Sub 1% din companiile din România cu cifră de afaceri mai mare de 1 milion de euro utilizează, în prezent, soluții de prelucrare automată a facturilor, potrivit unei analize DigiSinergy, companie tech care dezvoltă soluția InvOn, aplicație de procesare automată a facturilor. Procentajul tinde spre zero (~0.03%), dacă luăm în calcul toate firmele înregistrate în România, indiferent de valoarea business-ului.
România se află foarte departe de statele dezvoltate, care au înțeles beneficiile unor astfel de soluții și au pus accent pe debirocratizarea instituțiilor și companiilor și pe creșterea cunoștințelor digitale.
Nivelul foarte scăzut al competențelor digitale, rezistența la schimbare și birocrația sunt principalii blockeri în adopția soluțiilor digitale în automatizarea procesării facturilor în firmele locale, România fiind printre statele UE cu cele mai slabe performanțe privind integrarea tehnologiilor digitale în economia națională, ocupând antepenultimul loc, potrivit Indicelui economiei și societății digitale (DESI) elaborat de Comisia Europeană în 2020.
Accelerarea procesului de digitalizare din ultimii doi ani schimbă, însă, radical lucrurile și în România.
„Odată cu digitalizarea forțată în pandemie, preocuparea companiilor pentru integrarea tehnologiilor digitale a crescut exponențial și va continua să crească pe fondul valului contextual. Practic, pentru a rezista în business, firmele trebuie să fie cu un pas înaintea competiției, iar în contabilitate, unde resursa umană este extrem de importantă, dar și limitativă, firmele specializate sau departamentele interne din companii nu pot scala în lipsa automatizării.
După experiența ultimilor aproape 2 ani, ne așteptăm ca adopția soluțiilor de prelucrare automată a documentelor să ia amploare, datorită awareness-ului necesității de digitalizare, creșterii pieței, dar și pentru a suplini lipsa forței de muncă în acest segment”, spune Natalia Lepădatu, cofondator DigiSinergy.
Roluri precum cele de operator de introducere date, ce presupun activități repetitive, dar pentru care profilul căutat impune angajaților studii superioare, își găsesc tot mai greu candidați.
„Astfel, principalul declanșator pentru a stârni preocuparea companiilor pentru soluțiile de procesare automată a documentelor intervine odată cu nevoia de a angaja colegi pentru procesarea manuală a documentelor. Odată implementate, soluțiile de prelucrare automată a documentelor vor genera pentru companii economii anuale de până la 80% asociate acestui proces, însemnând zeci și sute de mii de euro per companie, în funcție de volumul documentelor procesate”.
Este și cazul InvOn, soluție dezvoltată de o echipă cu peste 20 de ani de experiență în automatizarea proceselor, care procesează lunar 50.000 de facturi și pentru care, reprezentanții DigiSinergy estimează o creștere cu 50% a volumului lunar până la finalul anului în curs și cu 300% până la finalul anului 2022, ajungând, astfel, la 150.000 de documente financiare procesate lunar.
InvOn este o soluție bazată pe tehnologie de ultimă generație, de tip Robotic Process Automation care folosește inteligența artificială pentru procesarea automată a facturilor, prin recunoașterea optică a caracterelor. InvOn prelucrează facturile de achiziție și vânzare primite pe hârtie, ca pdf-uri, transmise prin portal sau email, indiferent de numărul de pagini, de numărul de linii într-o factură sau forma acestora și se integrează automat cu ERP, DMS, ECM etc.
Aplicația InvOn poate citi informații atât din documente PDF native, cât și din documente PDF scanate cu o calitate de scanare mai redusă, sau chiar fișiere de tip imagine.
În același timp, InvOn reduce timpul de procesare a facturilor cu până la 90%, are o viteză de procesare de până la 70 de facturi pe minut și elimină între 95 și 99% dintre erorile de operare.
La nivel general, în România, costul de procesare manuală a unei facturi în departamentele de contabilitate (interne sau în firme specializate) care nu integrează soluții de automatizare variază între 1,5 lei și 5 lei.
Investiția în integrarea unei soluții de procesare automată a facturilor se situează între 1.000 de euro – 2.000 de euro, în primul an, și este amortizată în maximum 2 luni.
Majoritatea firmelor care automatizează în prezent procesarea facturilor sunt din industrii cu volume mari de facturi, precum retail, ecommerce, audit/contabilitate/financiar, automotive etc.