Potrivit prevederilor art. 48 alin. (8) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, contribuabilii care obtin venituri din activitati independente sunt obligati sa organizeze si sa conduca evidenta contabila in partida simpla, cu respectarea reglementarilor in vigoare privind evidenta contabila, si sa completeze Registrul-jurnal de incasari si plati, Registrul-inventar si alte documente contabile prevazute de legislatia in materie. Contabilitatea in partida simpla nu presupune utilizarea planului de conturi general folosit de persoanele juridice care au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca situatii financiare anuale.
Ordinul nr. 1040/2004, publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 642 din 16/07/2004 aproba Normele metodologice privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla de catre persoanele fizice care au calitatea de contribuabil, in conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal. Potrivit acestora, contribuabilii pot utiliza toate formularele prevazute in aceste norme metodologice sau numai o parte din acestea, in functie de elementele specifice activitatii desfasurate.
In functie de necesitati, contribuabilii pot utiliza si alte formulare stabilite prin norme metodologice de intocmire si utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila.
In conditiile utilizarii sistemelor informatice financiar-contabile, este necesar sa fie respectate Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in domeniul financiar-contabil, prevazute de normele legale. Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in evidenta contabila in partida simpla, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale, prevazute in structura formularelor aprobate: denumirea documentului, numele si prenumele contribuabilului, precum si adresa completa, numarul documentului si data intocmirii acestuia, mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul), continutul operatiunii economico-financiare, iar atunci cand este necesar, si temeiul legal al efectuarii ei, datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii, alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor in documente justificative.
Documentele provenite din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi inregistrate in evidenta contabila in partida simpla numai in cazurile in care se face dovada intrarii in patrimoniu a bunurilor respective, prin intocmirea Borderoului de achizitie (cod 14-4-13) sau a Notei de receptie si constatare de diferente (cod 14-3-1/A), dupa caz, si a platii acestora pe baza de Dispozitie de plata-incasare catre casierie (cod 14-4-4).
In cazul in care documentele respective se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norma de venit, pentru a fi inregistrate in evidenta contabila, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii, intocmite in acest scop in conformitate cu reglementarile legale in vigoare, si Dispozitie de plata-incasare catre casierie.
Evidenta contabila in partida simpla a veniturilor se tine pe feluri de venituri, dupa natura lor, astfel: venituri din activitati care constituie fapte de comert, venituri din profesii libere, alte venituri.
Pentru inregistrarea veniturilor din activitati independente, contribuabilii vor utiliza, in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii, formularele cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, prevazute in prezentele norme metodologice, dupa caz: Chitanta (cod 14-4-1); Factura (cod 14-4-10/aA) si Factura fiscala (cod 14-4-10/A); Bon de comanda-chitanta (cod 14-4-11/a si cod 14-4-11); Fisa de magazie a formularelor cu regim special (cod 14-3-8/b); Monetar (cod 14-50-61); Extras din borderoul de plati din data de……………. (cod 14-4-20).
Pentru fiecare tip de activitate desfasurata se va intocmi Fisa pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22/b), in care se vor inregistra toate documentele in ordine cronologica.
Contribuabilii care desfasoara activitati de: comert angro: vor intocmi pentru livrarile efectuate formularele Factura, respectiv Factura fiscala; comert cu amanuntul: vor intocmi zilnic formularul Monetar, in conditiile in care nu se utilizeaza aparate de marcat electronice fiscale; productie: vor intocmi pentru livrarea productiei formularele Factura, respectiv Factura fiscala si/sau Chitanta, dupa caz.
Contribuabilii care desfasoara urmatoarele activitati: organizarea de spectacole (culturale, sportive, distractive etc.), activitati al caror scop este facilitarea incheierii de tranzactii comerciale printr-un intermediar (contract de comision, contract de agent, consignatie sau mandat comercial), activitati de editare, imprimerie, multiplicare, indiferent de tehnica folosita, si altele asemenea, transport de bunuri si de persoane, alte activitati cuprinse in Codul comercial, precum si pentru veniturile din profesii libere si veniturile din drepturi de proprietate intelectuala pot intocmi, in functie de natura activitatii, de frecventa incasarii sau de felul serviciilor prestate, precum si de alte elemente specifice activitatii desfasurate, formularele Factura, respectiv Factura fiscala, Chitanta sau alte formulare cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, aprobate prin ordin al ministrului finantelor publice.
In relatiile cu persoanele juridice, contribuabilii sunt obligati, pentru sumele incasate atat pe baza de chitanta, bon fiscal etc., cat si prin banca, sa intocmeasca factura. In relatiile cu persoanele fizice, contribuabilii sunt obligati, pentru sumele incasate prin banca, sa intocmeasca factura. Platitorii de taxa pe valoarea adaugata vor intocmi factura fiscala in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 44/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.
Totalurile lunare din Fisa pentru operatiuni diverse se vor inregistra in Jurnalul privind operatiuni diverse (cod 14-6-17/c), grupate pe feluri de activitati. Totalul veniturilor din Jurnalul privind operatiuni diverse reprezina venitul contribuabilului. In cazul contribuabililor care realizeaza venituri dintr-o singura activitate, totalul veniturilor se regaseste in Fisa pentru operatiuni diverse, pe randul “Total”, nemaifiind necesara deschiderea Jurnalului privind operatiuni diverse.
Contribuabilii care incaseaza in numerar toate veniturile realizate pot sa evidentieze aceste venituri numai in Registrul-jurnal de incasari si plati, nemaifiind obligatorie intocmirea Fisei pentru operatiuni diverse si, implicit, a Jurnalului privind operatiuni diverse. In cazul contribuabililor platitori de taxa pe valoarea adaugata, veniturile, exclusiv taxa pe valoarea adaugata, se preiau pentru determinarea impozitului din coloanele corespunzatoare ale Jurnalului pentru vanzari (cod 14-6-12/a), nemaifiind obligatorie intocmirea Fisei pentru operatiuni diverse si, implicit, a Jurnalului privind operatiuni diverse pentru veniturile realizate.
Pentru fiecare fel de cheltuieli se va intocmi Fisa pentru operatiuni diverse, iar totalul lunar al acestora se va inregistra in Jurnalul privind operatiuni diverse pentru cheltuieli. Contribuabilii care nu efectueaza cheltuieli de natura celor care sunt deductibile plafonat pot sa evidentieze aceste cheltuieli numai in Registrul-jurnal de incasari si plati, nemaifiind obligatorie intocmirea Fisei pentru operatiuni diverse si, implicit, a Jurnalului privind operatiuni diverse. Pentru cheltuielile cu amortizarea se va intocmi Fisa pentru operatiuni diverse.
In Registrul-inventar (cod 14-1-2/a) se trec toate bunurile si drepturile aferente desfasurarii activitatii (imobilizari, obiecte de inventar, stocuri etc. – valori materiale aflate in gestiune). Registrul-inventar se intocmeste la contribuabili intr-un singur exemplar si serveste ca document de inregistrare a bunurilor achizitionate sau realizate, pe baza documentelor justificative. Inregistrarea in evidenta contabila in partida simpla a bunurilor mobile si imobile se face la valoarea de achizitie, de productie sau la pretul pietei, dupa caz. Acest registru se numeroteaza si se completeaza fara stersaturi si fara a se lasa spatii libere. Se arhiveaza impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.
Orice suma platita, respectiv incasata, in numerar sau prin banca se va inregistra in mod obligatoriu, cronologic, in Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b).
Registrul-jurnal de incasari si plati si Registrul-inventar au regim de inregistrare la organele fiscale. Acestea se numeroteaza, se snuruiesc si se parafeaza inainte de depunerea lor la organele fiscale pentru inregistrare.
In cazul contribuabililor platitori de taxa pe valoarea adaugata, evidenta taxei pe valoarea adaugata colectate se tine cu ajutorul Jurnalului pentru vanzari (cod 14-6-12/a). In acest jurnal, se inregistreaza pe baza de documente (facturi fiscale, bonuri de comanda-chitanta etc.) valoarea bunurilor livrate si/sau a serviciilor prestate si taxa pe valoarea adaugata aferenta. Evidenta taxei pe valoarea adaugata deductibile se tine cu ajutorul Jurnalului pentru cumparari (cod 14-6-17/b). In acest jurnal, se inregistreaza pe baza de documente (facturi fiscale, bonuri de comanda-chitanta, monetare etc.) valoarea cumpararilor de bunuri si/sau a serviciilor prestate de terti si taxa pe valoarea adaugata aferenta.
Conform Ordonantei de urgenta nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica crearea unei societati comerciale, precum si activitatile economice desfasurate in mod independent de persoanele fizice autorizate potrivit legii, cu exceptia activitatilor de taximetrie auto pentru marfuri si persoane, nu sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.
