atat, document justificativ, asa cum este el definit prin HG nr. 831/1997, pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora, si, in consecinta, nu a putut fi folosit pentru deducerea fiscala a cheltuielilor sau a taxei pe valoarea adaugata (cu exceptiile permise de legea fiscala). Desi emiterea bonurilor fiscale este strict reglementata – la fel ca in cazul facturilor fiscale – nu s-a considerat oportun sa se puna semnul egal intre cele doua tipuri de documente, la fel de „fiscale” amandoua. Codul fiscal perpetueaza o practica dubioasa, care permite introducerea bonurilor fiscale in circuitul contabil pe usa din dos, doar pentru a putea justifica anumite operatiuni fiscale. Astfel, pentru deducerea TVA, sunt acceptate – pe langa documentele prevazute de HG nr. 831/1997 – si bonurile fiscale pentru carburantii auto. De ce doar bonurile pentru carburanti si nu si celelalte bonuri? Prejudiciile sunt importante pentru cei care fac in mod frecvent achizitii din magazine. Sa ne gandim numai la firmele care au angajati ce fac deplasari frecvente in interes de serviciu si care, de regula, prezinta spre decontare bonuri fiscale. Sigur, legea obliga vanzatorul sa elibereze la cerere factura fiscala, dar hai sa fim seriosi: de cate ori se intampla acest lucru? O astfel de prevedere legala nu a facut decat sa amplifice conflictul dintre contabili si restul lumii – primii preocupati sa obtina doar documente legale, iar ceilalti, dornici de a scapa de teroarea hartiilor de tot felul.
Cerneala este principala piedica
Printre altele, s-a vehiculat si ideea ca motivul pentru care bonurile fiscale nu au acelasi regim cu facturile fiscale este acela ca ele nu-si pastreaza lizibilitatea pe perioada de arhivare prevazuta de lege (zece ani). Ceea ce este adevarat in multe cazuri. Ce-ar trebui sa intelegem noi din asta? Ca asa e dat de soarta, ca bonurile sa nu fie lizibile? Sau ca trebuie, pentru 20.000 de lei, sa ne luptam cu vanzatorii pentru a obtine o bucata de hartie pe care scrie factura fiscala?Daca aceasta este cu adevarat problema, nu ar fi oare mai simplu ca bonurile fiscale sa indeplineasca aceleasi conditii privind lizibilitatea ca si celelalte documente justificative?OUG nr. 28/1999 precizeaza: „Agentii economici care utilizeaza aparate de marcat electronice fiscale sunt obligati sa foloseasca numai consumabile furnizate de catre distribuitorii autorizati, care asigura mentinerea lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare prevazuta.”Conform aceleiasi ordonante, obligatia arhivarii intervine pentru rola jurnal (care contine copiile bonurilor fiscale emise) si raportul fiscal de inchidere zilnica (raportul Z). Perioada de arhivare pentru rola jurnal este de doi ani de la data incheierii exercitiului financiar in care a fost intocmita, iar pentru raportul Z de zece ani. Ce se intampla in realitate? Atunci cand bonurile si raportul Z se tiparesc in conditii identice (folosind aceleasi consumabile si aceeasi imprimanta), bonurile fiscale pot fi arhivate timp de zece ani deoarece indeplinesc conditiile de arhivare valabile pentru raportul Z. Este posibil insa (cel putin teoretic) sa se utilizeze consumabile de calitati diferite pentru imprimarea rolei jurnal si pentru raportul Z. In acest caz, lizibilitatea bonurilor este garantata doar pentru doi ani. Legiuitorul nu pare dornic sa prelungeasca la zece ani durata de arhivare a bonurilor fiscale. De ce nu? Probabil, datorita costurilor suplimentare pe care utilizatorii caselor de marcat ar trebui sa le suporte daca ar fi obligati sa foloseasca numai consumabile care sa permita arhivarea timp de zece ani. Ceea ce ne face sa ne intoarcem de unde am plecat. Legea a decis: cumparatorii vor fi, in continuare, cei care vor suporta pierderile. E adevarat, o parte dintre ei. Probabil ca, in viziunea legiuitorului, nici nu sunt atat de multi si nici atat de importanti pentru a fi bagati in seama.
trei Intrebari
1. Care sunt factorii ce influenteaza lizibilitatea in timp a bonurilor fiscale? Problema pierderii lizibilitatii in timp a bonurilor fiscale se pune in cazul bonurilor tiparite cu imprimante termice pe hartie termica. Hartia termica sufera un proces de deteriorare in timp, mai ales sub actiunea factorilor de mediu: temperatura, umiditate, luminozitate. Scrisul paleste, devenind ilizibil.
2. Pentru tiparirea bonurilor se foloseste un alt tip de hartie/cerneala/imprimanta decat cele folosite pentru tiparirea raportului Z?
Rapoartele Z se tiparesc pe aceeasi hartie ca si bonurile. De fapt, raportul Z este un bon fiscal cu un format special, care se stocheaza in memoria permanenta a echipamentului fiscal.
3. Care ar fi solutia tehnica pentru a asigura lizibilitatea bonurilor fiscale in timp (zece ani)?Solutia radicala ar fi utilizarea imprimantelor matriceale pentru tiparirea bonurilor fiscale. In acest caz nu se pune problema deteriorarii in timp a imaginii. Solutiile bazate pe imprimante termice reprezinta insa o tendinta moderna pe piata POS-urilor si prezinta diverse avantaje: sunt rapide, silentioase, necesita mentenanta redusa, permit tiparirea de imagini si coduri de bare, facilitati solicitate si exploatate de aplicatiile moderne de retail. Solutia de compromis ar fi utilizarea unor consumabile de calitate superioara, garantate de producator pentru o perioada de cel putin zece ani. Exista modalitati speciale de tratare a hartiei termice, prin adaugarea unor straturi protectoare suplimentare, astfel incat durata sa de viata se prelungeste.
Raspunsurile au fost acordate de catre Diana Maierean – inginer IT, consultant GFS Communications.
