. Privilegiate sunt citeva hoteluri renumite prin calitatea serviciilor oferite si potrivite pentru seminare, training-uri, scoli rezidentiale, cum ar fi: Holiday Inn (Sinaia), Orizont (Predeal), Best Western (Balvanyos), Sportul si Ciucas (Poiana Brasov). Chiar daca procentajul pe care il reprezinta aceasta activitate din icasarile totale este mic, de exemplu 3% i cazul hotelului Holiday Inn, cistigurile vin din serviciile aditionale: cazare, masa, ichiriere de echipamente.
in Bucuresti, concurenta este mare
in ceea ce priveste Capitala, situatia este diferita. Cele mai frecventate sunt hotelurile Marriott, Hilton, World Trade Center si Crowne Plaza, care dispun i total de 40 de sali. in sezoanele de virf, primavara, toamna si iceputul lunii decembrie, cu greu se poate gasi o sala convenabila. in aceste perioade, icasarile din ichirierea de sali le depasesc pe cele obtinute din cazarea turistilor, gradul de ocupare al salilor fiind de 80-90%. „De exemplu, anul trecut de Craciun unul dintre clientii nostri a dorit o petrecere pentru angajati care sa se termine cu artificii. La Hilton era destul de greu sa-i scoatem afara, isa la World Trade Center a fost foarte usor. Pe de alta parte, un alt client a dorit ca dupa lansarea unui produs invitatii sa treaca i decorul Bucurestiului de altadata, fapt care a fost posibil numai la Hilton”, povesteste Florentina Bradatan, manager evenimente speciale la BDR Associates. Unul dintre cele mai importante criterii i alegerea unui hotel este elementul de noutate. Asa se explica faptul ca dupa deschiderea hotelului Marriott, multe companii din Bucuresti au optat pentru aceasta locatie.
De asemenea, conteaza si firma care asigura catering-ul. Un client care a participat de trei ori i doua luni la diferite evenimente la acelasi hotel si a avut acelasi meniu va strimba din nas la a patra invitatie. Nu i ultimul rind, locatia este aleasa i functie de tarife, de reducerile practicate si de existenta, i unele cazuri, a unui acord al firmei-mama cu un anumit lant hotelier. „Disconturile se acorda i functie de durata evenimentului (o zi itreaga sau o jumatate de zi), de serviciile cerute (numai sala, sala si aparatura, ambele plus cockteil etc.), de numarul de evenimente pe o perioada fixa, de amploarea evenimentului sau de fidelitatea clientului, precizeaza dna Adela Pascu, director Business Services la World Trade Center.