Fiecare societate trebuie să înregistreze toate activele de natura mijloacelor fixe, prin întocmirea unui proces verbal de recepţie şi a unei fişe a mijlocului fix, care va sta la baza calculului cheltuielii cu amortizarea. Cum vi se pare paragraful anterior? Sună a limbă de lemn, utilizată de „contabilii“ care nu au altă treabă decât să ceară tot felul de hârtii şi informaţii restului organizaţiei, fără să ofere nimic în schimb? Sau poate chiar dumneavoa
Fiecare societate trebuie să înregistreze toate activele de natura mijloacelor fixe, prin întocmirea unui proces verbal de recepţie şi a unei fişe a mijlocului fix, care va sta la baza calculului cheltuielii cu amortizarea.
Cum vi se pare paragraful anterior? Sună a limbă de lemn, utilizată de „contabilii“ care nu au altă treabă decât să ceară tot felul de hârtii şi informaţii restului organizaţiei, fără să ofere nimic în schimb? Sau poate chiar dumneavoastră sunteţi „contabilul“ care luptă cu morile de vânt, încercând să ţină sub control registrul mijloacelor fixe, cei „din producţie“ pretextând (de multe ori pe bună dreptate!) că au lucruri mai bune de făcut decât documente de recepţie pentru mijloace fixe sau un inventar de calitate?
Rândurile ce urmează se adresează ambelor parţi ale „baricadei“, încercând să aducă puţină lumină asupra utilităţii registrului mijloacelor fixe şi importanţei corectitudinii acestuia.
Nu există nicio prevedere legală care să ceară în mod expres întocmirea şi întreţinerea unui registru al mijloacelor fixe. Documentul care stă la baza calculului şi deductibilităţii fiscale a amortizării este fişa mijlocului fix. Atunci de ce trebuie să consumăm resurse şi timp pentru întreţinerea acestui registru?
Practica a dovedit că exerciţiul de calcul al amortizării, ca să nu mai vorbim de alte raportări specifice, este practic imposibil de realizat în absenţa unui astfel de registru. De altfel, toţi producătorii de aplicaţii contabile au inclus în pachetele lor facilităţi pentru întocmirea registrului, mergând până la dezvoltarea de module specializate, cu resurse sofisticate de calcul şi raportare.
Detaliind puţin componenta de gestiune a mijloacelor fixe, câţi nu v-aţi confruntat cu problema identificării în teren a activelor înregistrate în registrul mijloacelor fixe? Şi de aici, cât de complicat a fost să faceţi un inventar corect al acestor active? Cu toţii, atât contabili, cât şi utilizatori sau gestionari ai mijloacelor fixe, v-aţi fi dorit în acele momente ca registrul să va ajute!
Raportări contabile şi fiscale
În multe cazuri, în special în companiile multinaţionale sau listate pe bursă, calculul valorii nete a imobilizărilor şi al cheltuielii cu amortizarea se face sub mai multe standarde de contabilitate (de exemplu, conform Standardelor Internaţionale de Raportare Financiară – „IFRS“ şi/sau Practicilor contabile general acceptate în SUA – „US GAAP“), ori utilizând două seturi de durate de viaţă economică: cele recomandate de legislaţia locală şi cele stabilite de managementul societăţii ca având relevanţă economică. O situaţie deosebită poate fi când sunteţi puşi în situaţia de a calcula cheltuiala cu amortizarea mijlocelor fixe pe componente individuale, conform cerinţelor Standardului internaţional de contabilitate nr. 16 – Mijloace fixe („IAS 16“). Acesta cere calculul cheltuielii cu amortizarea pe componente individuale care, conform standardelor tehnice, au durate de viaţă diferite de cea a mijlocului fix de bază (de exemplu, anumite componente majore ale unei aeronave trebuie înlocuite înainte ca durata de viaţă a fuselajului să expire).
Raportări de management şi gestiune
Pentru a putea realiza raportări relevante pentru uzul managementului, este foarte importantă înregistrarea mijloacelor fixe de natură similară la un nivel consistent de granularitate în cadrul registrului, cu acelaşi nivel de detaliu, indiferent de data istorică a punerii în funcţiune. Spre exemplu, dacă se decide înregistrarea unui tip de instalaţie într-o anumită structură pe componente, următoarea instalaţie de aceeaşi natură trebuie înregistrată la acelaşi nivel de granularitate. Acest lucru este cu atât mai important pentru companii mari, cu un număr mare de active similare ca natură – de exemplu companiile de telecomunicaţii sau cele de utilităţi.
Nivelul de granularitate trebuie decis în funcţie de necesităţile de raportare. Dacă, spre exemplu, este necesară calcularea cheltuielii cu amortizarea pe componente, fie din raţiuni contabile – cerinţele IAS 16 – fie în vederea alocării cheltuielii cu amortizarea pe produse sau servicii, în măsura în care varii componente ale activului contribuie în proporţii diferite la producerea sau furnizarea acestora, nivelul de granularitate trebuie să îndeplinească cel puţin aceste cerinţe. La stabilirea nivelului de granularitate trebuie avut însă în vedere faptul că întreţinerea unui registru de mijloace fixe cu o structură foarte (prea?) detaliată necesită un efort deosebit!
De mare utilitate pentru management, dar şi pentru îndeplinirea variilor cerinţe de raportare, în special ale autorităţilor de reglementare (acolo unde există, în telecomunicaţii sau energie, spre exemplu), este şi înregistrarea codurilor operaţionale individuale ale mijloacelor fixe şi a codurilor de locaţie geografică, pentru a permite legătura cu alte sisteme operaţionale de management al activelor (de exemplu, baze de date cuprinzând detalii tehnice şi operaţionale ale activelor). În acest fel se va putea face o legătura clară între setul de parametri tehnici şi operaţionali înregistraţi în sistemele operaţionale şi datele financiare. Va fi facilitată şi inventarierea fizică.
Cum vă poate ajuta mai mult registrul de mijloace fixe? Raspunsul, pe scurt, poate fi reconstrucţia registrului mijloacelor fixe. Implică mult efort şi, foarte important, o colaborare perfectă între departamentul financiar şi cele operaţionale.
Avertisment
La stabilirea nivelului de granularitate, trebuie avut în vedere faptul că întreţinerea unui registru de mijloace fixe cu o structură foarte (prea?) detaliată necesită un efort deosebit!
Cerinte de raportare
• raportări contabile şi fiscale:
-calculul valorii nete a imobilizărilor, precum şi al cheltuielii cu amortizarea;
-calculul cheltuielii cu amortizarea deductibilă fiscal;
• raportări de management şi gestiune:
-înregistrarea informaţiilor referitoare la gestionarul şi locaţia geografică şi/sau administrativă;
-înregistrarea codurilor operaţionale individuale ale mijloacelor fixe, care să permită legatura cu alte sisteme operaţionale de management al activelor;
• raportări către autorităţile de reglementare (raportarea valorii anumitor active pe tipuri şi locaţii geografice);
• raportări către autorităţile locale (raportarea valorii pe consilii locale, pentru mijloacele fixe supuse impozitelor locale).
Reconstructia registrului
• reconstrucţia întregii populaţii de active, pornind de la evidenţele operaţionale – validate în prealabil în teren;
• reconstrucţia valorilor contabile, prin:
-redistribuirea celor existente, caz în care putem prezerva valoarea netă totală;
-reconstituirea costurilor istorice pornind de la documentele de achiziţie;
-reevaluarea activelor, pornind de la populaţia reconstruită şi datele tehnice şi operaţionale existente sau colectate.
Gabriel Mustea, Director Departament Consultanta în afaceri PwC