Apariția și extinderea COVID-19 a afectat viața oamenilor din întreaga lume. Restricțiile de călătorie și noile reguli privind adunările publice mari au schimbat rutina zilnică a milioane de oameni. 

Lily Zheng, angajată Microsoft care locuiește și lucrează în Shanghai, a scris o scrisoare către clienții regionali despre cum ea și echipa ei au învățat să lucreze de la distanță în timpul pandemiei. Scrisoarea ei a inspirat Microsoft să pună la dispoziție Microsoft Teams gratuit pentru persoanele care lucrează de la distanță în aceste vremuri provocatoare. Găsiți mai jos scrisoarea ca punct de inspirație față de lucrul la distanță în aceste vremuri dificile. 

„Dragi clienți, 

Deoarece focarul COVID-19 continuă să afecteze milioane de oameni aici în China, lucrul de la distanță a luat o amploare fără precedent. Este ca și cum fiecare școală, spital și companie din China ar fi acum o organizație distribuită – chiar dacă doar temporar. Există multe motive pentru care lucrul de la distanță ar putea deveni brusc necesar, de la focare de virus precum COVID-19 la urgențe meteo neașteptate. De aceeea, vreau să împărtășesc trei lecții pe care le-am învățat în ultimele săptămâni, precum și trei lecții pe care le-am cules de la clienții noștri, pe măsură ce aceștia se adaptează lucrului la distanță.

Ca mulți dintre voi, am început să aud despre virus în ianuarie, în mare parte pe social media. Dar nu mi-am dat seama cât de grav ar putea fi decât înainte de Anul Nou Chinezesc. Atunci, din cauza aglomerației din timpul Festivalului de primăvară, numărul persoanelor afectate a început să crească rapid. Pe 23 ianuarie, guvernul a izolat provincia Hubei pentru a reduce răspândirea virusului. A doua zi, de Revelion, familia mea plănuise să meargă să vadă un film. Când am aflat din presă că cinematografele din oraș au fost închise, am înțeles cu adevărat gravitatea situației. Două zile mai târziu, guvernul a anunțat anulări fără precedent ale evenimentelor de la Festivalul de primăvară și am anulat o vacanță de familie planificată cu mult timp înainte. Copiii au fost dezamăgiți, dar sănătatea și siguranța noastră erau pe primul loc.

Deci, ce spun când oamenii întreabă cum este să lucrezi acum în China? Ei bine, lucrul de la distanță a eliminat timpul pe care îl petreceam pentru a face naveta și, cu siguranță, nu ne mai facem griji ce haine să purtăm. Iar cu multe restaurante închise, ne punem la punct abilitățile de gătit. Dar situația legată de copii, care nu pot merge la școală – la fel, și bonele blocate la domiciliu – poate fi o provocare să rămâi productiv. 

Ce am învățat din munca de la distanță

Deși echipa noastră de aici este obișnuită să lucreze de la distanță, ultimele săptămâni au arătat ce înseamnă cu adevărat o muncă la distanță sustenabilă și de succes. Iată primele mele trei lecții învățate.

 

  • Ai grijă de tine.

 

Munca de la distanță înseamnă protejarea sănătății noastre fizice prin minimizarea contactului cu virusul. Toată lumea înțelege acest lucru. Mai puțin evident este faptul că a lucra acolo unde trăiești poate crea un anume stres. Să faci exerciții fizice, să mănânci bine și să te bucuri de timpul petrecut departe de ecrane, este esențial pentru menținerea bunăstării mentale în timp ce lucrezi de acasă. 

 

  • Nu renunța.

 

Poate fi tentant să amâni lucruri în timp ce lucrezi de la distanță. Dar echipele de succes care lucrează de la distanță găsesc modalități de a face aproape totul online. Dacă ați programat întâlniri cu cineva, păstrați-le. Dacă ați planificat întruniri mari, țineți-le. Dacă sunteți gata să susțineți o prezentare, inițiați apelul video. 

 

  • Sprijină-ți colegii de echipă.

 

Am aflat din această experiență și că sprijinirea celorlalți este cel mai bun mod de a rămâne pozitiv și plin de energie. Folosim instrumentele online nu numai pentru muncă, ci și pentru a rămâne conectați cu familia și pentru a păstra relațiile între noi pe parcursul zilei. Încurajarea reciprocă nu este bună doar pentru a menține moralul ridicat, ci și pentru a menține echipa unită atunci când lucrăm separat.

Ce am învățat de la clienți

În câteva săptămâni, am văzut clienți din China transformând cu adevărat modul în care lucrează. Iată trei lucruri pe care le-am învățat de la clienți pentru a avea o organizație de succes.

 

  • Deschide imediat liniile de comunicare.

 

Când angajații lucrează de la distanță, este mai important ca niciodată ca toată lumea să rămână informată. Unul dintre clienții noștri, o mare companie de asigurări din Asia, a început să transmită mesaje video angajaților pentru a se asigura că toată lumea a avut acces la cele mai recente informații. În condițiile în care toată lumea încearcă să echilibreze lucrul de acasă cu îngrijirea copiilor și alte provocări, videoclipurile înregistrate le oferă oamenilor posibilitatea de a rămâne informați atunci când nu se pot întâlni.

 

  • Nu te opri.

 

Deși poate fi tentantă amânarea planurilor până când toată lumea se poate întâlni, companiile de aici găsesc modalități de a nu opri mersul lucrurilor. Cu încurajarea guvernului, multe școli au reușit să-și înceapă cursurile la timp, mutând totul online. Și-au susținut elevii creând programe clare, găzduind evenimente pentru ridicarea moralului cum ar fi provocările de gătit și comunicarea cu atenție a temelor și altor informații, astfel încât studenții să nu fie copleșiți. 

 

  • Chiar și întâlnirile mari pot fi mutate online.

 

Mulți dintre noi suntem obișnuiți cu apeluri rapide sau conversații video cu colegii, dar și întâlnirile mari și formale pot fi organizate cu succes online. Cu atât de mulți angajați care optează pentru a lucra de la distanță, spitalele de aici și-au întrunit personalul de la distanță. Un spital din Dalian, de exemplu, a organizat întâlniri de personal prin Teams. Cheile reuniunilor online de succes includ stabilirea unei agende clare, practicarea incluziunii prin rezolvarea oricăror probleme audio la începutul reuniunii și luarea de notițe clare pentru a fi trimise ulterior. Dacă organizația o permite, întâlnirile se pot înregistra pentru cei care nu pot participa.

Atât eu cât și mulți oameni din întreaga lume nu ne-am imaginat că vom începe anul astfel. Dar am învățat multe. Și Teams a fost un instrument incredibil de puternic, care ne-a ajutat să ne descurcăm. Mulți oameni nu știu asta, dar Teams este deja disponibil gratuit. Puteți merge aici pentru a afla mai multe. Dar indiferent de instrumentele pe care alegeți să le utilizați, sper că aceste sfaturi vă vor fi de folos. Vă doresc tot binele vouă și familiilor voastre!

Lily Zheng

Director, Microsoft China”