Începând cu data de 01.07.2024, toate asociațiile de proprietari, inclusiv cele care nu emit facturi, vor fi obligate să utilizeze sistemul RO e-Factura. Va fi necesar acest pas pentru a descărca facturile de la furnizori. Administratorii de bloc, în calitatea lor oficială, sunt obligați să dețină semnătura electronică.
Ionela Văcuță, expert contabil, a detaliat că primul pas pentru o asociație este să obțină semnătura electronică și certificatul corespunzător. Acest lucru se poate realiza la nivelul asociației. Aici este împuternicită o persoană, de obicei administratorul sau firma de administrare, respectiv persoana care deține atestatul.
Pașii de urmat în cazul unei societăți care administrează mai multe asociații
În cazul unei societăți care administrează mai multe asociații, este recomandabil să se obțină o singură semnătură. După aceasta, se instalează pe un calculator și se accesează spațiul virtual și platforma e-Factura. Conform informațiilor oferite, se selectează CUI-ul și se accesează spațiul virtual al fiecărei asociații.
Ionela Văcuță a arătat că, în cazul unei firme, aceasta suportă costurile pentru obținerea semnăturii electronice. Ulterior, ele sunt decontate de către asociație.
Documentele necesare după ce se obține semnătura electronică
Odată ce asociația de proprietari are semnătura electronică, își creează spațiul virtual pe site-ul ANAF. Se vor atașa următoarele documente:
- împuternicirea de la asociația de proprietari,
- certificatul persoanei care deține semnătura electronică
- procesul verbal care atestă alegerea președintelui asociației de proprietari.
Persoana care deține dreptul de semnătură electronică trebuie să aibă și o adresă de e-mail. Pe mail se va primi notificarea că are acces la spațiul virtual, unde va efectua toate operațiunile necesare, inclusiv încărcarea și descărcarea facturilor emise de furnizori.
„Când are facturi de emis le încarcă acolo şi tot aici descarcă facturile emise de furnizori. De exemplu, ENGIE a transmis asociaţiilor de proprietari că de la 1 iulie va emite doar facturi prin e-factura. La acest moment CAO, Termo emit în paralel facturi, fizic, dar şi în e-factura. Mulţi se sperie, dar nu este greu”, a explicat Ionela Văcuţă, expert contabil.
Ghidul pentru utilizarea sistemului național de facturare electronică
Iată un rezumat al pașilor esențiali din Ghidul pentru utilizarea sistemului național de facturare electronică, postat pe site-ul ANAF:
- Achiziționarea semnăturii electronice și a certificatului digital. Primul pas este să achiziționați semnătura electronică și certificatul digital de la unul dintre furnizorii agreați. Fiecare furnizor are propriile instrucțiuni pentru achiziționarea certificatului și verificarea cumpărătorului prin video, precum și documentele necesare pentru activarea acestuia.
- Instalarea certificatului și completarea documentului de confirmare. După instalarea certificatului pe calculator, completați documentul de confirmare solicitat de ANAF pentru crearea contului SPV. Acest document trebuie completat în partea de sus. El trebuie semnat cu certificatul instalat și trimis sau uploadat la furnizorul de certificate pentru contra-semnare.
- Încărcarea documentului de confirmare și completarea informațiilor pe pagina ANAF. După primirea documentului de confirmare semnat de persoana cu semnătura electronică și de furnizorul de certificate, încărcați-l în câmpul corespunzător de pe pagina ANAF. Completați toate câmpurile necesare. În câmpul pentru încărcarea documentelor justificative, includeți o arhivă zip. Ea va conține copia scanată a CI-ului solicitantului și dovada scanată de reprezentare legală.
- Confirmarea creării contului SPV și autentificarea în SPV. După transmiterea documentelor, veți primi confirmarea pe email că v-a fost creat contul SPV. Persoana cu semnătura electronică se va putea autentifica în SPV de pe site-ul ANAF. Se va utiliza secțiunea „Autentificare certificat”.
Asociația de proprietari poate emite două tipuri de facturi
Pentru asociațiile de proprietari care emit facturi și nu folosesc un program de contabilitate, este recomandat să achiziționeze un soft de facturare. Acesta trebuie să permită generarea xml-urilor pentru transmiterea la ANAF. Un alt mod este de a se utiliza aplicația web pusă la dispoziție de ANAF.
Asociația de proprietari poate emite două tipuri de facturi distincte:
- Facturi pentru costurile de întreținere, incluzând fonduri sau penalizări, emise către proprietari.
- Facturi pentru activități economice. Este cazul chiriilor pentru spații, taxele pentru publicitate pe bannere, sau contravaloarea găzduirii antenelor de telefonie.
