Am aşteptat cu nerăbdare momentul în care vom putea emite facturi în format electronic. Momentul a venit şi a trecut, şi nu a bucurat pe prea mulţi. Legiuitorul a reglementat atât de strict procedura de emitere şi transmitere electornică a facturilor, încât cele mai bune intenţii şi aşteptări au fost sufocate de povara birocratică.

Drept pentru care nu ne mai bucură prea tare apariţia noii legi privind arhivarea electronică (Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică). Ce poate fi altceva decât un cumul de formalităţi birocratice, necesare pentru a arhiva documentele? Trebuie să facem însă o remarcă: nu este, aşa cum ar putea părea la prima vedere, o lege care să ne spună cum să ne organizăm arhivele proprii. Actul normativ are în vedere stabilirea unui standard privind serviciile de arhivare electronică oferite de către terţi. Cum ar veni, un standard de industrie, dar recunoscut prin lege.

De la bun început, trebuie să spunem că abordarea acestei probleme printr-o lege ni se pare de-a dreptul exagerată. Şi asta pentru că, să nu uităm, există deja o lege privind arhivele naţionale, care reglementează obligaţiile tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României. În definitiv, ne interesează acele documente despre care legea spune că trebuie arhivate, fiind considerate de interes public. Arhivarea tuturor celorlalte documente este opţiunea personală a creatorilor lor, după cum este şi modalitatea concretă de realizare a acesteia.

Plecând de la reglementarea fundamentală privind organizarea şi gestionarea Fondului Arhivistic Naţional, modalităţile concrete de realizare a arhivelor – fizic şi/sau electronic – ar trebui să facă obiectul unor norme de aplicare. Respectivele norme, urmând logica lucrurilor, ar fi trebuit să aparţină instituţiei care are în administrare Fondul Arhivistic, respectiv Arhivelor Naţionale.
Logica nu ne ajută însă prea mult atunci când vine în discuţie sistemul legislativ românesc. Mai bine să vedem ce ar fi de spus în legătură cu arhivarea electronică.

În primul rând, trebuie observat că atenţia legiuitorului s-a îndreptat preponderent asupra documentelor financiar-contabile. Există câteva referinţe în Codul de procedură fiscală privind posibilitatea arhivării electronice şi ceva mai multe detalii în Ordin 1.850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile. Acest din urmă ordin face referire la semnătura electronică şi la un plan de securitate a sistemului informatic, ca măsuri minime de păstrare a datelor. Nu se face nicio trimitere la vreun standard în domeniu şi, atenţie!, la nicio obligaţie de autorizare a arhivei sau de omologare a sistemului informatic.

Cu alte cuvinte, fiecare îşi arhivează documentele în format electronic „pe barba lui“. Şi la urma urmei, care ar fi problema, atâta vreme cât creatorul arhivei are deplina răspundere privind integritatea arhivei, conform legii.
Activitatea electronică notarială s-a bucurat de mult mai multă atenţie. Ea a făcut obiectul unei legi (Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale) şi al unor norme (Ordinul nr. 221/2005 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale).

În cadrul acestor acte normative, găsim reglementări privind omologarea sistemului informatic. Omologarea ar urma să fie făcută de către agenţi de omologare, persoane juridice de drept public sau de drept privat, agreate de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, în condiţiile stabilite prin reglementări emise de aceasta.

Este interesant de observat însă că normele tehnice şi metodologice nu descriu în detaliu condiţiile pe care sistemul informatic trebuie să le îndeplinească, ci se face trimitere, normal, la standardele în domeniu:
„Art. 14. – Standardele de referinţă pentru aprecierea securităţii unui sistem informatic şi a sistemului de management al securităţii informaţiei sunt ISO/IEC 15408/1999 (părţile 1, 2 şi 3), respectiv ISO 17799/2000, ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le înlocuiesc.“
Recapitulând cele de mai sus, putem spune că arhivarea electronică realizată în mod direct de către creatorii de documente nu este reglementată, cu excepţia activităţii electronice notariale.

Noua lege privind arhivarea electronică are în vedere doar autorizarea furnizorilor de servicii de arhivare. Atenţia specială acordată acestor furnizori este oarecum disproporţionată; dacă legiuitorul ar fi reglementat, la modul general, activitatea de arhivare electronică (atât în cazul creatorilor, cât şi al deţinătorilor de documente), modul în care s-ar fi prestat efectiv serviciile de acest tip ar fi făcut doar obiectul unor clauze contractuale între părţi, pe fondul unor standarde în domeniu, general acceptate.

Dincolo de aceste observaţii legate de forma reglementării, să intrăm puţin şi în fondul acesteia. Legiuitorul nu impune o autorizare prealabilă a furnizorului de servicii de arhivare electronică (a se vedea art. 5 din lege), dar impune o notificare către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. Notificarea trebuie realizată cu 30 de zile înainte de începerea efectivă a acestor activităţi. Notificarea va cuprinde, printre altele, informaţii privind procedurile de securitate şi conservare utilizate.

De aici începând, obligaţiile furnizorului se tot adaugă într-o listă destul de lungă. Acestea au în vedere, printre altele:
• Fişa ataşată fiecărui document în format electronic;
• Constituirea registrului care ţine evidenţa tuturor documentelor din arhivă;
• Măsurile asigurătorii care trebuie luate pentru acoperirea posibilelor prejudicii;
• Păstrarea codului-sursă al programelor utilizate pentru construirea şi exploatarea arhivei;
• Crearea arhivei electronice de siguranţă;
• Autorizarea centrelor de date unde sunt depozitate arhivele. 

Legea 135/2007
stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor
în formă electronică arhivate