Timpul necesar pentru realizarea procesului de închidere financiar-contabilă este, poate, unul dintre cei mai importanţi indicatori ai eficienţei funcţiei financiare a unei companii. Pentru majoritatea personalului din departamentul financiar-contabil, această perioadă este extrem de aglomerată: se înregistrează foarte multe tranzacţii, se fac reconcilieri, se corectează erori, se calculează şi se înregistrează estimări ale unor cheltuieli sau venituri ale exerciţiului
Timpul necesar pentru realizarea procesului de închidere financiar-contabilă este, poate, unul dintre cei mai importanţi indicatori ai eficienţei funcţiei financiare a unei companii.
Pentru majoritatea personalului din departamentul financiar-contabil, această perioadă este extrem de aglomerată: se înregistrează foarte multe tranzacţii, se fac reconcilieri, se corectează erori, se calculează şi se înregistrează estimări ale unor cheltuieli sau venituri ale exerciţiului financiar-contabil. Odată cu dezvoltarea companiei, procesele devin mai complexe, creşte volumul de muncă şi, chiar dacă se angajează personal suplimentar, procesul de închidere devine din ce în ce mai greoi.
Dar câte din activităţile pe care le facem în perioada de închidere trebuie într-adevăr făcute atunci? Punându-şi această întrebare, multe companii au realizat că rutina este principalul motiv pentru care anumite activităţi, derulate în perioada foarte aglomerată a închiderii de lună, sunt percepute ca făcând parte din procesul de închidere.
Alături de menţinerea corectitudinii informaţiilor în rapoartele întocmite, minimizarea duratei procesului de închidere este un obiectiv din ce în ce mai des întâlnit pe agenda directorilor financiari. Pentru a-i sprijini, PricewaterhouseCoopers a elaborat metodologia SmartClose. Aceasta oferă o nouă abordare structurată asupra procesului de închidere, care să sporească abilitatea unei companii de a răspunde eficient şi rapid cerinţelor de raportare.
Dificultăţile procesului
De asemenea, exista o serie de indicii care pot semnala că există un potenţial mare de îmbunătăţire a procesului de închidere şi care conduc la nevoia de a analiza, în ansamblu, modul în care este organizat acesta. Astfel, este nevoie de îmbunătăţiri dacă procesul de închidere şi raportare durează mai mult de cinci zile lucrătoare de la sfârşitul lunii; auditorii externi sau interni recomandă îmbunătăţirea procesului de închidere şi raportare şi a controalelor interne asociate; există un număr foarte mare de tranzacţii sau corecţii înregistrate în timpul perioadei de închidere; reconcilierile durează foarte mult; principalii indicatori financiari variază semnificativ între rapoartele preliminare şi cele finale.
În medie, procedurile SmartClose au ca rezultat reducerea timpului de finalizare a pachetului de raportare cu aproximativ 40% şi reducerea erorilor cu aproximativ 20%. Procentajul depinde de situaţia curentă şi oportunităţile specifice fiecărei companii.
Mai sunt însă şi alte beneficii, mai greu de cuantificat, dar poate mult mai importante. Printre acestea: creşterea încrederii utilizatorilor informaţiilor financiare; creşterea calităţii şi competitivităţii raportărilor financiare; creşterea transparenţei rezultatelor companiei; îmbunătăţirea procesului decizional, care devine mai rapid şi este bazat pe informaţii corecte, obţinute în timp util. În plus, alte avantaje sunt alinierea şi îmbunătăţirea procesului de închidere şi raportare, care devine mai uşor de controlat; creşterea gradului de satisfacţie al angajaţilor din departamentul financiar-contabil; eliminarea unui efort foarte mare în perioada de închidere; oportunitatea realocării resurselor existente către activităţi cu valoarea adăugată mai mare, cum ar fi analiza financiară, bugetară şi planificarea.
Faza de rafinare a soluţiei
Soluţia oferă companiilor posibilitatea de a-şi atinge obiectivele stabilite, în principal, prin remodelarea proceselor, fără a fi necesare schimbări costisitoare de genul implementării unor sisteme mai performante sau angajarea de personal suplimentar. Asigură rezultate rapide, prin identificarea unor beneficii tangibile imediate şi prin transpunerea acestora. Ulterior, urmează o fază de rafinare a soluţiei, în care implementarea schimbărilor este planificată atent, pentru a acorda personalului implicat timpul necesar de a accepta schimbarea şi a-şi însuşi noul mod de lucru.
În proiectele de acest gen, consultanţii noştri lucrează în echipă cu angajaţii companiei-client. Astfel, noua perspectivă de abordare a procesului de închidere şi raportare este însuşită de membrii companiei la toate nivelurile, iar angajaţii sunt încurajaţi să menţină această abordare şi după încheierea proiectului. Prin asumarea responsabilităţii asupra proceselor, angajaţii sunt motivaţi să analizeze periodic performanţa acestora şi să propună încontinuu sugestii de îmbunătăţire a modului de lucru.
Pentru a menţine beneficiile pe termen lung prin schimbarea modului de abordare şi implicarea personalului angajat, managementul poate apela la evaluarea personalului implicat în procesul de închidere şi raportare, cu referinţă la un set de indicatori de performanţă care concură la atingerea obiectivelor de calitate şi eficienţă a raportării financiare.
Timp castigat
40% Este procentajul cu care soluţia reduce, în medie, timpul de finalizare a pachetului de raportare.
Probleme
Au nevoie de îmbunătăţirea procedurilor de închidere financiar contabile:
• Companiile care resimt o presiune din ce în ce mai mare în a furniza informaţii într-o manieră cât mai rapidă şi mai eficientă. Presiunea poate veni fie din exteriorul companiilor, din partea organelor de reglementare care solicită informaţii financiare, fie din interiorul companiilor, de exemplu din nevoia managementului şi/sau a acţionarilor de a analiza rezultatele financiare ale lunii precedente sau pentru a întocmi rapoarte consolidate de grup.
• Companiile a căror echipă managerială percepe rapoartele primite mai degrabă ca pe o analiză târzie a efectelor deciziilor luate decât ca pe un semnal, dat în timp util, asupra necesităţii unor acţiuni care să corecteze cauzele unor performanţe sub aşteptări sau care să încurajeze performanţele dorite.
• Companiile pentru care presiunea reducerii costurilor se reflectă în cerinţa de a realiza un număr mai mare de activităţi cu acelaşi număr de angajaţi sau chiar cu un număr mai redus.