Implementarea sistemelor ERP depinde de regândirea proceselor de afaceri. Ultimii ani au adus o adevărată avalanşă de sisteme informatice integrate, cunoscute sub numele de sisteme ERP (Enterprise Resources Planning). Pentru funcţionare optimă, acestea impun însă remodelarea proceselor de afaceri. Sistemele ERP consideră companiile ca fiind nuclee de resurse, care necesită o planificare atentă pentru a fi gestionate eficient. Complexitatea lor constă în faptul că acoperă
Implementarea sistemelor ERP depinde de regândirea proceselor de afaceri. Ultimii ani au adus o adevărată avalanşă de sisteme informatice integrate, cunoscute sub numele de sisteme ERP (Enterprise Resources Planning). Pentru funcţionare optimă, acestea impun însă remodelarea proceselor de afaceri.
Sistemele ERP consideră companiile ca fiind nuclee de resurse, care necesită o planificare atentă pentru a fi gestionate eficient. Complexitatea lor constă în faptul că acoperă atât activitatea financiar-contabilă a unei companii, cât şi multiple activităţi operaţionale: producţia, aprovizionarea, distribuţia, relaţiile cu clienţii, etc. Implementarea eficientă a acestor sisteme integrate permite managementului să aibă rapid o imagine de ansamblu asupra rezultatelor înregistrate pe fiecare arie specifică.
Un sistem ERP este o soluţie/aplicaţie software care integrează departamentele şi procesele dintr-o companie într-un sistem informatic unic şi care răspunde cerinţelor specifice ale acestor departamente sau funcţiuni operaţionale. Complexitatea provine din faptul că sistemul ERP unifică arii operaţionale care, până în acel moment, nu fuseseră conectate, implicând riscuri majore asupra operaţiunilor companiei în cazul în care procesul de implementare afectează negativ performanţele sistemului. De exemplu, un sistem ERP include atât module financiare (contabilitate generală, contabilitate clienţi, contabilitate furnizori, contabilitate mijloace fixe, contabilitate stocuri), cât şi logistice (comenzi de achiziţie). Prin urmare, vor exista noi fluxuri informaţionale şi decizionale în sistem, între aria de achiziţii şi cea financiar-contabiă, deşi, în mod tradiţional, aceste arii erau separate atât din punctul de vedere al managementului, cât şi în ceea ce priveşte nevoile de raportare.
Odată ce au fost stabilite ariile de interes pentru companie (modulele din sistem care urmează a fi utilizate), planul de implementare va include etape specifice pentru înţelegerea funcţionalităţilor de bază şi a celor adiţionale, pe care sistemul le oferă pentru fiecare modul în parte.
De ce este însă necesară remodelarea proceselor de afaceri în vederea implementării unui sistem ERP? În primul rând, oricât de complex ar fi acest sistem, el este totuşi un produs informatic standard, care nu poate să răspundă într-o manieră atot-mulţumitoare la necesităţile tututor tipurilor de companii existente. În al doilea rând, remodelarea proceselor de afaceri pentru modulele sistemului care urmează a fi utilizate asigură o „abordare holistică“ a proiectului de implementare, deoarece procesele sunt cele care integrează activităţi, date (sisteme), responsabilităţi (oameni), fluxuri de informaţii, decizii, mecanisme de control. În al treilea rând, remodelarea este dictată de raţiuni economice. De cele mai multe ori, este mai ieftin să se modifice un proces de afaceri decât funcţionalitatea din sistem care corespunde acelui proces.
Greşeli de implementare
Nu în ultimul rând, remodelarea trebuie să includă etape recurente de validare, derulate împreună cu sponsorii proiectului, a modului în care soluţia informatică gândită şi testată până atunci afectează performanţa proceselor identificate şi agreate. Această validare implică şi un alt efect, deloc de neglijat: gestionarea capacităţii de schimbare a oamenilor (change management), care determină nivelul de acceptanţă a sistemului de către viitorii săi utilizatori.
O greşeală frecvent întâlnită în implementarea sistemelor ERP din România este impresia managementului că remodelarea proceselor de afaceri reprezintă o risipă de resurse, ignorându-se astfel această etapă. Deşi remodelarea proceselor implică un cost suplimentar, omiterea acestei faze poate avea nişte costuri asociate mult mai mari. În acest caz, apare atât riscul implementării sistemului „la voia întâmplării“, adică fără a se lua în considerare necesităţile reale şi obiectivele de business ale companiei, cât şi riscul întârzierii implementării sau al nerealizării tuturor cerinţelor aşteptate de la sistem. De exemplu, o implementare care nu ia în considerare procesele de afaceri poate avea ca rezultat un sistem ERP care funcţionează mai puţin satisfăcător decât cel anterior sau nu produce rapoartele aşteptate de management sau cerute prin lege.
CHESTIONAR ERP
• cultura organizaţională – cât de dornică de schimbare este compania?
• adaptabilitatea şi capacitatea de asimilare – angajaţii companiei învaţă rapid / se adaptează uşor situaţiilor noi?
• stilul de management – când decizia este luată de un manager cu un stil autoritar, poate fi acceptată de ceilalţi angajaţi?
• direcţia strategică – sistemul ERP corespunde strategiei şi obiectivelor de afaceri ale companiei?
BENEFICII
• eficientizarea operaţiunilor de tip tranzacţional: înregistrarea facturilor de furnizori, înregistrarea plăţilor etc.
• standardizarea şi/sau simplificarea operaţiunilor din fiecare arie, care se transpun în note contabile standard pentru fiecare tip de operaţiune
• introducerea unor mecanisme de control (automate) în fiecare modul al sistemului ERP, care să reducă riscurile de erori sau neprocesare a datelor
• producerea rapoartelor financiare şi/sau statutare la timp şi cu efort minim
• integrarea facilă a companiei într-un mediu de tranzacţionare şi raportare identic cu al celorlalte firme din cadrul grupului, pentru diminuarea timpului de conversie şi/sau migrare a datelor.
Capital – Editia nr.13, data 2 aprilie 2008