De la chitanțier și facturier de hârtie, la digitalizarea contabilității și gestionarea digitală a afacerii. Se poate în România așa ceva? Da! Deși la îndemâna oricărei firme, mică sau mijlocie, PFA sau PFI, gratuit în multe dintre cazuri, doar puțin peste 30% dintre operatorii economici o fac. Motivul? Neîncrederea.
Pentru mulți dintre antreprenori și contabili, ziua de 25 a fiecărei luni este momentul de stres maximum. Se închid balanțe, se cer actele contabile lipsă, se încarcă în SPV-ul ANAF-ului documente.
Bineînțeles că în perioada în care trăim tot acest proces poate fi simplificat maximum cu ajutorul aplicațiilor. În România, există toate premisele pentru a digitaliza complet activitatea unei firme. Și există și platformele și aplicațiile cu ajutorul cărora toată lumea să-și ușureze viața.
Și dacă-l parafrazăm pe Valeriu Filip, unul dintre fondatorii platformei FGO, platformă prin intemediul căreia peste 75.000 de companii eliberează facturi, dezvoltată în parteneriat cu Saga software, cel mai utilizat soft contabil din România (n.red 90% dintre contabili îl folosesc), dubla operare a documentelor, se estimează a fi scutit între 500.000 și 1 milion de ore de muncă a contabililor și antreprenorilor.
”Merită să spunem că în România contabilitatea poate fi complet digitalizată. Faptul că în realitate această digitalizare depinde de o relație antreprenor-contabil-ANAF/Ministerul de Finanțe, face ca efortul să nu stea în mâinile unui simplu actor. Pentru o perioadă de timp, prin instituțiile sale, statul a fost un actor decisiv în avansul digitalizării.
Cu exemple recente, cum ar fi eFactura, eTransport și Declarația 112 pentru impozitarea veniturilor, formularul de bilanț semestriale, toate schimbate de nenumărate ori, chiar în celebra zi de 25, e dovada că nu avem o strategie”, spune Valeriu Filip.
”Și la fel cum există antreprenori care încă facturează pe hârtie, există și contabili prinși undeva în trecut, care preferă să primească teancul fizic de facturi sau să facă import manual de date deși le-ar avea disponibile electronic”, completează acesta.
Firmă nouă, digitalizată de la început?
Măcar la nivel teoretic, o firmă își poate digitaliza de la început toate procesele operaționale și tot ce ține de contabilitate. Iar pe piață sunt nenumărate soluții pe piață. Inclusiv contabilii oferă astfel de soluții clienților, pentru că le ușurează munca și comunicarea.
Cu un simplu smartphone, bonul de benzină sau factura de la furnizor, poate fi scanată și intră automat în contabilitate, fiind disponibilă atât contabilului cât și antreprenorului.
”Ca să încerc o enumerare scurtă a capabilităților unui utilizator FGO dupa ce și-a creat un cont, ar fi vorba de facturile emise și încasările acestora, facturile recepționate de la furnizori și plățile lor, pontajul angajaților și tarifarea orară/zilnică, importul automat al tuturor tranzacțiilor de la bancă, unde avem peste 12 bănci pe care le-am integrat în standardul PSD2 și tranziția acestora direct până la contabil.
Sunt foarte multe avantaje pentru firmele care au comerț electronic și cărora le facilităm emiterea de sute de mii de facturi venite din comenzile online fie site-uri proprii, fie de pe CEL.ro și eMag.ro, eMag.hu sau eMag.bg. Toate documentele arhivei lunare sunt în FGO digitalizate și noi recomandam utilizatorilor să nu mai tipărească nimic”, explică Valeriu Filip.
Și, totuși, doar 30% dintre companii folosesc soluții digitale
La nivel de România, există peste un milion de firme active, însă doar aproximativ 300.000 de firme folosesc o platformă precum FGO pentru eliberarea de facturi și gestionarea afacerii.
Reticența companiilor nu vine neapărat din costuri, mai ales că soluția FGO este gratuită pentru emiterea de facturi și transmiterea lor automată în contabilitate.
”Suntem și în acest moment singura platformă care oferim această gratuitate fără limită de timp sau număr de facturi. Pariul nostru a fost de a lega și a traduce pentru prima oară datele antreprenorilor de soluțiile de contabilitate și a oferi gratuit aceste mecanisme simple. Și a fost un succes, propulsându-ne rapid în top.
Datele sensibile sunt criptate și toate informațiile aparțin firmelor care utilizează platforma, noi asumându-le ca nu le accesăm și nu le folosim în alte scopuri sau în afara platformei”, spune Valeriu Filip, menționând că e posibil ca reticența să vină din teama antreprenorilor că datele lor nu sunt stocate pe serverul lor și că altcineva ar putea avea acces la ele.
”Însă toate datele din FGO sunt confidențiale iar datele sensibile sunt criptate”, completează Filip.
București, Ilfov, Cluj și Brașov, cele mai digitalizate județe
Analizând datele puse la dispoziție de FGO, în valori absolute, antreprenorii din București sunt cei mai digitalizați la capitolul contabilitate, urmați de cei din judetele Ilfov, Cluj, Brasov. ”După aproape șapte ani, putem spune că utilizarea FGO pe regiuni este direct proporțională cu gradul de dezvoltare economică pe care-l regăsim și în alte statistici oficiale.
Avem o harta interactivă a regiunilor pe care urmărim performanța și dinamica utilizării platformei noastre. Ca o paranteza, această hartă este disponibilă și clienților aceștia putând să-și consulte dinamica vânzărilor proprii pe județe”, argumentează Filip.