Instruirea angajatilor are doua functii importante: utilitatea si motivarea. Teoretic, programele de pregatire contribuie la dezvoltarea cunostintelor, deprinderilor si aptitudinilor angajatilor, ceea ce se reflecta in realizarea performanta a sarcinilor de lucru. Pe de alta parte, instruirea confera oamenilor sentimentul de incredere in competentele profesionale, stapanire de sine si cresterea satisfactiei in munca. Practic, aceste rezultate nu pot fi obtinute daca sistemul de pregatire este receptionat de salariati ca o obligatie, daca nu este relevant pentru nevoile lor concrete de lucru sau, si mai grav, daca nu ofera nici o perspectiva in cariera.
Pentru a fi eficienta, instruirea angajatilor trebuie planificata si supravegheata cu grija, intocmai ca o afacere. Fara o abordare sistematica si logica este putin probabila realizarea obiectivelor propuse. De aceea, primul demers care trebuie facut il constituie identificarea nevoilor de instruire la nivelul organizatiei, apoi al postului si dupa aceea al individului.
Analiza situatiei in vederea stabilirii nevoilor de instruire se efectueaza plecand de la cadrul general inspre cazurile particulare. In cadrul acestei abordari sistematice a sistemului de pregatire va trebui:
l sa se analizeze si sa se defineasca fiecare post;
l sa se stabileasca standarde rezonabile (acceptabile) de performanta;
l sa se identifice angajatii/categoriile de angajati care trebuie inclusi in pregatire;
l sa se prevada ce surse pot fi utilizate;
l sa se puna in evidenta constrangerile reale.
Urmatorul pas in analiza vizeaza stabilirea motivelor/cauzelor principale privind nevoia unui program de instruire:
1) dezvoltarea organizatiei (si, implicit, a angajatilor);
2) remedierea problemelor legate de performanta in munca.
Managerul organizatiei va trebui sa stabileasca obiectivele sau scopul general al instruirii: ce anume se asteapta de la angajati sau, si mai precis, castigurile dorite de pe urma cursurilor efectuate:
1. mai mare productivitate si calitate a muncii/serviciilor;
2. mai putine rebuturi si timpi de munca pierduti;
3. mai multa flexibilitate si adaptabilitate la noile metode de lucru;
4. mai putine accidente de munca;
5. diminuarea absenteismului;
6. cresterea profitului etc.
Abordarea sistematica a programului de pregatire va ilustra, in final, nevoile de instruire pentru fiecare angajat. Managementul organizatiei, impreuna cu echipa de specialisti in domeniul resurselor umane, are insa obligatia sa evalueze si sa stabileasca pe termen lung nevoile de pregatire ale personalului. Proiectia programului va tine cont de extinderea/diminuarea fortei de munca in intervalul respectiv, numarul posibil de plecari si utilizarea prezenta si viitoare a personalului, dar si de resursele financiare sau materiale care pot fi utilizate si folosite mai eficient. In proiectarea instruirii vor trebui serios analizate avantajele/oportunitatea si dezavantajele unor alternative de training la locul de munca sau in afara lui, intr-o institutie specializata.
Pregatirea eficienta implica angajarea reala atat din partea managerilor, cat si a angajatilor. Primii trebuie sa fie constienti ca oamenii pe care ii conduc nu invata numai pentru ca asa au decis sefii sau pentru ca au pus la dispozitie un intreg arsenal de informare si formare. Angajatii sunt dispusi sa invete numai daca simt aceasta necesitate sau daca descopera utilitatea demersurilor facute pentru imbunatatirea cunostintelor sau deprinderilor de lucru. Ei vor fi motivati sa urmeze programele de instruire stabilite numai daca vor fi implicati obiectiv in stabilirea obiectivelor, vor fi consultati si vor intelege ceea ce se realizeaza si, nu in ultimul rand, vor accepta rolul pe care il joaca in intreprindere.
In sfarsit, dupa implementarea propriu-zisa a programelor de formare/perfectionare, urmeaza evaluarea si validarea lor. Demersurile trebuie incepute chiar in timpul derularii cursurilor pentru a se putea estima daca instruirea corespunde scopului propus. Rezultatele obtinute pot conduce la adoptarea unor noi masuri pentru imbunatatirea unor etape viitoare de derulare a unor programe sau chiar introducerea altora noi. La sfarsitul programului, evaluarea va fi efectuata sub aspectul:
l performantei cursurilor (realizarea obiectivelor programului de instruire)
l performantei la locul de munca (cresterea randamentului angajatilor)
l performantei organizatiei (realizarea obiectivelor sub raportul cost-eficienta).
Toate aceste aspecte pot fi cunoscute numai in baza unui studiu atent, bazat pe liste de intrebari menite sa evidentieze raspunsuri cat mai concrete si posibil de masurat. Lucru destul de dificil de realizat, dar nu imposibil pentru cei care-si proiecteaza afacerile pe termen lung.