Pentru unii jucători din domeniu, 2010 s-a încheiat cu rezultate peste așteptări. „Cifra de afaceri a crescut cu circa 25% față de anul anterior; iar numărul de salariați s-a dublat“, spune Mihai Nicolae, director al Stefadina. Compania se ocupă, printre altele, de arhivele Președinției, CEC, Nuclearelectrica sau ale Primăriei Sectorului 2. La concurenții de la Archivit, creșterea a fost de 110%, însă pentru alții recesiunea s-a simțit altfel.
„Am supraviețuit“, descrie foarte succint evoluția de anul trecut Cristian Nemțeanu, de la A&B Activ Distribution, în timp ce Alexandru Labeș, directorul de marketing și publicitate al Alvo Research, arată că firma sa a reușit să mențină cifra de afaceri la același nivel cu cel din 2009. „Piața arhivării a avut de suferit din cauza crizei. Arhivarea analog (pe hârtie-n.red.) a întreținut resursele companiei. Arhivarea digitală, în schimb, a stagnat, pentru că nimeni nu și-a asumat riscul să investească în perioada de criză“, explică acesta.
Conform legii, fiecare deținător de arhivă (societate comercială, instituție publică etc.) este obligat să păstreze documentele o anumită perioadă de timp, în format clasic sau electronic, pentru această din urmă situație fiind necesar un server de date certificat și acreditat de autorități. În prezent, există în România doar șapte deținători de astfel de tehnologie. Majoritatea firmelor specializate speră că legislația va fi simplificată – arhivele electronice ocupă mult mai puțin spațiu, sunt mult mai ușor de accesat și administrat și sunt mai sigure decât cele pe suport de hârtie.
De ce să arhivezi
„Există cel puțin patru motive pentru care companiile păstrează documente: respectarea cerințelor legislative, protejarea intereselor în cazul unui litigiu, folosirea experienței anterioare în scopul dezvoltării afacerii și, nu în ultimul rând, prezervarea istoriei companiei pentru posteritate“, arată Elena Geboiu, sales manager la Archivit.
Indiferent de motivație și de dimensiunile arhivei, reprezentanții firmelor din domeniu susțin că externalizarea este mai avantajoasă decât administrarea arhivei „in house“. „Costurile cele mai reduse pot fi obținute prin intermediul unei compa­nii specializate, care poate asigu­ra tot pachetul de servicii – arhivare, depozitare, arhivare electroni­că, relocare, amenanjare și întreținere arhive“, consideră Cristian Nemțeanu, de la A&B Distribution. În plus, arhivarea profesională asigură acces facil la informație, reduce spațiul ne­cesar și scade cheltuielile, arată Marius Gavrilescu, business ma­nager al Itella Information România.
Clienții individuali sunt viitorul?
O sursă de creștere pentru firmele din domeniu ar putea fi extinderea serviciilor spre zona persoanelor fizice. Deocamdată, puțini sunt clienții individuali care au apelat la servicii profesionale de păstrare a datelor și documentelor, cele mai utilizate soluții de backup fiind cele electronice (scanarea pentru hârtii, copierea pe alte suporturi pentru informațiile aflate deja în format electronic) și, mai rar, cutiile de valori din bănci.
„Nu am avut, până în prezent, clienți persoane fizice care să solicite servicii de arhivare documente, dar am avut colaborări punctuale cu case de avocatură și cabinete notariale“, spune Marius Gavrilescu de la Itella. Și alți jucători spun că au printre clienți liber-profesioniști din domenii precum arhitectură, cadastru ori cartografiere. Lucrurile s-ar putea schimba dacă legislația le va impune tuturor contribuabililor să depună documentația aferentă taxelor și impozitelor sub forma unei arhive electronice de documente, cum este situația în Germania și în alte țări din UE, crede Mihai Nicolae.
Dacă 2010 a adus rezultate amestecate, 2011 se prefigurează ceva mai bun. „Vom ajunge la o creștere de 50%“, spune Elena Geboiu, sales manager al Archivit, în timp ce cei de la Stefadina speră să mențină ritmul din 2010. „Până în prezent, avem acoperită capacitatea de prelucrare fizică pentru primul semestru și sunt în derulare licitații importante pentru alte capacități de prelucrare și depozitare, inclusiv arhivare electronică“, explică Mihai Nicolae.
Piața a avut de suferit din cauza crizei. Sectorul arhivării digitale a stagnat din acest motiv.
Alexandru Labeș, Alvo Research
–––––––––––––––––––––––––––––––––––
Costurile cele mai reduse pot fi obținute prin intermediul unei companii specializate.
Cristian Nemțeanu, A&B Activ Distribution
–––––––––––––––––––––––––––––––––––
7 deținători de arhive au servere de date certificate și omologate conform legii, arată reprezentanții din domeniu. Aceasta înseamnă că numai ei pot păstra în format electronic documentele prevăzute de legislația română.
1.000 de euro ar fi costurile pentru un pachet de arhivare (computer, multifuncțională, software) pentru IMM-uri și microîntreprinderi, arată reprezentanții firmei bucureștene Stefadina.