Pentru a putea răspunde unei întrebări simple, dar în acelaşi timp inevitabile: „Cât de bine ne merge?“, companiile trebuie să-şi implementeze metode şi sisteme de măsurare a performanţei corporatiste.
Dinamismul, viteza şi competitivitatea mediului de afaceri curent obligă companiile care doresc să se diferenţieze să îşi îmbunătăţească performanţa şi să genereze rezultate pozitive sustenabile. Cele care aplică cele mai bune practici folosesc managementul performanţei pentru a comunica angajaţilor obiectivele strategice, pentru a identifica în timp util indicii cu privire la potenţiale probleme şi pentru a decide ce măsuri corective sunt necesare.
Susţinerea proceselor de măsurare a performanţei companiei prin implementarea unor aplicaţii informatice specifice, precum şi prin corelarea cu metodele de recompensare a performanţei angajaţilor conduce la crearea unei atmosfere în care performanţa este obiectivul principal al întregii companii.
Teoria generală poate părea simplă, însă imediat ce trecem la aplicarea ei în practică apar o serie de întrebări. Cum aliniem la diferite nivele indicatorii de performanţă urmăriţi în întreaga companie? Cum reducem timpul necesar procesului de bugetare în favoarea implementării variantelor periodice de previziuni? Cum putem automatiza procesele de planificare şi raportare folosind aplicaţii specializate şi modele standard? Cum putem folosi mai eficient resursele existente? Cum putem îmbunătăţi deciziile şi activităţile operaţionale folosind rapoarte şi indicatori măsuraţi în timp util? Cum putem îmbunătăţi integritatea datelor pentru a obţine transparenţa în rapoartele întocmite folosind aceste date? Cum ne folosim de sistemul de recompensare şi beneficii pentru a susţine atingerea obiectivelor companiei? Pentru a găsi răspunsul la aceste întrebări este nevoie de o analiză atentă a proceselor de management al performanţei, cu accent deosebit asupra unor elemente-cheie, prezentate mai jos.
Bugetul reflectă strategia organizaţiei
Corelarea strategiei organizaţiei cu bugetele şi cu indicatorii de performanţă individuali este un element foarte important în obţinerea şi menţinerea rezultatelor dorite, în primul rând pentru că managerii şi angajaţii de la toate nivelele înţeleg cum eforturile lor de zi cu zi contribuie la atingerea obiectivelor întregii companii. Această implicare conduce la o sinergie a eforturilor care se materializează într-o coordonare mai bună şi, în final, în obţinerea rezultatelor dorite. Primul pas înainte de începerea procesului de bugetare îl reprezintă stabilirea obiectivelor strategice. Urmează apoi comunicarea strategiei atât pe canale formale, cât şi informale, în toată organizaţia: pe orizontală – în toate unităţile şi funcţiile, şi pe verticală – către toţi angajaţii. Al treilea pas este utilizarea aplicaţiilor informatice de specialitate pentru dezvoltarea şi integrarea bugetelor.
Previziunile periodice
În mod tradiţional, companiile îşi revizuiesc strategia şi pregătesc bugetul în fiecare an, folosind în principal experienţa rezultatelor din anii anteriori. Însă companiile care aplică cele mai bune practici îşi măsoară rezultatele mult mai des, pentru a analiza evoluţia curentă, şi realizează planuri pe termen scurt, care pot fi adaptate şi corelate cu uşurinţă la situaţia existentă. Instrumentul principal pentru integrarea măsurării performanţei cu strategia şi bugetul companiei îl reprezintă previziunile periodice (în engleză „rolling forecasts“), care se întocmesc de obicei trimestrial. Revizuind performanţele perioadei anterioare, precum şi elementele principale care le-au determinat, previziunile sunt ajustate rapid pentru a ţine cont de aceste elemente.
Măsurarea performanţei, folosind softuri specializate
Managementul are nevoie în mod frecvent de rapoarte privind indicatorii de performanţă realizaţi. Când aceşti indicatori de performanţă nu ating nivelul dorit, sunt solicitate informaţii suplimentare, mult mai detaliate, care să ajute la determinarea cauzelor performanţei scăzute. Soluţia este oferită de aplicaţiile informatice de tip „Business Intelligence“, care includ facilitatea calculării unor indicatori de performanţă în timp real şi prezentarea acestora în tablouri sintetice (în engleză „dashboards“). Aceste aplicaţii oferă atât posibilitatea de a analiza informaţiile primare folosite în calcularea indicatorilor de performanţă, cât şi de a crea tablouri sintetice diferite pentru fiecare utilizator. În acest fel, spre exemplu, managementul executiv poate vizualiza zilnic informaţii cum ar fi cota de piaţă, preţul acţiunilor sau vânzările zilnice, în timp ce managerii de departamente vor primi informaţii cu privire la nivelul stocurilor sau numărul facturilor neîncasate, iar angajaţii vor primi informaţii privind performanţa personală.
Evaluarea personalului
Modificarea procesului de evaluare a personalului astfel încât să includă un sistem de recompensare şi beneficii bazat pe performanţa individuală, dar şi a grupului sau a companiei ca ansamblu, va aduce valoare organizaţiei în primul rând pentru că fiecare angajat va asocia obiectivele companiei cu o oportunitate personală. Această schimbare va ajuta la crearea unei atmosfere de entuziasm şi suport, angajaţii vor fi mult mai motivaţi şi deschişi la schimbare şi, nu în ultimul rând, se vor simţi responsabili pentru performanţele departamentului şi ale organizaţiei şi vor oferi mai multe soluţii şi sugestii.
Concluzie
Pe scurt, procesele care nu sunt foarte clare, formalizate şi comunicate întregii organizaţii pot afecta performanţa financiară a companiei şi pot conduce la acţiuni care nu sunt în linie cu strategia. Acest lucru poate fi evitat prin integrarea planului strategic cu activităţile de planificare, bugetare şi raportare cu ajutorul unor indicatori financiari şi operaţionali stabiliţi pentru toate nivelele organizaţiei. n
CE CÂŞTIGĂ COMPANIA
Beneficiile implementării unui sistem de management al performanţei corporatiste sunt substanţiale:
• reduceri de costuri,
• o alocare mai bună a resurselor,
• motivarea angajaţilor,
• crearea unor bugete flexibile,
• creşterea calităţii deciziilor financiare şi operaţionale cu impact direct asupra profitabilităţii.
