Analiza comparativă a proceselor între societăţi cu acelaşi domeniu de activitate poate îmbunătăţi performanţele companiilor Capacitatea companiilor de a demonstra că au o afacere sustenabilă, dublată de o structură flexibilă şi adaptabilă la schimbările pieţei, va influenţa de acum înainte succesul acestora în atragerea de investitori. Mediul economic a fost pus la încercare la începutul acestui an, diminuând exuberanţa investitorilor. Cu toate aces
Analiza comparativă a proceselor între societăţi cu acelaşi domeniu de activitate poate îmbunătăţi performanţele companiilor
Capacitatea companiilor de a demonstra că au o afacere sustenabilă, dublată de o structură flexibilă şi adaptabilă la schimbările pieţei, va influenţa de acum înainte succesul acestora în atragerea de investitori.
Mediul economic a fost pus la încercare la începutul acestui an, diminuând exuberanţa investitorilor. Cu toate acestea, profiturile continuă să fie prezentate în procente cu doi digiţi şi este de aşteptat ca piaţa să se consolideze, prin achiziţii, în marea majoritate a sectoarelor de afaceri.
Pentru a atinge performanţe care să le menţină atractive în faţa investitorilor, societăţile încep pregătirile cu mult timp înainte. Un prim pas îl constituie eficientizarea atât a proceselor operaţionale, cât şi a celor care oferă suport pentru afacere. Iată două dintre abordările posibile.
Reducerea cheltuielilor
Primul tip de abordare este cea radicală şi constă în stabilirea unui procentaj de reducere a cheltuielilor, concomitent cu menţinerea sau creşterea veniturilor. Ea poate avea un impact negativ asupra societăţii dacă nu este însoţită de o comunicare bună. Este şi destul de greu de controlat, deoarece nu are şi componenta certitudinii asupra rezultatelor, bazându-se foarte mult pe experienţa managerului de proiect. Societatea va găsi metode de eficientizare, dar nu va avea o imagine asupra nivelului de eficienţă atins. Cu alte cuvinte, nu o să ştim cât de zemoasă este portocala pe care vrem să o stoarcem (vezi povestea „Magic orange“ a lui Stephen Norman – CTO la Merrill Lynch).
Analiza comparativă
Cel de al doilea tip de abordare operează prin analiza comparativă (benchmarking) a proceselor între societăţi care au acelaşi domeniu de activitate şi deţin operaţiuni într-o anumită ţară, regiune sau la nivel global. În anumite cazuri, analizele comparative se efectuează chiar între unităţi, aflate în locaţii diferite, ce aparţin aceleaşi societăţi. Avantajele sunt numeroase.
Această abordare permite mai întâi să se stabilească cât de zemoasă este portocala, iar apoi cât se poate stoarce din ea, mergând până la a afla, de exemplu, câte picături se pot obţine la o singură rotire a „storcătorului“. Astfel, se poate proiecta cât mai riguros modul în care se vor efectua activităţile ce vor trebui întreprinse, inclusiv comunicarea intenţiilor de eficientizare şi, nu în ultimul rând, beneficiile aşteptate la finalul acestui proiect. Se întâlnesc des cazuri în care scopul proiectului se limitează la o singură frază declarativă, fără a intra în detaliu, pentru a stabili ce indicatori de performanţă urmează a fi îmbunătăţiţi, care este nivelul calităţii unui anumit proces, ce riscuri au fost eliminate sau ce grad de eficienţă s-a atins cu ocazia implementării unui proces nou. Cele mai utilizate sunt analizele comparative cantitative şi evaluările calitative ale proceselor interne.
În cadrul analizelor comparative cantitative, se compară performanţa efectivă a unei societăţi cu cea a altor societăţi. De exemplu, pentru evaluarea eficienţei funcţiei financiare, se analizează următorii indicatori: costul total al funcţiei financiare raportat la veniturile companiei, numărul total de reconcilieri manuale raportat la numărul total de reconcilieri automate, numărul mediu de zile pentru închiderea şi raportarea rezultatelor financiare, numărul total de zile de şcolarizare alocat şi utilizat de funcţia financiară, numărul mediu de zile pentru identificarea şi alocarea veniturilor, numărul de zile în care este încasată o factură, numărul controalelor automate ce operează în cadrul procesului de vânzări. Lista poate continua până la un număr de aproape 300 de indicatori pentru măsurarea eficienţei financiare.
În cadrul evaluărilor calitative, se analizează modul în care un anumit proces operează în comparaţie cu cele mai bune practici. În conformitate cu metodologia Global Best Practices®, procesele sunt analizate din punct de vedere calitativ, iar întrebările pe baza cărora se efectuează analiza sunt axate pe existenţa anumitor activităţi în cadrul proceselor şi pe gradul de eficienţă al acestora. Pentru generarea raportului, răspunsurile sunt analizate în comparaţie cu răspunsul ideal pentru acel proces. Rezultatele sunt prezentate sub formă grafică pe o scară standard, unde maximul reprezintă cele mai bune practici. Pentru fiecare întrebare,
există o explicaţie detaliată.
Utilizări suplimentare
Indicatorii utilizaţi în cadrul unor asemenea analize pot fi folosiţi ulterior la dimensionarea sau evaluarea impactului pe care îl poate avea o creştere sau o reducere în activitatea operaţională. Un exemplu îl reprezintă societăţile care înregistrează creşteri semnificative în procesul de achiziţii, ca urmare a unui plan de investiţii. Odată ce s-a efectuat o analiză cantitativă a procesului de achiziţii pentru determinarea metricelor şi s-au corelat aceste metrice cu calitatea procesului, se va putea aprecia ce resurse sunt necesare pentru a nu înregistra întârzieri în prelucrarea comenzilor şi derularea planului de investiţii aşa cum a fost proiectat.
În acelaşi mod, se poate folosi această combinaţie a rezultatelor celor două analize şi în dimensionarea necesarului de resurse pentru extinderea regională a operaţiunilor unei firme sau pentru crearea centrelor de servicii de suport.
Costuri mai mici
Costurile pentru derularea unui proiect de eficientizare sunt semnificativ mai mici decât diferenţa de valoare a societăţii înainte şi după finalizarea proiectului (în particular, în cazul societăţilor listate pe bursă, valoarea de tranzacţionare a acestora a fost semnificativ mai mare). Costul exclusiv pentru analiza comparativă calitativă şi cantitativă este nesemnificativ în comparaţie cu costul total al proiectului de eficientizare. În plus, investitorii au plătit sume semnificativ mai mari pentru societăţi care au derulat astfel de proiecte, pentru simplul fapt că operau cu un grad mare de eficienţă şi, totodată, dispuneau de flexibilitatea necesară pentru a face faţă noilor strategii.
Capital – Editia nr.11, data 19 martie 2008