O zi are 24 de ore. Un an, 8.760 de ore. Cele mai multe ore le risipim în activităţile cele mai mărunte. Managementul timpului ne ajută să inversăm acest raport.
Englezii, pragmatici, spun că buna folosire a timpului înseamnă câştig. „Time is money!”. Zicala a devenit deviza oamenilor de afaceri. Dar nu numai. „La cursurile de Time Management vin tot mai mulţi tineri, ne spune Ciprian Teleman, trainer la compania TMI. Am observat chiar o relaţie între piaţa creditelor şi afluxul cursanţilor la cursul nostru. Oamenii îşi doresc creşterea eficienţei personale. Presiunea nu vine dinspre angajatori. Dacă salariaţii sunt plătiţi corespunzător rezultatelor obţinute, ei caută să-şi eficientizeze timpul pentru a câştiga mai mult.”
De ce îşi doresc oamenii creşterea performanţelor profesionale? Pentru a „cumpăra” mai mult timp de calitate. Adică o vacanţă de neuitat, o casă confortabilă pentru toată familia, o maşină rapidă şi sigură pentru a călători… Lista este inepuizabilă. Nu putem avea tot ce ne dorim pentru că, spunem greşit, nu avem bani. De fapt, nu avem timp pentru a face banii aceia. Mai exact, nu ne stabilim valorile fundamentale şi drumul pe care vrem să mergem în viaţă pentru a ne atinge obiectivele. „Din observaţiile mele, sunt puţini oamenii care au obiective clare şi planuri precis stabilite”, declară Teleman.
Mulţi învaţă din greşeli, dar după ce au irosit o bună parte din „mosorul” de aţă hărăzit de soartă. Puţini merg la cursuri de specialitate. „Am constatat că, pentru a controla haosul de probleme şi sarcini care mă izbesc din toate părţile, trebuie să mă organizez. La cursul de Time Management am învăţat cum să analizez ce este cu adevărat important pentru mine şi mi-am prioritizat activităţile în funcţie de aceste lucruri. Eu sunt singurul care am control asupra timpului meu”, afirmă Mihai Arghire, manager clienţi mari, la Gipo.
Birouri care au clanţe numai în interior
Poţi face o mie de analize foarte bune şi tot degeaba, spun cei care se confruntă cu „hoţii de timp”. Amalia Popescu, manager finanţe şi administraţie la Air Liquide România primeşte 40 de e-mailuri zilnic, telefoanele (fix şi mobil) sună încontinuu, la fel şi cererile adresate direct, urgenţele care apar inevitabil. Cum se descurcă? „Amân, rezolv pe loc sau deleg. Rareori pot refuza solicitări.” Ce faci însă dacă „hoţii” sunt chiar şefii? „Introduci proceduri, structuri de comunicare… Planificarea se mai schimbă însă, tot din cauza solicitărilor noi venite de la superiori. Prea mulţi şefi (unul aici, mai mulţi în afară, la grup) şi toţi sunt prioritari.”
Directorul sucursalei din Ploieşti a OTP Bank, Cătălin Simion, consideră că a descoperit o metodă foarte bună împotriva „hoţilor de timp” şi a dorit să ne-o împărtăşească. „Pentru operaţiuni care nu sunt obligatoriu de avizat, documente de semnat, am stabilit o oră, de la 14 la 15. De asemenea, am stabilit un interval de o oră în care nu sunt disponibil pentru nimeni, în care să rezolv solicitările primite pe e-mail. Am învăţat că dacă nu sunt o oră în bancă, nu explodează nimic şi nimeni. Termene-limită nu am, deoarece în ziua în care am primit un obiectiv de rezolvat, acesta nu rămâne nerezolvat. Dacă apare o urgenţă, adică nu suportă amânare, o rezolv personal sau deleg sarcina respectivă.” Simplu, nu!? Cu o condiţie: şi organizaţia să pună preţ pe eficientizarea timpului. Tot Cătălin Simion ne spune cum s-a făcut acest lucru la OTP Bank, unde, chiar din prima zi de lucru, a observat un respect deosebit pentru timpul de lucru al colegilor. „În primul rând, nu se dau termene-limită care să pună angajaţii în situaţii de criză. Un alt exemplu grăitor în acest sens ar fi şi faptul că uşile sunt cu acces doar din interior (fără clanţă pe exterior), lucru deranjant uneori, dar foarte eficient în ideea combaterii «hoţilor de timp».”
Ciprian Teleman ne asigură însă că astfel de companii sunt foarte puţine în România. „Din observaţiile mele, încărcătura sarcinilor pe angajat acoperă 60% din timpul oficial de lucru. Când ai timp suficient, eşti mai neglijent. Mai duci la serviciu din problemele personale, mai iei acasă sarcini profesionale.” Puţini sunt cei care recunosc că stau peste program pentru că şi-au petrecut momente din viaţa personală la serviciu, că s-au întins la o cafea, ţigară sau vorbă cu colegii. Sau că şi-au mâncat timpul începând cu lucrurile multe şi mărunte, lăsând la urmă ceea ce este mai important.
…Şi profitul creşte cu 5%-22%
Consultanţii în managementul timpului spun că ziua de lucru trebuie să înceapă cu activităţile importante şi complexe, astfel încât, dacă se termină programul, să poţi spune că ai făcut o treabă care a acoperit 80% din volumul agendei stabilite. Lucrurile multe şi mărunte, care ne fură cel mai mult timp, reprezintă, ca valoare, doar 20% din agenda zilnică.
Şefii încearcă să gestioneze timpul cât mai eficient, delegând sarcinile. Este un sistem foarte apreciat în organizaţiile moderne. Dar nu şi înţeles cum trebuie. „Este uşor pentru manageri să delege, fără să se întrebe peste ce se suprapun sarcinile pe care le dau subalternilor. Aceasta este capcana falsei delegări, explică Teleman. Delegarea trebuie să ducă la dezvoltarea oamenilor, nu la împovărarea lor.” Pentru a nu cădea în astfel de capcane, o soluţie simplă poate fi comunicarea dintre angajaţi şi şefii lor. Dar nu întotdeauna suficientă.
Sunt multe alte tehnici pentru eficientizarea timpului. În decursul anilor, s-au pus la punct sisteme de instruire care au generat rezultate măsurabile în companii. Un studiu efectuat de TMI, timp de zece ani asupra a peste 1.000 de companii care au participat la cursurile de Time Management, arată o creştere a profitului anual cu 5-14% în industrie şi cu 8-22% în servicii.
Numai ţinând cont de câteva sfaturi minime de eficientizare a timpului, fiecare angajat poate câştiga o oră pe zi la serviciu. La un salariu de o mie de dolari pe lună, câştigul astfel obţinut înseamnă 2.000 de euro pe an, dacă firma are un sistem de organizare şi recompensare bine pus la punct. Ceea ce înseamnă că profitul companiei va fi şi mai mare!
«Misiunea mea este să îmi omor timpul, a lui – să mă omoare pe mine. Ne înţelegem bine, ca între asasini.»
Emil Cioran
Reguli de aur în planificarea zilei de lucru
• Rezolvă sarcini complexe în perioada cu cel mai bun randament.
• Nu amâna lucruri importante, dar neplăcute.
• Elimină tot ce nu este important.
• Pauze când, oricum, nu ai fi dat un randament bun.
• Stabileşte intervale când să nu fii deranjat.
• Oferă-ţi recompense la îndeplinirea unei sarcini.
• Fă lucruri ce aduc bucurie, ţie şi celor din jur.
• Când începi ceva, termină
• Echilibrează sarcinile cu activităţi recreative.
• Grupează sarcinile de acelaşi fel.
Sursa: TMI
Managementul timpului în opt paşi
Pentru a avea controlul asupra timpului tău trebuie să decizi cu maximă claritate:
A. Ce obiective trebuie atinse
B. Care este termenul-limită pentru finalizarea obiectivelor stabilite
Decizii-cheie
1. Stabileşte ce este important pentru tine / care sunt valorile tale fundamentale.
2. Stabileşte ţelurile şi obiectivele, pe termen lung, mediu şi scurt.
3. Grupează obiectivele în funcţie de prioritatea/importanţa lor.
4. Listează activităţile necesare atingerii obiectivelor.
5. Stabileşte prioritatea activităţilor.
6. Programează activităţile.
7. Stabileşte termene-limită la toate activităţile. Respectă-le!
8. Acţionează potrivit programului stabilit.
Sfatul consultantului
Ciprian Teleman, trainer TMI
În lipsa scopurilor, oamenii devin ocupaţi!
“Atâta timp cât există un echilibru între dorinţele personale şi locul în care poţi să-ţi concentrezi efortul pentru a ţi le îndeplini, lucrurile merg bine. Oamenii vor dori să se eficientizeze pentru că au ceva de făcut cu timpul lor.
Timp de calitate înseamnă crearea legăturii între scopurile organizaţiei şi ale angajaţilor. În lipsa scopurilor, oamenii devin ocupaţi. Totul va părea importat, urgent… şi 80% din timpul de lucru se va consuma pe rezolvarea a 20% din sarcini.
Un program de Time Management se face cel mai uşor în companiile care au o viziune clară unde vor să ajungă. Dacă oamenii înţeleg şi-şi asumă această viziune, este uşor să organizezi apoi activitatea şi să obţii rezultatele stabilite.”
Scrisoare deschisă adresată hoţilor de timp
Mirela Pirtea, cursant la TMI
De o lună, de când s-a schimbat poziţia mea în companie, lucrez şi zece ore pe zi, din cauză că sarcinile sunt total diferite. Dar cei mai mari mâncători de timp sunt unii colegi care abordează superficial problemele care, din punctul lor de vedere, sunt neimportante. În momentul de faţă, verificarea şi returnarea unor documente care au fost incorect întocmite mănâncă o foarte mare parte a timpului. Pentru a rezolva cu „hoţii de timp”, am început o centralizare a problemelor care apar frecvent şi, cu acordul şefului meu, voi trimite colegilor un mesaj în care să le explic de ce este important să eliminăm aceste scăpări care, adunate de la cei aproape 100 de oameni cu care lucrez, duc la un timp pierdut impresionant.
Pentru a nu lăsa muntele de sarcini să mă apese, îmi place să-mi programez în seara dinainte activitatea de a doua zi, chiar dacă nu întotdeauna reuşesc să îndeplinesc tot ce mi-am propus, din cauza problemelor neprevăzute care apar.
În actuala firmă m-am bucurat de şefi care ştiu să stabilească termene obiective, iar în caz contrar, în urma prezentării unor argumente solide, am reuşit modificarea lor pentru a fi realiste. Am lucrat însă şi în companii în care lucrurile se făceau „pompieristic” şi era dificil să înţeleg ce trebuie să fac, pentru că sarcinile erau trasate neclar sau ilogic. Aşa că am schimbat de fiecare dată locul, când am simţit că merg la serviciu cu stomacul strâns.
Planificarea activităţilor după priorităţi
Bogdan Ranja, Manager operatii si dezvoltare, Euro Mini Storage România
Ca să îmi stabilesc mai bine priorităţile, am ajuns să-mi fac o listă cu activităţile curente care-mi vin în minte şi încerc să le împart pe trei categorii:
A: activităţi foarte importante, care trebuie făcute şi nu pot fi amânate.
B: activităţi mai puţin importante, care ar trebui făcute, dar care pot fi amânate, măcar o dată
C: activităţi puţin importante (sarcini de rutină, cumpărături, convorbiri telefonice, activităţi administrative), dintre care unele pot fi şi delegate.
Apoi încerc o echilibrare a acestor activităţi în cadrul unei zile:
• trei activităţi A pe zi (maximum patru ore);
• trei activităţi B pe zi (aproximativ trei ore);
• trei activităţi C pe zi (maximum o oră).
Bineînţeles, în funcţie de termenul-limită.
Povestea timpului spusă de un copil
Mihai Arghire, Manager clienti mari, Gipo
Un copil îşi întrerupe tatăl care avea de terminat un raport pentru a doua zi: „Tată, câţi bani câştigi într-o oră?”. Acesta răspunde: „60 de dolari”. „Îmi poţi da şi mie 30?” „Asta vrei tu de la mine, în puţinele momente în care stăm de vorbă? Ar trebui să-ţi fie ruşine!”
A doua zi mai calm, meditând asupra celor întâmplate, tatăl îşi cheamă fiul şi îi spune: „Te rog să mă ierţi pentru că am ţipat la tine, eram foarte obosit şi aveam de terminat un raport pentru serviciu. Uite, am să-ţi dau banii pe care mi i-ai cerut. Dar la ce îţi trebuie?” „Păi, am strâns 30 de dolari şi m-am gândit că dacă îmi mai dai tu 30, aş putea să cumpăr o oră din viaţa ta.”
Povestea m-a făcut să mă gândesc dacă, nu cumva, sunt pe urmele acelui tată. După un scurt calcul al orelor petrecute la serviciu, cu tot cu drum, al orelor dedicate în weekend celui de-al doilea job şi adăugând faptul ca sunt şi student la zi la facultatea de finanţe-bănci, am realizat că 85% din timpul meu activ este dedicat muncii.
Atunci mi-am pus problema dacă nu cumva pot câştiga timp prinzând „hoţii” care îmi fură din puţinul timp rămas. Răspunsul a venit când am realizat câte sarcini neimportante pentru mine preluam, fără să îmi dau seama că urgenţa lor este doar una de suprafaţă sau că ele nu ar trebui să mă intereseze. De la întrebările colegilor, care apelau la mine din comoditate, până la false urgenţe de mari dimensiuni ale persoanelor cu care interacţionez la serviciu, pe care le acceptam pur şi simplu…Ăştia erau hoţii mei de timp, care îmi diminuau eficienta cu cel puţin 20%.
