Pentru a înțelege cum se digitalizează o farmacie am stat de vorbă cu Simona Pavelescu, CEO al companiei, și Ana Gavrilă, Pharma&Retail Product Director, pentru a afla ce soluții propun. Trebuie specificat că domeniul medical (clinici și farmacii) este cel pe care htss este specializat. Compania românească are în acest moment clienți în 15 țări din Europa.
Simona Pavelescu are o experiență de 20 de ani în domeniul IT și a ajuns la conducerea htss în primăvara anului trecut cu o misiune foarte clară: să restructureze compania și să o scaleze.
”Oportunitate de la htss mi s-a părut deosebit de interesantă din două motive. Pentru că este vorba despre o transformare și o scalare a business-ului, ceea ce se potrivește cu ceea ce am făcut eu în ultimii ani: am construit și am transformat. Al doilea motiv este reprezentat de industrie. Mi se pare extraordinar să faci produse pentru o industrie care ajută omul. Simți că lași ceva în urmă și faci ceva pentru umanitate. Și în România nu mai există astfel de oportunități. Nu mai există firme care să construiască produse similare cu ale noastre”, spune Simona Pavelescu.
Explică și care sunt principalele produse ale htss, companie care dezvoltă soluții software pentru farmaciști, doctori și asistente. Unul dintre ele se numește ”Portal de pacient„. Este o aplicație care poate fi instalată și pe telefon și din care ai acces la istoricul tău medical în clinica la care ai abonament.
De asemenea, acces are și medicul, astfel că acesta îți poate emite mai ușor rețete pentru medicamente în funcție de nevoile tale. În momentul în care legea telemedicinei va fi adoptată, în această aplicație ar putea să ai acces la istoricul medical indiferent de locul unde ți-ai facut analizele în timp.
Softul care face managementul turelor de lucru
De asemenea htss, are două produse care asigură digitalizarea managementului unei farmacii și unei clinici medicale. Un alt produs interesant se referă la managementul turelor de lucru. ”Și pentru farmacii și spitale problema este resursa umana și cum sunt programate turele. Avem o aplicație care face aceste ture ținând cont de legislația locală (să nu pună pe cineva mai mult de 8 ore, spre exemplu) și îți recomandă cum ar trebui programați oamenii în funcții de recomandările pe care tu i le dai ca să fie eficient pentru tine ca și clinică sau farmacie. De asemenea, oferă posibilitate să își schimbe între ei turele sau să facă ore suplimentare”, explică CEO-ul htss.
Un produs care se bucură de succes în rândul clienților este un program de e-learning. Farmaciștii și medici au nevoie de specializare continuă în domeniile lor. Prin acest program, care se numește Mindclass, clinicile sau farmaciile pun la dispoziție informația brută, iar programatorii o transformă într-un produs interactiv. ”Avem peste 100 de branduri care au cumpărat acest produs până în acest moment. Ca și entități juridice, firme (pentru anumite branduri au mai multe firme), avem peste 650 de clienți”, susține Simona Pavelescu.
CEO-ul îmi explică și cum se dezvoltă un produs în interiorul firmei: ”Noi, deși suntem companie de IT, avem un grup de farmaciști și medici cu care lucrăm pentru a înțelege cum funcționeaza sistemul medical și afacerile din acest domeniu. Unii sunt angajații noștri, alții sunt în focus grupuri cu care validăm înțelegerea noastră asupra domeniului în care activează. Este un sistem foarte complex. De aceea când pornești un proiect pentru un astfel de domeniu trebuie să înțelegi foarte bine business-ul. Este și motivul pentru care nu sunt nici foarte multe companii de IT care să activeze în acest domeniu”.
Firma de IT cu angajați medici și farmaciști
Compania are 500 de angajați, iar 10% dintre aceștia sunt analiști de business. Dintre aceștia jumătate sunt medici sau farmaciști. Practic, htss are angajați 25 de medici și farmaciști pentru a putea dezvolta produse software.
”Dorința mea este să pun htss pe harta medicală, în primul rând în România. Evident, ne dorim să promovăm programele noastre și în afara României. Astăzi avem în jur de 35% din piața de farma. Mi-aș dori să creștem cu minim 5% după primul an de mandat această zonă”, spune în încheiere Simona Pavelescu.
Și dacă tot am ajuns la piata farma, trecem la probabil cel mai interesant produs al htss: wisepharm. Iar pentru a înțelege cum funcționează am stat de vorbă cu Ana Gavrilă, Pharma&Retail Product Director. Practic, omul care a coordonat apariția acestui produs.
Prima curiozitate: cum se demarează un astfel de proiect? ”Când demarăm realizarea unui nou soft plecăm întotdeauna de la problema clientului. Ca să identifici nevoia de un soft în piață trebuie să identifici problema. Eu, după 20 de ani activitate în industria farmaceutică, când vreau să identific o problemă mă duc într-o farmacie și le cer un scaun și mă pun într-un colț și studiez ce se întâmplă. Stau acolo o zi întreagă. Eu fac asta ca să înțeleg eu, dar și pentru că de multe ori când te duci să prezinți un soft tu vorbești cu proprietarul, cu omul care stă la birou. Și care nu mai este atât de conectat la activitatea de a sta cu pacientul. Managerul știe de probleme, dar nu știe și restul de procese dintr-o farmacie. Lucrurile poate merg bine și nu își dă seama că într-o farmacie ai putea eficientiza ceva, ai putea schimba ceva”, îmi explică Ana Gavrilă.
Softul care încurajează dialogul farmacist-pacient
Spune că sunt vreo 200 de farmacii în București pe care le știe de când avea 20 de ani. Prima lucru pe care l-a identificat în studiul ei pe teren este că oamenii ”nu mai au chef să vorbească unii cu alții”. Farmacistul nu mai întreabă pentru ce îi trebuie unui pacient un produs sau altul. ”Ne-am gândit cum ar fi ca în ecranul în care farmacistul tastează aspirină să îi apară o casuță de dialog în care să aibă întrebările de anamneză. Îl întreb pentru cine ia, dacă a mai luat în trecut și apoi o întrebare specifică acelui medicament. Adică, nu cumva ai ulcer. Și atunci m-am dus și le-am prezentat managerilor de farmacii această problemă și soluția”, spune managerul din cadrul htss.
Lipsa dialogului scade și sansele unei farmacii de a crește vânzările. Faptul că farmacistul nu pune întrebări crește riscul să dea un medicament greșit și pacientul să se simtă rău. Și, în acest caz, nu se mai intoarce în acel loc. Dar dacă un pacient simte ca farmacistul este atent, îi pune intrebări profesioniste, va deveni fidel. Așa că aceste întrebări au apărut în soft.
O altă nevoie identificată la managerii de farmacii a fost aceea ca softul să lucreze bine pe eliberarea de rețete compensate. Soluția a fost simplă. În wisepharm a fost introdus un set de reguli care sunt identice cu cele ale Casei Naționale de Asigurări de Sănătate(CNAS). În felul acesta, dacă softul a acceptat eliberarea unor medicamente de pe o rețetă compensată, nu mai există emoții că decontarea va fi respinsă de CNAS.
”Așa a apărut ideea wisepharm. Am vrut să fac în loc de un soft pentru farmacie, un asistent virtual”, concluzionează Ana Gavrilă.
Sute de mii de oameni mor din cauza medicație greșite
Apare întrebarea ce se întâmplă dacă un farmacist fentează softul? Nu pune întrebările, dar bifează că le-a pus. ”Am pus o metodă de măsurare, să ne asigurăm că farmaciștii parcurg tot procesul. De câte ori dau escape la întrebări, primesc o față tristă, de câte ori parcurg întrebările, primesc o față zâmbitoare. Softul își dă seama și dacă ai bifat fără să întrebi pacientul, pentru că face comparație cu ce a pus în coș. Și își poate da seama dacă ai simulat că ai pus întrebările”, explică managerul. În cazul în care sunt constantate astfel de probleme, este avertizat patronul farmaciei.
Dar nu este vorba numai despre vânzări în acest dialog farmacist-pacient. Statisticile arată că mor între 150 și 170 de mii de oameni anual din cauza medicamentelor eliberate greșit.
Lipsa de timp
”Problema este că în ultimii 20 de ani s-au dezvoltat foarte multe produse farmaceutice. Paracetamol era unul singur, iar acum ai peste 20 de produse într-o farmacie care conțin aceeași substanță. Și dacă te apuci să combini trei variante de paracetamol, o dai în alte probleme. Sau dacă tu ești hipertensiv și ti-am dat un antiinflamator foarte puternic pentru că nu te-am întrebat ce ai, poate conduce la probleme mult mai grave. Softul îți analizează și interacțiunea între medicamente astfel încât să nu ajungi ca farmacist să îi dai unui om medicamente care îi pot provoca o supradoză sau o intoxicație”, îmi explică Ana Gavrilă.
O altă problemă constantată în farmacii este aceea că angajații nu mai au timp să stea de vorbă cu clienții, să dea sfaturi, să îi asculte. Pentru un farmacist trebuie să se ocupe și de recepția mărfii și de administrarea stocurilor. Numai că softul face și asta și s-a constant că în cazul recepției de produse viteza și eficiența au crescut cu 37%.
”Tot ceea ce înseamnă prevenție și imunitate, stau în fața farmaciei, în spațiul liber. Și atunci decât să se uite pacientul singur la raft, nu e mai bine să se ducă farmacistul la raft cu el și îi explică”, spune responsabila pentru produse pharma&retail din cadrul htss.
Riscul degradării stocurilor din farmacii
În urmă cu 15-20 ani unul dintre motivele pentru care farmaciile și-au degradat stocurile a fost că achiziționau ineficient. Ce însemna asta? ” Vin agenții de vânzări și conving farmacistul să ia cutii de medicamente fără să aibă habar în cât timp le vinde. Și expirau medicamentele, dar farmaciile le plăteau. Ei nu aveau statistică cu medie zilnică de vânzări pentru fiecare produs. Așa că softul le spune pentru câte zile mai au stoc dintr-un anumit produs și când trebuie să se aprovizioneze. Cel mai bine este să te aprovizionezi pentru 15-30 de zile cu un produs anume. Îți face o sugestie de comandă, după ce compară și cu ce vindeai anul trecut în aceeasi perioadă”, explică Gavrilă.
Softul pune și limită de comandă. El îi poate sugera să ia cinci cutii dintr-un anumit medicament, dar managementul poate lasă o marjă de eroare de 20% la decizia farmacistului. Așa că el poate comanda maxim șapte cutii, dar nu mai mult de atât. Dacă vrea 10, nu îl lasă softul.
Așezarea substanțelor
Softul mai face și managementul stocurilor. În sensul că are grijă ca să îți atragă atenția că anumite substanțe sunt puse unde nu trebuie sau că ai mostre de cosmetice pe care le-ai deschis de prea mult timp pe raft și trebuie aruncate.
Sună SF, dar este realitate. Cum va arăta softul în viitor? ” Visul meu este ca sistemul pe care îl facem nici să nu mai fie atins de cineva. El doar ascultă conversația dintre pacient și farmacist. Și face coșul singur. Farmacistul stă de vorbă cu pacientul și doar la final se uită pe ecran și vede ce a scris soft-ul, schimbă ceva dacă e cazul și doar încasează. Nu mai tastează, nu ma scanează, nu mai face nimic, doar se preocupă de pacient. Sistemul nu va înlocui niciodată dialogul dintre farmacist și pacient și nici nu ar trebui. Se poate face cu tehnologia de acum, trebuie doar un microfon în farmacie”, îmi răspunde Ana Gavrilă.
În loc de concluzii, o ultimă curiozitate: cum va arăta farmacia viitorului?
Îmi explică tot cea care coordonează dezvoltarea softurilor htss pentru farmacii: ”Farmacia viitorului arată așa. Tu intri în farmacie și ai un sistem de camere care în spate au un soft. Eu te văd pe tine ce vârstă ai, ce gen ești etc. Și încep și fac profilare în funcție de cum te plimbi în farmacie ca să îmi dau seama ce este cel mai interesant pentru tine.
Fac harta punctelor fierbinți ale farmaciei. În funcție de asta eu pot tot timpul să îmi aranjez farmacia în funcție de lucrurile pe care vreau să le scot în evidență, să știu cum să îmi pun promoțiile. De asemenea, știu și ce a fost și cel mai eficient din deciziile mele. Mă aștept ca următorii 15 ani să se termine cu calculatoarele în farmacii. Angajații vor sta cu tabletele în mână la discuții cu pacienții”.
