Acest principiu presupune ca persoanele fizice și juridice să furnizeze date (informații și documente) administrației publice o singură dată, fără obligația de a le mai prezenta unei alte instituții publice dacă le-a furnizat anterior. În același timp, organele administrației publice trebuie să asigure partajarea și reutilizarea datelor, chiar și la nivel transfrontalier, cu respectarea reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal.

Alături de simplificarea interacțiunii cu autoritățile și a autorităților între ele, aplicarea principiului are și un important impact macroeconomic asupra mediului de afaceri.

Stabilirea cadrului de dezvoltare a instrumentelor de e-guvernare

Din analiza noastră derulată în cadrul proiectului “Stabilirea cadrului de dezvoltare a instrumentelor de e-guvernare (EGOV)”, aplicarea acestui principiu la nivelul României ar putea genera economii de aproximativ 180 milioane EUR pe an, respectiv economii de aproximativ 1,8 miliarde EUR într-un orizont de timp de 10 ani.

Ținând cont că beneficiile aplicării principiului ”doar o singură dată” se pot reflecta mai ales la nivelul companiilor care ar accesa serviciile publice într-o formă simplificată, estimăm că aproximativ 50% din aceste sume ar putea reprezenta economii pentru companii, respectiv 90 milioane EUR/an sau 900 milioane EUR într-o perioadă de 10 ani.

În România, aplicarea principiului „o singură dată” nu se face încă la nivelul întregii administrații publice. Din punct de vedere legislativ, schimbul de date și documente între unele instituții publice este reglementat în mod expres doar pentru anumite situații specifice.

Agenția Națională de Administrare Fiscală, de exemplu, are obligația de a transmite Casei Naționale de Pensii Publice informațiile necesare stabilirii, în sistemul public de pensii, a stagiului de cotizare realizat și a punctajului lunar, în vederea acordării prestațiilor de asigurări sociale. Informațiile necesare, precum și procedura de transmitere a acestora, se stabilesc prin protocol încheiat între cele două instituții.

Un alt exemplu pozitiv este cel oferit de dispozițiile Codului de procedură fiscală, potrivit cărora ori de câte ori o instituție sau autoritate publică trebuie să soluționeze o cerere a unei persoane fizice sau juridice, iar pentru soluționarea cererii este necesară, potrivit legii, prezentarea unui certificat de atestare fiscală sau a unui alt document cu privire la situația fiscală a persoanei în cauză, instituția sau autoritatea publică are obligația să solicite documentul respectiv de la organul fiscal competent. Acesta din urmă va fi transmis în formă electronică, în baza unui protocol încheiat între instituția/autoritatea publică și organul fiscal emitent al acestuia.

În cadrul proiectului menționat mai sus, au fost analizate serviciile publice aferente a 36 de evenimente din viața cetățenilor. Din păcate, în cvasitotalitatea cazurilor, nu există o comunicare între bazele de date ale autorităților publice. Aici putem menționa serviciile legate de „înmatricularea unui autovehicul”, „obținerea indemnizației de creștere a copilului” dar și menținerea necesitații depunerii de către solicitanții unor servicii publice a actelor de stare civilă (certificate de naștere, de căsătorie, de deces etc.).

În vederea implementării interoperabilității la nivel general, a fost adoptat în 2017 Cadrul Național de Interoperabilitate, prin care sunt stabilite obiectivele, principiile și beneficiile interoperabilității și se propune un model conceptual pentru asigurarea integrării serviciilor publice. În prezent, implementarea interoperabilității implică, în cele mai frecvente cazuri, copierea unor volume mari de date între instituții și nu interogarea punctuală a registrelor.

În continuarea acestui cadru, a fost lansat proiectul de lege privind realizarea Cadrului național de referință pentru realizarea interoperabilității în domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor. Prin acest proiect, se urmărește realizarea unui nod de interoperabilitate, care va funcționa ca o poartă de acces automat la toate registrele publice naționale și care va permite schimbul de date între instituțiile și autoritățile publice în vederea asigurării interoperabilității sistemelor informatice publice pentru furnizarea serviciilor publice electronice.

Totodată, la nivel guvernamental, se află în implementare proiectul “Stabilirea cadrului de dezvoltare a instrumentelor de e-guvernare (EGOV)”, al cărui scop este dezvoltarea capacității instituționale a autorităților publice în vederea dezvoltării instrumentelor de e–guvernare pentru cetățeni și mediul de afaceri, precum și asigurarea viziunii și a direcțiilor de acțiune din domeniul e-guvernării.

La nivel european, principiul analizat este inclus în Planul de acțiune al Uniunii Europene privind guvernarea electronică 2016-2020 (Planul UE privind e-guvernarea) și în Regulamentul (UE) 2018/1724 (Regulamentul SDG). Până în decembrie 2023, în scopul schimbului de date și documente justificative pentru procedurile online prevăzute expres de Regulamentul SDG, Comisia Europeană, în cooperare cu statele membre, trebuie să stabilească un sistem tehnic pentru schimbul automatizat de date între autoritățile competente din state membre diferite.

Aplicarea principiului „o singură dată” se întâlnește deja la nivelul unora dintre statele membre UE. În Estonia, de exemplu, 99% dintre serviciile publice sunt furnizate prin mijloace electronice, bazele de date ale administrației publice sunt interoperabile, astfel încât cetățeanului să îi fie solicitate datele o singură dată.

Un alt exemplu este Spania, care a lansat în 2007 Platforma națională de intermediere a datelor, pentru publicarea și consumarea serviciilor privind schimbul electronic de date cu scopul de a fi reutilizate de întreaga administrație publică.

Deși nu ne aflăm încă la nivelul atins de Estonia, România face progrese în sensul asigurării interoperabilității sistemelor și registrelor și, deci, a aplicării principiului „o singură dată”, astfel încât să fie redusă cât mai mult birocrația și povara pentru cetățenii/întreprinderile solicitante de servicii publice și, totodată, să se simplifice, securizeze și accelereze procesele din administrația publică.