hotel care are capacitatea de cazare necesara organizarii unei conferinte. Insa, de obicei, nu dispune de mijloace tehnice indispensabile, cum ar fi un retroproiector, o instalatie de traducere simultana, ecrane mari, laptop etc. Daca are o dotare tehnica ridicata nu are suficiente camere. Daca indeplineste amandoua conditiile, in mod clar in orasul respectiv sau intr-unul apropiat nu se gaseste o firma de catering care sa asigure servicii la standardele cerute de un congres cu participare internationala. Iar in cazul in care are deja aceste trei atuuri, cu siguranta ca participantii se vor plictisi ingrozitor in timpul liber. „Cea mai importanta problema in orasele mici este lipsa concurentei. Exista un hotel mare, unde vin de obicei turistii straini, dar in care dotarea tehnica este la pamant. Hotelierii merg pe principiul „Oricum nu aveti unde sa va duceti si tot la noi veti veni”, de aceea atitudinea lor nu este intotdeauna profesionista”, spune Lucian Boronea, directorul agentiei Accent Travel&Events.In sezoanele de varf cu greu se poate gasi o sala convenabila in Capitala, desi in ultimul timp au aparut numeroase sali. In aceste perioade, incasarile din inchirierea de sali le depasesc pe cele obtinute din cazarea turistilor, gradul de ocupare al salilor fiind de 80-90%.Locatia este aleasa in functie de tarife, de reducerile practicate si de existenta unui acord al firmei-mama cu un anumit lant hotelier. „Disconturile se acorda in functie de durata evenimentului (o zi intreaga sau o jumatate de zi), de serviciile cerute (numai sala, sala si aparatura, ambele plus cocktail sau toate plus cazare etc.), de numarul de evenimente pe o perioada fixa, de amploarea evenimentului, de fidelitatea clientului”, spune Dina Litzica, PR manager la Marriott Grand Hotel, unde s-au organizat anul acesta in jur de 3.600 de evenimente (seminarii, conferinte, nunti, petreceri), reprezentand un procentaj de 40% din cifra de afaceri. Salile sunt foarte cautate in acest sezon pentru petreceri si mai ales nunti, pachetul pentru acestea din urma fiind atractiv: pretul meniului porneste de la 38 de euro de persoana, oferindu-se gratuit sala, tortul miresei si o camera pentru proaspetii insuratei. Profitabilitatea salilor si cererea in crestere a determinat hotelurile sa investeasca bani seriosi in astfel de dotari. Astfel, hotelul Best Western Parc a investit anul acesta un milion de dolari intr-un centru de conferinte, unde se desfasoara in medie 12 evenimente pe saptamana. „La o cifra de afaceri estimata pentru 2003 de sase milioane de dolari, evenimentele reprezinta cam 16%. Suntem foarte cautati pentru lansarile de noi marci de automobile, pentru ca sala noastra cea mare este la parterul cladirii, iar usile speciale permit intrarea unei masini”, spune Calin Nistor, managing director la Best Western Parc. Pachetul de nunta porneste de la 30 de euro si include gratuit sala, tortul miresei, camera pentru miri si reduceri de tarife pentru invitatii care doresc sa doarma la hotel. Cifra totala a turismului de conferinte si reuniuni ar putea atinge 28-29 milioane de dolari – fata de 25 de milioane de dolari cat a fost anul trecut – si va mai creste cu 12-15% in 2004, spune Paul Marasoiu, presedintele Romanian Convention Bureau (RCB), Asociatia organizatorilor profesionisti de conferinte. Aceasta, in conditiile in care o conferinta de trei zile cu 300 de participanti costa 250.000 de dolari, suma in care este inclusa si cazarea. Majoritatea solicitarilor pentru conferinte si seminarii vin din partea firmelor romanesti, insa, evident, cele mai mari bugete le au companiile straine. Interesul lor fata de Romania a crescut progresiv in ultimii ani, insa principala problema este dimensiunea relativ redusa a centrelor de conferinte din Bucuresti. „Am fost nevoiti sa refuzam solicitarea unei importante asociatii medicale din SUA, care dorea sa organizeze in Romania o conferinte internationala cu 5.000 de participanti. Poate ca am fi reusit sa-i cazam pe toti, dar nu exista sali de conferinta disponibile”, explica Paul Marasoiu. Deocamdata, cele mai multe evenimente se organizeaza in Bucuresti si Valea Prahovei (inclusiv Brasov), insa Timisoara incepe sa se contureze ca al doilea mare oras cu potential de afaceri. Mai mult, o data cu inceperea lucrarilor la autostrada Bucuresti-Brasov-Cluj-Oradea, acesta din urma va fi foarte solicitat ca urmare a apropierii de granita cu Ungaria.
Evenimente
· numar total – 3.300 de evenimente anual
· beneficiari – 40% companii si asociatii straine, 60% companii/asociatii/institutii romanesti
· locatii: 75-80% in Bucuresti, restul in Iasi, Brasov si Valea Prahovei, Cluj si Timisoara
· centre de conferinte in Bucuresti: 22 (jumatate in cadrul hotelurilor)
· capacitatea maxima a unei locatii: 1.200-1.500 de persoane
· capacitate totala: 33.000 de locuri
· 63% din evenimente au peste 300 de participanti.
