Best Print Services SA este unul dintre cei mai important furnizor de tipar plan (offset) din România și unul din cele mai importante nume ale acestei industrii în plan regional, Central-Est European. Best Print Services S.A. este un furnizor de servicii integrate de tipar, „door-to-door”, având în fluxul zilnic mii de cereri de ofertă, comenzi în diverse stadii și o întreaga pletoră de informații conexe și suport.
Pentru susținerea informațională, pentru procesarea eficientă și pentru optimizarea fluxurilor de date care definesc și controlează această activitatea complexă, Best Print Services a investit și continuă să investească masiv în dezvoltarea și implementarea de soluții și platforme informatice, atât în ceea ce privește sistemele de gestiune economica de tip ERP (Enterprise Resource Planning) cât și în soluțiile de modelare și gestionare a proceselor economice, de tip BPM (Business Process Management)
Aceste investiții vizează optimizarea continuua a proceselor astfel încât să se obțină, reducerea cheltuielilor, creșterea agilității și flexibilității organizaționale, îmbunătățirea consistentei și conformității proceselor, dezvoltarea capabilităților de raportare monitorizare.
Managementul companiei a avut în vedere și utilizarea noilor tehnologii pentru maximizarea eficientei operațiunilor curente astfel încât să crească gradul de automatizarea a activităților fără valoarea adăugată și un acces rapid și facil la informația necesară și relevantă. (P)
Sistemul BPM intern a avut ca obiective construirea unei platforme dedicate planificării și monitorizării principalelor etape din execuția comenzilor plasate de către clienti și furnizarea unor funcționalități specifice plecând de la cerințele interne ale organizației și de la specificul industriei. Sistemul BPM dezvoltat și implementat de Best Print Services se numește Order-to-Cash (O2C) și constituie un instrument modern de business, asigurând în timp real următoarele funcții:
- Sincronizare cu sistemul ERP (comenzile clienților sunt logate în sistemul ERP și transferate automat în baza de date a O2C – software-ul dedicat de planificarea și monitorizare)
- Inregistrare informații suplimentare necesare planificării & execuției comenzilor (de exemplu termen estimat pentru obținere BT, data solicitată de livrare, etc)
- Planificare execuție comenzi (stabilirea transelor de producție, planificarea taskurilor destinate echipei de Client Service ca de ex obtinerea BT-ului până la o dată prestabilită)
- Legaturi de execuție (atât pentru operațiunile de producție căt și pentru cele logistice)
- Automatizarea anumitor operații precum: Generarea activităților de informare (de ex, activitățile de obținere BT sau de înregistrare opiniilor pentru comenzile deja executate), verificarea fezabilității termenelor de execuție (la planificarea inițială și ulterior la replanificări sau în timpul execuției). Timpul rămas la dispoziție este comparat în permanență cu durata necesară pentru a putea face livrarea în locul și la termenul solicitat de client. Notificări transmise automat către responsabilii de monitorizarea execuției, ori de câte ori comenzile sunt modificate sau anulate.
- Furnizarea de panouri sinoptice de raportare / informare (infoboard-uri) – echipamente care asigură semnalizarea depașirii termenului sau avertisment la apropierea de termenul limită prin folosirea codului clasic de culori: roșu, galben, verde. Informații despre activitățile al căror termen limită se apropie, împreună cu marcajul de semnalizare sunt afișate pe panouri de informare distribuite în principalele locuri din organizație.
- Inregistrare feedback clienți (acestă activitate este obligatorie și se generează automat ori de câte ori comenzile sunt livrate către clienți)
- Inregistrarea reclamaților și generare automată a analizei acestora precum și notificarea responsabililor. Inregistrarea rezoluțiilor, cauzelor și măsurilor corective decise în urma analizei reclamațiilor
Păstrarea avansului tehnologic, pe toate palierele, de la infrastructură, logistică și echipamente, la platformele informatice constituie pentru Best Print Services un important argument pentru păstrare poziției câștigate în piața de profil.