Ce presupune integrarea cu un ERP?

Cum se actualizează stocurile și prețurile pentru clienți? Cum se emite o factură din sistemul de gestiune pentru o comandă online? Poate un client să acceseze facturile direct din contul său de magazin online? Aceste întrebări subliniază importanța integrării ERP-ului în ecosistemul unui magazin online.

Integrarea dintre un magazin online și un ERP constă într-o comunicare electronică automatizată, bidirecțională în vederea sincronizării eficiente a unor elementele cheie precum: produsele, clienții, stocurile, prețurile, comenzile și facturile. Alte documente și informații relevante pot, de asemenea, să fie integrate în acest flux de date, asigurând o gestionare eficientă a operațiunilor.

De ce este importantă?

Andrei Manea, CEO-ul companiei Concept24, evidențiază 3 avantaje cheie ale integrării soluției de ecommerce cu ERP-ul unei companii, la momentul creării unui magazin online:

  • Acces la informații actualizate. Orice modificare a stocurilor sau prețurilor se face „instant”, fără erori manuale, asigurând corectitudinea datelor în timp real. 
  • Reduceri de costuri. Actualizarile automate de preț și stoc, emiterea automată a facturilor pe baza comenzilor primite in ERP elimină necesitatea introducerii manuale a datelor, ceea ce reduce costurile de personal.
  • Clienți mai mulțumiți. Informațiile mereu actualizate îmbunătățesc experiența clienților, oferindu-le un grad mai mare de control și transparență.

Cum se realizează integrarea?

Pentru a integra cu succes un magazin online cu un sistem ERP sau software de gestiune internă este necesară colaborarea a trei părți: 

  • Coordonatorul de proiect din partea clientului 
  • Echipa de dezvoltare a ERP-ului 
  • Echipa de dezvoltare a magazinului online 

Primul pas este realizarea unei analize amănunțite a proceselor de business. Iată și câteva dintre principalele aspecte cheie ale integrării, pe fiecare componenta:

  • Produse: stabilirea cheii de unicitate pentru identificare, stabilirea câmpurilor ce urmeaza a fi sincronizate și a metodele de import (total, parțial, la modificări). 
  • Clienți: determinarea necesitătii creării automate a conturilor de clienți, stabilirea regulilor de blocare și gestionare a tipurilor de clienți. 
  • Stocuri: determinarea sursei de actualizare a stocurilor (tipurile si numărul de gestiuni) și a frecvenței actualizărilor. 
  • Prețuri: gestionarea tipurilor de prețuri (de listă, promoționale, personalizate pe client), adaosurile și taxele speciale. 
  • Comenzi: maniera de tratare a modificărilor de comandă, gestionarea plăților online eșuate și a acțiunilor de restocare. 
  • Facturi: stabilirea formatului de factura și a regulilor de afișare

Dupa clarificarea aspectelor de natura comercială, echipele tehnice ale celor două sisteme (magazin online și ERP) stabilesc de comun acord metoda optimă de integrare. Aceasta se realizează in cele mai multe cazuri prin intermediul unui legături de tip API. In cazul sistemelor de gestiune mai vechi, se găsesc permanent alte metode alternative. 

Ce rezultate se obțin? Exemple de succes:

Delta Studio, unul dintre liderii naționali în soluții de amenjări interioare pe piața din România, a avut nevoie de o actualizare constantă a stocurilor și prețurilor pentru a lansa oferte rapide clienților săi. „Integrarea magazinului online cu ERP-ul intern ne-a adus o creștere importantă a numărului de comenzi și cereri de ofertă. Răspunsul rapid către client este posibil și datorită unui portofoliu bogat de produse, permanent actualizat pe site în zona de prețuri și stocuri.” Dragos Bonea, CEO Delta Studio

Falcon Electronics, un jucător important în echipamente electronice pentru autovehicule, a beneficiat de integrarea ERP-ului pentru a gestiona stocurile în timp real, optimizând relația cu distribuitorii. „Când lucrezi cu stocuri în timp real, integrarea magazinului online cu ERP-ul intern este o cerință obligatorie. Am găsit în echipa Concept24 un partener de încredere, capabil să rezolve orice solicitare tehnică.” – Corina Ditu, Marketing Manager Falcon Electronics

Concept24 ofera soluții digitale personalizate pentru creșterea vânzărilor prin crearea de magazine online personalizate B2B & B2C, CRM-uri de ofertare și site-uri de lead generation. Cu o experiență de 20 ani locală și internațională, compania a implementat cu succes peste 500 de proiecte. Între clienții companiei se află companii multinaționale și locale: Remax România, Medsana, Ford Trucks, La Fântâna, Delta Studio, Sameday Courier, Stil Diamonds, etc. 

Articol sustinut de Concept24