Schimbul electronic de date contabile nu a fost niciodată mai simplu ca până în prezent. Dacă ai o firmă sau lucrezi în departamentul financiar-contabilitate al unei companii, probabil știi că SAF-T este standardul internațional dezvoltat de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică și a devenit obligatoriu în România începând cu anul 2022.
Sistemul de raportare SAF-T, implementat în 2022 de marii contribuabili, devine obligatoriu și pentru companiile mijlocii de la 1 ianuarie 2023. Raportarea SAF-T reglementează schimbul electronic de date contabile dintre organizații și autoritățile fiscale, pe baza unui format XML, pentru declararea fiscală și TVA a contribuabililor.
De ce departamentul financiar al companiei tale are nevoie de un soft ERP pentru raportarea SAF-T? Iată câteva motive pentru care merită să integrezi un astfel de soft:
- Raportarea este o procedură complexă care necesită extragerea unor date specifice. Sunt necesare mapări și configurări privind planul de conturi, conturile client și furnizor, tipuri de taxe, unități de măsură, alte nomenclatoare (Conturile IBAN, adrese, monede, coduri de județ, coduri de țări etc)
- Există peste 260 de câmpuri obligatorii care trebuie completate de către contribuabili pentru depunerea Declarației informative D406
- Un sistem ERP performant poate genera fișiere XML asociate raportării SAF-T
- Pregătirea manuală a Declarației 406 are un risc foarte mare de eroare
- Amenzile pentru nedepunerea sau depunerea incorectă/incompletă a Declarației 406 sunt mari
Specialiștii în ERP-uri te pot ajuta cu o soluție intuitivă, integrată complet cu alte sisteme ale companiei, ce permite exportarea și trimiterea cu ușurință, oricând ai nevoie, a fișierului XML predefinit solicitat de către Autoritățile Fiscale Române, în formatul necesar pentru a fi validat de software-ul dezvoltat de către ANAF.
Cine trebuie să facă raportarea SAF-T?
- Contribuabilii Mari, începând cu 1 ianuarie 2022;
- Contribuabilii Mijlocii, începând cu 1 ianuarie 2023;
- Contribuabilii Mici, începând cu 1 ianuarie 2025;
Conform Ghidului Contribuabilului, Declarația informativă D406 se va depune în format electronic, termenul limită de depunere fiind:
- până în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare (luna/trimestrul calendaristic, după caz, pentru alte informații decât cele privind Stocurile și Activele).
- până la termenul de depunere a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar, în cazul Declarației informative D406-Active (mijloace fixe).
- în termenul stabilit de organul fiscal, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării, în cazul Declarației informative D406-Stocuri.
Avantaje de care compania beneficiază cu raportarea SAF-T automatizată
Cel mai mare avantaj al implementării unui soft pentru raportarea SAF-T este simplificarea procesului de raportare fiscală din compania ta. Dar, vorbim de asemenea de o mulțime de avantaje după cum urmează:
- Procesează și prelucrează datele pentru a se adapta cu exactitate formatului cerut de autoritățile fiscale (ANAF).
- Transformă automat datele în fișierul XML de care ai nevoie prin intermediul unei soluții software performante.
- Încarcă documentele aferente raportării SAF-T în portalul autorităților fiscale. Astfel, trimiți documentele către ANAF în forma dorită, în cel mai scurt timp.
- Este un fișier securizat.
- Simplifică procedurile de colectare a datelor fiscale în format electronic deoarece reduce numărul de documente care trebuie emise.
- Formatul standard asigură lizibilitatea datelor indiferent de sistemul din care provin.
- Grad ridicat de flexibilitate, stabilitate și ușurință în utilizare, fiind integrată atât în interfață, cât și baza de date ERP a companiei.
- Utilizarea SAF-T ca sursă de arhivare îmbunătățește calitatea și disponibilitatea datelor de arhivare pentru companii.
- Eficientizează și simplifică inspecțiile fiscale efectuate de autoritățile competente. Pregătirea datelor esențiale pentru control va fi automatizată, procedura de inspecție fiscală devenind astfel mai puțin împovărătoare (se va reduce timpul petrecut de inspectorii fiscali la sediile contribuabililor), iar rambursarea de TVA va fi posibilă într-un timp mai scurt.
- Favorizează conformarea fiscală fiind un instrument facilitator pentru îndeplinirea cerințelor de obținere a informațiilor de la serviciile de inspecție și prelucrarea acestora.
- Unicitatea formatului ajută, de asemenea, contribuabilii să-și respecte obligațiile fiscale, chiar și atunci când operează în diferite țări cu cerințe fiscale diferite.
- Accesul ușor la informațiile necesare reduce costurile administrative pentru administrațiile fiscale.
- Reduce costurile pentru companiile care fără sistemul SAF-T ar trebui să aloce mai multe resurse sau să se bazeze pe personal specializat pentru a adapta datele la un format care poate fi citit.
Recomandarea generală către toți contribuabili este să înceapă pregătirile mai devreme pentru a se asigura că se vor putea conforma noilor cerințe, să analizeze în detaliu sistemele informatice interne și să identifice cele mai bune și mai eficiente soluții de colectare a informațiilor necesare completării Declarației informative D406.
Aplicația dezvoltată pentru raportarea SAF-T către Agenția Națională de Administrare Fiscală, ține cont de toate variabilele necesare pentru a putea fi utilizată de orice companie, indiferent de profilul sau dimensiunea sa.
Echipele de specialiști vin în sprijinul contribuabililor cu echipe mixte de profesioniști atât din domeniul fiscal, cât și specialiști în IT pentru a găsi cele mai bune soluții pentru această nouă provocare.