Expertiza în domeniu, recomandările din piață, certificările internaționale și asigurările de malpraxis sunt doar câteva dintre criteriile luate în considerare de companiile din România în momentul alegerii unui furnizor de servicii de contabilitate sau salarizare
Soluțiile software utilizate în furnizarea serviciilor și raportul calitate – preț sunt alte două criterii de care țin cont în prezent companiile, însă de cele mai multe ori acestea nu sunt suficiente pentru a lua decizia optimă. În articolul de astăzi propun să privim lucrurile dintr-o altă perspectivă, și anume tratarea procesului de alegere a furnizorului ca pe un proces de recrutare a unui nou angajat, pentru că, practic, acest lucru se va și întâmplă, furnizorii acționând ca un departament intern.
Prima fază ar trebui să fie o licitație sau o cerere de ofertă, echivalentul publicării unui anunț de angajare. Apoi, ar trebui stabilită o listă scurtă a furnizorilor și programate întâlniri cu aceștia, exact ca în cazul interviurilor. „Chimia” este foarte importantă pentru o relație pe termen lung și la fel de important este ca în întâlnirea stabilită să fie prezente și persoanele direct implicate în derularea contractului, atât de la client, cât și de la furnizor.
Următorul pas ar fi verificarea recomandărilor informale și testarea furnizorului, prin intermediul demonstrațiilor, întrebărilor practice sau al dezvoltării unui proiect de optimizare, urmat de calibrarea ofertei furnizorului ales cu bugetul pe care compania îl are pentru respectivul proiect și abia apoi agrearea contractului. În ceea ce privește durata procesului de selecție, aceasta poate dura între două săptămâni și trei luni, în funcție de dimensiunea companiilor și complexitatea proiectului.
Indicatori de performanță
În condițiile în care companiile nu reușesc să obțină referințe informale despre un furnizor și există temeri în ceea ce privește alegerea acestuia, este recomandată implementarea unor indicatori de performanță clari pentru client: timp de răspuns pentru spețele frecvente, planuri de desfășurare lunară cu termene clare de ambele părți sau un nivel de calitate garantat, cum ar fi zero erori pentru calculul salarial. De asemenea, clientul trebuie să aibă acces la software-ul de salarizare sau de contabilitate 24 de ore din 24, 7 zile din 7, pentru a putea exporta sau vizualiza rapoarte sau informații, astfel încât să se simtă confortabil, deoarece mulți clienți sunt speriați de gândul de a pierde controlul asupra datelor, iar oferirea accesului la aplicații îi va ajuta să se relaxeze.
Nu în ultimul rând, furnizorul trebuie să optimizeze procesele interne ale clientului, de la colectarea de date și aprobarea documentelor până la modul de vizualizare a datelor, în așa fel încât companiile să perceapă serviciile de externalizare ca fiind servicii cu valoare adăugată clară și demonstrabilă.
Bogdan Badea, Managing Director Accace