De la parcursul profesional și până la potrivirea culturală, există numeroase „căsuțe de bifat” în procesul de recrutare, pentru a identifica profilul potrivit pentru un anumit rol în companie. Cu toate acestea, unul dintre cei mai importanți pași, adesea trecut cu vederea sau subestimat, este verificarea (screening-ul) viitorului angajat.

Dar înainte de a explica importanța verificării înainte de angajare, este utilă definirea acestui concept.

Pe fondul schimbărilor majore post-pandemice în piața muncii și date fiind reașezările economice în curs, organizațiile au de-a face cu o forță de muncă în creștere și din ce în ce mai dinamică și, prin urmare, cu semnificativ mai multe nereguli, între care falsificarea identității candidaților, dubla angajare sau falsificarea CV-ului și a actelor de studii. Scopul verificării la angajare este, așadar, acela de a identifica orice detalii pe care candidații le-ar putea ascunde sau manipula în relația cu potențialul angajator și, de asemenea, de a dezvălui un posibil istoric de fraudă sau orice alte antecedente de comportament lipsit de etică.

Screening-ul la angajare este, deci, procesul utilizat de companii pentru a valida că o persoană este cine pretinde, verificând informațiile furnizate de candidat în CV în evidențele oficiale și în surse și baze de date publice sau cu acces pe bază de abonament și, dacă este cazul, solicitând referințe, toate acestea spre a preveni riscurile operaționale și de reputație pentru organizație, în eventualitatea în care candidatul este angajat.

De ce sunt importante verificările?

Verificarea parcursului angajaților sau, în cazul de față, screening-ul la angajare reduce riscul de fraudă ocupațională și de nereguli la locul de muncă. Potrivit raportului „Global Fraud Survey”, publicat în 2022 de către Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 43% dintre organizațiile afectate de diverse forme de fraudă profesională nu făcuseră niciun fel de verificări asupra autorului faptelor la momentul angajării.

În plus, potrivit studiului ACFE, realizat în rândul a câteva mii de companii din 133 de țări din întreaga lume, 21% dintre verificările efectuate dezvăluie, de obicei, semnale de alarmă existente. Același studiu arăta că o organizație obișnuită pierde în medie 5% din veniturile anuale din cauza fraudei profesionale, ceea ce înseamnă cumulat 4,7 trilioane de dolari pe care companiile le pierd anual la nivel global.

Pe de altă parte, există situații în care lipsa unui screening al candidatului poate duce la litigii. În România, de exemplu, angajarea lucrătorilor străini care nu dețin un permis de ședere valabil sau cărora nu li s-a eliberat un permis de muncă poate conduce la amenzi între 10.000 și 20.000 de lei, adică aproximativ 2.000-4.000 de euro pentru fiecare persoană identificată, conform datelor Inspectoratului General pentru Imigrări.

Tipuri de verificări care pot fi efectuate în conformitate cu legislația locală

Din punct de vedere legal, există mai multe aspecte care trebuie luate în considerare atunci când vine vorba de screening-ul persoanelor în diferite țări, fiecare stat având propriile reglementări și practici uzuale, cu impact asupra naturii și amplitudinii verificărilor care pot fi efectuate.

În România, legislația este lacunară și restrictivă atunci când vine vorba de procedura de verificare pentru recrutarea viitorilor angajați, iar în mod normal, în afară de controlul medical și cazierul judiciar, solicitat numai în anumite domenii și profesii specifice, nu sunt necesare alte verificări. Deși legea le permite, referințele și recomandările din partea angajatorilor anteriori sunt mai puțin comune și se limitează în general la perioada desfășurării activității și la rolul angajatului în fosta companie.

În funcție de poziția vizată în companie, screening-ul la angajare ar trebui să cuprindă elemente precum: colectarea informațiilor de bază, inclusiv istoricul reședinței și verificarea identității, cu ajutorul actului de identitate, al pașaportului sau certificatului de naștere, adresa de reședință și licențele sau certificatele profesionale; eligibilitatea pentru angajare, prin verificarea dreptului sau a autorizației de a lucra în țara respectivă; verificarea parcursului educațional; istoricul în muncă, prin verificarea angajărilor anterioare; verificarea antecedentelor penale și a eventualelor litigii în bazele naționale și internaționale; analiza eventualelor apariții negative în mass-media, inclusiv acuzații apărute în publicații de știri sau în alte surse reputate, care leagă persoana sau o companie afiliată ei de activități de fraudă, spălare de bani, corupție, terorism și alte fapte ilegale sau lipsite de etică.

Indiferent de jurisdicția sau amploarea poziției care urmează să fie ocupată, screening-ul la angajare trebuie realizat într-o măsură rezonabilă, în conformitate cu legile privind protecția datelor, cu legislația muncii sau cu orice alte prevederi specifice fiecărei geografii.

Reducerea riscului de fraudă

Companiile au obligația să își protejeze afacerea, angajații și clienții. Într-un scenariu în care o companie neglijează realizarea unui screening adecvat la angajare, iar câteva luni mai târziu, noul angajat comite o neregulă la locul de muncă, eventual o faptă pe care a mai comis-o înainte, compania poate fi trasă la răspundere odată cu el și poate suferi daune financiare și de reputație.

În concluzie, angajarea unei persoane care nu se aliniază valorilor companiei sau care face dovada unei lipse de transparență în ceea ce privește informațiile oferite la angajare poate fi o eroare costisitoare pentru organizație și poate avea un impact negativ asupra reputației acesteia. În schimb, o atitudine precaută, de prevenție, poate proteja atât compania și brandul, cât și angajații. Prin urmare, screening-ul la angajare ar trebui privit ca una dintre primele linii de apărare ale afacerii.