Ce categorii de comercianţi au obligaţia de a completa şi transmite registrul de evidenţă a salariaţilor în format electronic şi ce trebuie să cuprindă registrul în această situaţie?
Daniel Leonid Cristescu – Bucuresti
Au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic angajatorii, persone fizice sau juridice, astfel cum sunt definite la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare – respectiv „… prin angajator se înţelege persoana fizică sau juridică ce poate, potrivit legii, să angajeze forţă de muncă pe bază de contract individual de muncă“
Entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor – sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru, alte sedii secundare ale angajatorilor – au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:
a) au primit delegare de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
b) au primit delegare de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.
Conform legislaţiei în vigoare, nu au obligaţia înfiinţării registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic angajatorii menţionaţi la art. 2 alin. (4) din HG nr. 161/ 2006 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările ulterioare (misiunile diplomatice, oficiile consulare străine cu sediul în România, reprezentanţele din România ale persoanelor juridice străine pentru perioadele în care contractele individuale de muncă încheiate cu cetăţenii români se înregistrează la inspectoratul teritorial de muncă.)
Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic trebuie să cuprindă contractele individuale de muncă în vigoare la 31 decembrie 2006, indiferent dacă acestea sunt suspendate sau nu la această dată. Contractele care au încetat cu data de 31 decembrie 2006 nu se înregistrează în registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.
Registrul se completează în ordinea încheierii, modificării sau încetării contractelor individuale de muncă. Totodată, registrul se înfiinţează şi se completează de către angajatori cu ajutorul aplicaţiei informatice distribuite gratuit de Inspecţia Muncii sau cu ajutorul aplicaţiilor informatice proprii ale angajatorilor.
Completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic prin utilizarea aplicaţiei puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii se face în conformitate cu instrucţiunile de utilizare obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.
În cazul în care, pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaţiei informatice puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii.
Structura şi formatul de fişier aferente registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de muncă, în cazul angajatorilor care utilizează aplicaţii informatice proprii, se pun la dispoziţie de Inspecţia Muncii. Specificaţiile tehnice ale fişierului pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă. n
Ce legislaţie reglementează depunerea declaraţiilor fiscale prin mijloace electronice şi care este procedura pe care trebuie să o parcurgem?
Cristina Radu – Bucuresti
Legislaţia aplicabilă în acest sens este formată din: Ordinul nr. 2.210/ 2006 din 21.12.2006 privind depunerea declaraţiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanţă, publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 74 din 31/01/ 2007 şi Ordinul nr. 521/2007 din 03.04. 2007 pentru modificarea şi completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 2.210/2006 privind depunerea declaraţiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanţă, publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 252 din 16.04.2007
Potrivit noilor modificări aduse Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 2210/2006, următoarele declaraţii fiscale pot fi depuse prin mijloace electronice de transmitere la distanţă:
– Declaraţia privind obligaţiile de plată la bugetul general consolidat, cod 14.13.01.01/a;
– Declaraţia rectificativă, cod 14.13.01.00/r;
– Declaraţia privind impozitul pe profit, cod 14.13.01.04;
– Decontul de taxă pe valoarea adăugată, cod 14.13.01.02;
– Decontul special de taxă pe valoarea adăugată, cod 14.13.01.02/s;
– Decontul privind accizele, cod 14.13.01.03.“
Metoda de depunere a declaraţiilor prin mijloace electronice de transmitere la distanţă poate fi folosită ca metodă alternativă.
Pentru depunerea prin mijloace electronice de transmitere la distanţă a declaraţiilor fiscale, se utilizează serviciul „Depunere declaraţii“ existent pe site-ul Ministerului Finanţelor (www. mfinante.ro), portalul ANAF (https:// anaf.mfinante.ro/wps/portal).
Completarea şi transmiterea declaraţiilor prevăzute mai sus se efectuează în conformitate cu instrucţiunile de utilizare a serviciului „Depunere declaraţii“, utilizându-se formularele de declaraţii fiscale existente pe site-ul Ministerului Finanţelor Publice, portalul ANAF.
Pentru declararea unei obligaţii bugetare, pentru aceeaşi perioadă de raportare, nu se pot utiliza simultan mai multe metode de depunere. Dacă s-au utilizat pentru aceeaşi obligaţie bugetară şi aceeaşi perioadă de raportare mai multe căi de transmitere a declaraţiei fiscale, va fi înregistrată prima declaraţie depusă, conform legii. Orice corecţie ulterioară a unei sume declarate se face prin depunerea unei declaraţii fiscale rectificative.
Pentru utilizarea metodei de depunere a declaraţiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanţă, trebuie solicitat certificatului digital. Acesta se eliberează gratuit de către Ministerul Finanţelor Publice, pe numele persoanelor împuternicite pentru semnarea declaraţiilor fiscale. Certificatul digital este utilizat numai în relaţia cu organul fiscal. Solicitarea certificatului digital se face prin înregistrarea persoanei împuternicite pentru semnarea declaraţiilor ca utilizator al serviciului „Depunere declaraţii“ şi depunerea formularului 140 „Cerere pentru obţinerea certificatului digital“, aflat pe site-ul Ministerului Finanţelor Publice, portalul ANAF.
Cererea pentru obţinerea certificatului digital se completează, se transmite electronic şi se listează prin funcţionalităţile puse la dispoziţie de serviciul „Depunere declaraţii“.
Exemplarul listat, semnat şi ştampilat de către contribuabil, conform legii, se depune de către persoana împuternicită pentru semnarea declaraţiilor fiscale, într-un interval de 30 de zile lucrătoare de la transmiterea electronică a cererii la Direcţia Generală a Finanţelor Publice a Municipiului Bucureşti, în a cărei rază teritorială contribuabilul îşi are domiciliul fiscal.
Cererea în format hârtie va fi însoţită de următoarele documente:
– actul de autorizare a funcţionării contribuabilului, în original şi copie;
– documentul de identitate al solicitantului, în original şi copie;
– documentul eliberat de contribuabil, din care rezultă dreptul solicitantului de a semna declaraţiile fiscale pentru contribuabil.
Pe baza documentelor depuse, organul fiscal verifică realitatea datelor înscrise în cerere, iar copiile documentelor prezentate şi documentul privind dreptul solicitantului de a semna declaraţiile fiscale se anexează la cerere. Informaţiile necesare pentru ridicarea certificatului digital se transmit persoanei solicitante, prin poşta electronică, la adresa menţionată în cererea pentru obţinerea certificatului digital.
Certificatul digital este valabil o perioadă de trei ani. Reînnoirea certificatului digital se solicită de către titularul acestuia, prin completarea şi depunerea formularului 140 „Cerere pentru obţinerea certificatului digital“.
Revocarea certificatului digital se solicită de titularul acestuia prin completarea şi transmiterea formularului 141 „Cerere pentru revocarea certificatului digital“, aflat pe site-ul Ministerului Finanţelor Publice, portalul ANAF. Cererea pentru revocarea certificatului digital se transmite prin mijloace electronice de transmitere la distanţă, prin funcţionalităţile puse la dispoziţie de serviciul „Depunere declaraţii“.
În situaţia în care certificatul digital nu este folosit o perioadă mai mare de un an, revocarea se face, din oficiu, de către organul fiscal.
Declaraţia depusă prin mijloace electronice se prezumă a fi semnată de către persoana împuternicită pentru semnarea declaraţiilor fiscale, a cărei semnătură a fost ataşată declaraţiei, conform certificatului digital utilizat.
Suntem o asociaţie şi dorim schimbarea sediului social în altă circumscripţie financiară. Ce paşi trebuie să urmăm în acest sens?
Liliana Dumitrescu – Bucuresti
Există o procedură emisă de Ministerul Economiei şi Finanţelor, aplicabilă contribuabililor care nu au, potrivit legii, obligaţia înregistrării în Registrul comerţului şi al căror sediu social coincide cu domiciliul fiscal.
Astfel, contribuabilul care îşi schimbă sediul social trebuie să depună la organul fiscal în a cărui rază teritorială este situat noul sediu social formularul 010 „Declaraţie de înregistrare/Declaraţie de menţiuni pentru persoane juridice, asocieri şi alte entităţi fără personalitate juridică“ şi formularul 050 „Cerere de înregistrare a domiciliului fiscal al contribuabilului“, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 262/2007, însoţite de documentele doveditoare ale datelor înscrise în declaraţie, potrivit Normelor metodologice de aplicare a OG nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, aprobate prin HG nr. 1.050/2004. Copiile de pe documente se certifică pe fiecare pagină de organul fiscal competent.
Cererea de înregistrare va fi transmisă, în maximum trei zile lucrătoare de la înregistrare, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, de către organul fiscal unde va fi noul sediu către organul fiscal în a cărui rază teritorială contribuabilul a avut ultimul domiciliu fiscal, pentru întocmirea formalităţilor de transfer al dosarului fiscal.
Ulterior, dosarul fiscal va fi transmis, în cel mult 15 zile de la primirea cererii, şi va fi însoţit de un exemplar al certificatului de atestare fiscală, precum şi de fişa de evidenţă pe plătitor. Un exemplar al certificatului de atestare se comunică şi contribuabilului de către organul fiscal emitent. La primirea dosarului, organul fiscal în a cărui rază teritorială se află noul domiciliu fiscal emite, în maximum trei zile lucrătoare, Decizia de înregistrare a sediului social şi a domiciliului fiscal.
Un exemplar al Deciziei se comunică contribuabilului, potrivit art. 44 din Ordonanţa Guvernului nr. 92/2003, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Înregistrarea în registrul contribuabililor de la noul organ fiscal, precum şi scoaterea din registrul de la vechiul organ fiscal se operează începând cu data comunicării deciziei. De la această dată, competenţa pentru administrarea contribuabilului revine organului fiscal de la noul domiciliu. La data înregistrării în registrul contribuabililor, noul organ fiscal emite certificatul de înregistrare fiscală, cu noul sediu social şi domiciliu fiscal. După primirea Deciziei de înregistrare a sediului social şi a domiciliului fiscal, contribuabilul trebuie să se prezinte la organul fiscal în a cărui rază teritorială se află noul sediu social, pentru a preda, în vederea anulării, vechiul certificat de înregistrare fiscală şi pentru a-l ridica pe cel nou.
