Stimata doamna vicepresedinte, va rugam sa ne prezentati pe surt firma Policolor. Policolor este o societate pe actiuni cu capital integral privat, cotata la Bursa de Valori intre primele zece firme. In plus, detinem 51% din capitalul social al companiei chimice bulgare Orgachim.Producem pentru piata de larg consum lacuri si vopsele decorative; apoi lacuri si vopsele de uz industrial si speciale pentru sectorul constructiilor si pentru cel al fabricatiei de autovehicule. In afara de lacuri si vo
Stimata doamna vicepresedinte, va rugam sa ne prezentati pe surt firma Policolor.
Policolor este o societate pe actiuni cu capital integral privat, cotata la Bursa de Valori intre primele zece firme. In plus, detinem 51% din capitalul social al companiei chimice bulgare Orgachim.
Producem pentru piata de larg consum lacuri si vopsele decorative; apoi lacuri si vopsele de uz industrial si speciale pentru sectorul constructiilor si pentru cel al fabricatiei de autovehicule. In afara de lacuri si vopsele, Policolor mai produce cerneluri pentru industria tipografica, iar pentru uz industrial, suntem furnizori de rasini sintetice.
Care sunt aspectele critice de gestiune curenta in Policolor din punctul dvs. de vedere?
In primul rand, suntem o companie cu profil de productie chimica, iar productia trebuie urmarita ca gestiune. In plus, suntem organizati in 47 de centre de cost si 11 centre de profil, omoloagele a 11 business units. Problemele sunt insa putin mai stufoase.
Pana in 1998, evidentele contabile si de gestiune ale firmei erau tinute manual. Exista chiar un pachet software mai vechi, achizitionat de pe piata si constituit din cinci module complet separate. Cu acest pachet tineam, tot separat, evidenta clientilor, a furnizorilor, a stocurilor fizice si aveam un oarecare suport pentru planificarea productiei. Era departe insa de nevoile noastre.
Cum ati ales WizCount?
Am organizat o licitatie pentru implementarea unui sistem informatic integrat, iar cerintele impuse fur-nizorilor au fost foarte stricte. Evident, trebuiau acoperite, in primul rand, cerintele specifice legislatiei romanesti, iar programul trebuia sa furnizeze automat toate documentele cerute. In al doilea rand, era necesar sa fie asigurata evidenta fizica si valorica a stocurilor, corelat cu urmarirea in timp real a clientilor si furnizorilor. Se mai cerea asigurarea suportului de postcalcul, de raportare si consolidare a rezultatelor la nivel corporate pentru Policolor si Borgachim. In al treilea rand, sistemul trebuia sa furnizeze raportari atat in sistemul contabil romanesc, cat si in conformitate cu principiile GAAP si IAS, iar asta in multe valute.
Firma WizRom Software, care ne-a propus WizCount, a avut cateva puncte forte in oferta prezentata. Intai, un sistem foarte flexibil si o implementare foarte rapida, iar la nivelul utilizatorului final, o platforma usor de utilizat si de invatat. In al doilea rand, este un sistem deosebit de flexibil si permisiv la legislatia romaneasca. In urma implementarii WizCount, am rezolvat aproximativ 90% din cerintele formulate initial in conditii de pret absolut incredibile.
O componenta foarte importanta a ofertei WizRom a fost aceea ca si-au asumat riscurile si costurile suplimentare ale implementarii. Ca sa ma explic, in timpul utilizarii programului, deci dupa implementare, apar la nivelul utilizatorului neexperimentat o serie intreaga de greseli de utilizare inerente si care pot modifica esential partea de raportare. Erorile de acest fel inseamna costuri de implementare, iar WizRom si le-a asumat. In afara perioadei de implementare, firma furnizoare ne-a asigurat asistenta tehnica gratuita pentru un an. I-am chemat sambete si duminici la rand si au stat in Policolor de la 6 dimineata pana seara la orele 10, 11, pentru ca sa refacem tranzactii, sa corelam documente.
In ce fel WizCount asigura parghiile de gestiune curenta ale firmei?
Cum spuneam mai devreme, aspectele critice de gestiune pentru noi sunt costurile, si asta inseamna productie, stocurile si de ele legate evidentele de clienti si furnizori.
La nivelul gestiunii procesului de productie apare necesitatea determinarii unui cost plin sau cumulat de productie. Industria chimica are insa particularitatile ei. Intai, ciclurile de fabricatie sunt deosebit de rapide, de la una pana la cinci zile. Avem consumuri specifice de materii prime de ordinul miligramelor de reactivi, cu costuri foarte mari. De aici necesitatea de calcule rapide, de cicluri de fabricatie cu precizii ridicate. Determinarea costului direct sau cumulat al produsului in conditiile mentionate mai sus s-a realizat prin definirea si gestionarea de arbori de productie.
Acest lucru a fost posibil numai prin utilizarea WizCount, deoarece ne-a permis definirea pe baza retelelor de fabricatie a arborilor de productie. Tehnic vorbind, pe ramurile fiecarui arbore definit (ramurile reprezinta faze de productie) se determina costuri cumulate pe faza. Unele componente directe ale acestui cost pot fi definite (de ex: costurile cu materia prima si materialele), iar alte componente de costuri directe de productie trebuie alocate, (cum ar fi costurile cu forta de munca, cu utilitatile, cu amortizarile de mijloace fixe, cu reparatiile directe). Ganditi-va ca un produs are zece stadii cu zece alocari de costuri, iar pentru fiecare cost, alocarea se face prin alta cheie. Toate aceste lucruri se fac automat in WizCount. Ca sa aveti o imagine, de la introducerea datelor primare se face automat intr-o zi, calculul pentru 1.000 de produse cu un numar foarte mare de culori si cu 700 de forme de ambalaj. Asta inseamna un numar de tranzactii ce devine de necalculat. In plus, si pentru ca dimensiunea acestui tip de realitate sa fie si mai clara, va mai spun ca avem 2.000 de retete de fabricatie care sunt patente inregistrate si 5.000 de obiecte de inventar si piese de schimb. In WizCount pot sa vad productia pe fiecare lot, in fiecare minut. In plus, productia neterminata trebuie si ea evidentiata.
Ce inseamna gestiunea stocurilor in WizCount?
In orice moment se poate sti nivelul cantitativ al stocurilor pentru orice tip de produs (de fapt, orice structura de produs, culoare, ambalaj). Desi programul permite gestiunea stocurilor prin mai multe metode, FIFO, LIFO etc., noi folosim metoda costului mediu estimat. Folosim aceasta metoda deoarece, in cursul unei luni, pot avea doar o estimare a valorii stocurilor la costurile anterioare, costul perioadei fiind vizionat la sfarsitul lunii cand se calculeaza toate costurile, se fac toate alocarile, se determina cheltuielile de productie. Din nou, pentru a avea o dimensiune exacta a problemei, trebuie sa va spun ca suntem organizati cu 42 de depozite centrale de materii prime si produse finite si alte 12 depozite intermediare pe fluxurile de productie. Un utilizator autorizat poate vedea stocurile din orice punct al retelei. Ca si modalitate de raportare, stocurile cantitative ale firmei pot fi vizualizate cumulat, pe depozit, pe grupe de materii prime, pe grupe de produse finite si in plus se pot vedea evolutiile in timp, istoric si prognozat.
Una dintre componentele de baza enumerate de dvs. o reprezenta gestiunea clientilor si furnizorilor.
Sub WizCount, in orice moment poate fi evidentiata situatia conturilor de clienti si furnizori cu istoricul evolutiei soldurilor. In ceea ce priveste gestiunea clientilor, programul ofera evolutia derularii contractelor pe fiecare client in parte. Procedura aceasta presupune insa si evidentierea unor marimi negociate si stabilite contractual cu fiecare client, marimi pe care le gestioneaza departamentele Marketing si Vanzari. Dumnealor actualizeaza grilele de discont functie de volumul achizitionat, de nivelul comenzii, de fidelitatea clientului, de participarea la campanii de marketing etc. Aceste marimi sunt vizualizate prn WizCount astfel incat putem urmari derularea contractului fiecarui client, evidentiind derularea comenzilor, platilor, evolutia soldului in timp, in lei si in alte valute. La prima vedere poate parea simplu, dar nu este chiar asa. In momentul in care se aprovizioneaza un client si WizCount emite factura, operatorului ii este pusa la dispozitie o serie intreaga de informatii referitoare la valoarea stocului de produs solicitat, depozitul de unde se poate face aprovizionarea, valoarea soldului la client, limita creditului acordat clientului, existenta unei campanii promotionale etc. In sistem sunt sase operatori ce pot emite facturi simultan pe acelasi produs. WizCount actualizeaza automat stocul si permite chiar notificarea de rezervari la achizitia de produse.r
In ceea ce priveste contractele de furnitura ale Policolor, cum noi suntem si importatori de materii prime de pe piata externa, am sa va dau un exemplu de achizitie de la un furnizor extern, exemplu care sa ilustreze utilitatea si flexibilitatea WizCount. In Romania, legislatia este foarte stricta in ceea ce priveste efectuarea de plati in valuta. In plus, pot avea pentru aceeasi operatie de furnitura mai multe cursuri si mai multe valute simultan. Am un DVI (declaratie vamala de import) in DM, langa el am o factura de transport in USD, langa care am comison vamal si taxe in lei transformati din USD, dar la cursul vamii, iar eu trebuie sa stiu costul de achizitie al marfii in lei si/ sau intr-o alta valuta. Spre deosebire de alte programe, in WizCount scriu in dreptul fiecarei operatii valuta folosita, DM, USD, lei etc., iar, in final, ma duc la modulul de contabilitate si descopar ca fiecare transformare a avut ce si cat i-a trebuit, iar daca vreau sa evidentiez stocurile valoric, trebuie sa identific doar moneda in care doresc raportarea, iar sistemul face raportarea in lei si in moneda specificata.r
Cum s-a realizat implementarea WizCount in Policolor?r
WizCount lucreaza pe o baza de date unica, iar 50 de utilizatori au acces simultan la ea. Pentru protejarea informatiilor din sistem, accesul la bazele de date se face in functie si in limita drepturilor si atributelor de acces ale utilizatorului. Acest tip de utilizare este necesara mai ales daca va ganditi ca retelele de fabricatie ce stau la baza calculului costurilor de productie sunt secrete de fabricatie omologate si, ca atare, trebuie protejate. Pentru ca aceasta utilizare impune riscuri, personalul care introduce documentele de baza trebuie sa aiba o mare responsabilitate si o mare acuratete in aceasta operatie. Omisiunea unui camp definit initial, ex: centru de cost, depozite, agenti, tip de pret si de discont etc., poate face ca partea din gestiunea de stoc sa fie distrusa si, la fel, partea din contabilitate si raportare. Pentru a evita astfel de situatii, oamenii nu trebuie numai instruiti, ci si constientizati.r
Din cauza complexitatii operatiilor, am demarat in decembrie 1998 programul de scolarizare de 14 zile, de utilizare Wiz, iar din 1 ianuarie 1999 am demarat lucrul efectiv in WizCount, dar lucrand in paralel cu metodele pe care le foloseam anterior. Din 1 februarie 1999, la vanzari folosim doar Wiz pentru emiterea de facturi, comenzi, avize de expeditie, inclusiv partea financiara pe extrase de cont bancar. Abia la 30 martie 1999 am renuntat definitiv la programele si metodele vechi.tr