În mai toate firmele, fie ele locale fie din străinătate, orice obiect de mobilier are un număr de inventar şi este gestionat cu mare atenţie. O resursă mult mai importantă este de multe ori ignorată, deşi poate aduce un mare avantaj competitiv: gestiunea cunoştintelor.
Dacă în România gestiunea cunoştinţelor sau „knowledge managementul“ rămâne pentru mulţi doar un concept în manualul de economie, în străinătate lucrurile stau altfel. Cu câţiva ani în urmă însă, nici acolo, în marile corporaţii ale lumii, nevoia de gestiune eficienta a cunoştinţelor nu era pe deplin înţeleasă. Pentru a conştientiza importanţa conceptului fără prea multe bătăi de cap, termeni academici şi traininguri interminabile, executivii de la Siemens au fost puşi în faţa unei provocări mai puţin obişnuite. 60 de manageri de top ai diviziei globale de telecomunicaţii au fost duşi pe malul unui lac din Germania, aprovizionaţi cu buşteni, cuie şi sfoară şi puşi să construiască plute. Directorii au fost provocaţi să îşi atingă obiectivul fără a schimba un cuvânt între ei. Dificultăţile nu au întârziat să apară, iar exerciţiul a demonstrat cât de importantă este comunicarea cunoştintelor în cadrul unei companii.
Sistemul bancar este mai receptiv
În România, knowledge managementul a pătruns în corporaţiile autohtone odată cu infuzia de know-how primită în urma preluărilor de către multinaţionale, iar managerii români nu au fost puşi să facă bărci. „La Siemens România, sistemul de gestiune a cunoştinţelor nu a fost dezvoltat ca un proiect nou, ci a fost preluat de la nivel global. Costurile sale de funcţionare pe plan local se ridică la câteva zeci de mii de euro pe an“, spune Bogdan Călăraşu, director de comunicare în cadrul Siemens România. „Beneficiile sunt uriaşe şi nu pot fi cuantificate uşor. La rândul nostru, am adăugat informaţii relevante în sistemul global din experienţa proiectelor derulate pe plan local“, adaugă Călăraşu.
Gestiunea cunoştinţelor există dintotdeauna în cadrul firmelor, sub forma unor discuţii între colegi sau traininguri. Acum însă, conceptul se aplică într-un mod formal, organizat, prin departamente specializate şi cu ajutor unor sisteme IT performante. „În România, la ora actuală, nu se conştientizează pe deplin aportul knowledge managementului la dezvoltarea organizaţiei. Principiile sale nu sunt cunoscute la nivelul economiei româneşti şi nu există suficienţi specialişti în domeniu“, spune Octavian Şerban, şeful filialei locale a KM Institute. „Sectorul care a răspuns cel mai bine la cunoaşterea principiilor managementului cunoştinţelor este cel bancar“, adaugă acesta.
Banca Comercială Română a fost printre primele companii autohtone care au implementat un sistem de gestiune a cunoştintelor, înfiinţând chiar un departament specializat în acest sens, în august 2004, şi o universitate corporativă, un an mai târziu. „Având în vedere că managementul cunoaşterii operează cu active intangibile, din păcate, la nivel mondial nu sunt încă dezvoltate suficiente sisteme şi instrumente de măsurare a valorii aduse de această activitate“, spune Cosmina Coman, director executiv, Unitatea Managementul Cunoaşterii din cadrul BCR. „Noi intenţionăm însă să construim, în viitorul apropiat, in-house, un astfel de sistem care ar răspunde practic nevoilor specifice de evaluare a rezultatelor“, precizează Coman.
Specialiştii români în knowledge management sunt puţini, iar majoritatea au obţinut experienţa necesară în domeniu în afara ţării. „În perioada în care am lucrat la Ford World Headquarters în Dearborn, SUA, prin instrumentele specifice gestiunii cunoştinţelor s-a depistat că montarea unei punţi faţă la autoturismele Ford dura opt minute la fabricile din America de Sud şi două minute la cele din Asia de Sud-Est“, îşi aminteşte Octavian Şerban, şeful filialei KM Institute – România. „Knowledge managementul a facut posibilă identificarea acestei probleme în cadrul aceleiaşi organizaţii, iar prin tehnica de diseminare a ceeea ce se numeşte best practice s-a putut realiza schimbul de informaţii între cele două fabrici, pentru a putea crea un timp minim pentru respectiva operaţiune“, spune Şerban.
Costuri mari cu rezulate pe măsură
Investiţiile necesare implementării unui sistem de knowledge management sunt strâns legate de dotările în materie de IT şi soft deja existente, de calificarea personalului, de obiectivele propuse, de soluţia tehnologică aleasă pentru implementarea programului. Potrivit lui Octavian Şerban, din studiile efectuate la nivel mondial s-a concluzionat, privind practic, că implementarea unui program KM într-o organizaţie poate varia între 100 şi 6.000 de dolari sau chiar mai mult, pentru un post de utilizare individual.
Rezultatele implementării sistemului de gestiune a cunoştinţelor în cadrul firmei româneşti Ensight Management Consulting a costat aproximativ 160.000 de euro, iar rezultatele nu au întârziat să apară. „A crescut eficienţa consultanţilor datorită accesării mai rapide a cunoştinţelor şi au fost dezvoltate abilităţi de capturare, difuzare şi valorificare a informaţiilor. A scăzut perioada de integrare a noilor veniţi“, afirmă Roxana Blat, consultant în cadrul firmei Ensight Management Consulting.
O componentă majoră a costului este infrastructura, inclusiv crearea reţelei de bază, hardware-ul, software-ul, şi aparatura de birou sau cea portabilă. Compania Ness România este, de exemplu, una dintre puţinele firme autohtone care oferă soluţii IT pentru gestionarea informaţiilor. „Pentru KM, IT-ul este un domeniu care vine cu noi instrumente, concretizate în aplicaţii software ce pot oferi avantaje competiţionale certe acelora care le utilizează cu succes“, spune Liliana Muraru, marketing manager Ness România.
„Dat fiind faptul că avem aproximativ 15 întâlniri KMP în fiecare an, fiecare adunând 40 de participanţi, costurile programului se ridică la câteva milioane de euro pe an. Aceste costuri sunt, însă, bine valorificate, dat fiind că rata de ROI este de circa 20:1“, spune Colin Hautz, General Manager, Performance Enhancement la Arcelor Mittal.
Avantaj competitiv
«Companiile vizionare din România au inceput să vadă în managementul cunoştinţelor un element strategic şi un factor esenţial de creare a avantajului competitiv sustenabil.»
Cosmina Coman, director executiv, Unitatea Managementul Cunoaşterii din cadrul BCR
Knowledge Management în România
Echipa BCR de knowledge management a coordonat, acum doi ani, implementarea unui sistem de acces în format electronic la toate normele interne de către toţi angajaţii băncii, aceştia fiind alertaţi în timp real de orice modificare a unei norme sau proceduri. Cunoştinţele captate la evenimentele profesionale sunt accesibile angajaţilor BCR pe domenii clar definite.
La SIEMENS ROMÂNIA, fiecare nou angajat intră imediat în contact cu knowledge managementul. Acesta este, de exemplu, înregistrat automat în anumite baze de date şi în funcţie de poziţia ocupată, primeşte informaţii periodic. Pe de altă parte, angajatul adaugă ori de câte ori e nevoie informaţii noi în sistem.
În cazul ARCELOR MITTAL, corporaţie ce deţine importante centre siderurgice şi în România, startul programelor de management al cunoştinţelor a fost făcut încă de la începutul anilor ‘90. Pe atunci, Lakshmi Mittal organiza întâlniri între directorii generali. Treptat, acestea au devenit întâlniri operaţionale, concentrate pe aspecte specifice ale procesului de producţie După mai multe etape de pregătire, în 2004, Mittal a lansat oficial Programul de Management al Cunoştinţelor.
