Pentru o cât mai bună utilizare a lor, este bine să fie aranjate și clasificate într-un mod simplu, ușor de înțeles și totodată, de modificat atunci când este nevoie. Și astfel, cele mai mari piedici apar în domenii precum retail sau producție, unde vorbim fie de un număr mare de produse, în magazine sau în spații de depozitare, fie de un număr prea mic de angajați care să se ocupe de astfel de sarcini.

Tehnologia joacă în ziua de azi un rol important în procesele de inventariere și aranjare eficienta a produselor în magazine, atât pe rafturi cât și în depozite, proprii sau independente de magazinul în care se realizează vânzarea. Cu toate acestea, multe dintre echipamentele și soluțiile software sunt utilizate tot de operatori umani și astfel, numărul acestora joacă un rol important.

Inventarierea în magazine este o activitate obligatorie prin lege (cel puțin odată pe an), și are drept scop confirmarea stocurilor din sistemul informatic (scriptice) prin compararea acestora cu cele existente fizic în magazin (faptice). În prezent, datorită eficientizării proceselor logistice din companiile din retail și a creșterii calității instruirii lucrătorilor comerciali, un magazin poate fi gestionat cu câțiva angajați pe fiecare schimb. Acești angajați sunt multivalenți, putând gestiona toate activitățile obișnuite din magazine. Există procese însă, cum este și cel de inventariere, în care sunt necesare mult mai multe persoane pentru a putea inventaria întregul stoc al unui magazin în doar 4-5 ore, fără întreruperea activității, în afara programului de lucru, pe timpul nopții.

Pentru asemenea proiecte, care implică inventarierea nu doar a unui singur magazin, ci a întregii rețele de magazine (fiind știut că există companii din domeniul retail care au deschis în ultimii ani zeci, sute sau chiar mii de magazine), companiile din retail pur și simplu nu mai dispun de numărul necesar de angajați care să poată duce la capăt asemenea volum de activitate. De aceea, în ultimii ani, au apărut în piață diferite firme care oferă către companiile din retail servicii de inventariere stocuri sau mărfuri. 

Serviciile de inventariere nu rezolvă doar problema deficitului de personal, ci și a procedurilor specifice, echipamentelor hardware și expertizei necesare în derularea unui proces atât de complex. Dacă un magazin stradal de tip market poate avea un stoc de 30.000 – 40.000 produse, un supermarket poate ajunge la 300-400.000 bucăți, iar un hypermarket poate depăși foarte ușor 1 milion de produse disponibile în fiecare moment. De aceea, procesul de inventariere este un exercițiu foarte complex dacă luăm în calcul că toată activitatea trebuie terminată în afara programului de lucru normal (care oricum se încheie la ora 22, în general, pentru comerțul modern). În plus, trebuie avut în vedere că, din motive logistice și contabile, o campanie de inventariere pentru un lanț de magazine, trebuie finalizată în 2-3 luni, ceea ce înseamnă un efort logistic imens pentru o companie de retail prezentă la nivel național. De aceea, companiile ce activează în domeniul externalizării serviciilor de inventariere trebuie să dispună de echipe numeroase, de o bună logistică la nivel național și de o coordonare eficientă. 

Potrivit experților din domeniul operațional și contabil, există anumite semnale care ne indică că am avea nevoie de externalizarea serviciilor de inventariere marfuri în magazine, precum:

– Compania din retail a ajuns la un număr de magazine destul de mare, situate în mai multe locații, pe arii extinse, ceea ce face că mobilizarea personalului să ia timp și să implice costuri adiționale și de asemenea, posturile deschise nu se ocupă o perioadă îndelungată

– Gama de produse, atât în magazine cât și depozite a ajuns la un număr foarte mare, de ordinul miilor, ceea ce înseamnă că gestionarea inventarului poate deveni uneori problematică, fie că vorbim despre operatorii umani sau implementarea de diverse programe software

– Unele magazine înregistrează pierderi, lipsuri sau rezultate slabe, caz în care este indicat să se realizeze o inventariere pentru a se verifica acuratețea stocurilor și a se lua măsuri corectorii

– Stocurile de marfă sunt foarte mari iar lipsa personalului obligă magazinul să-și oprească activitatea pe durata inventarierii. Astfel, compania va înregistra pierderi de vânzări. Este important așadar ca, în asemenea situații, companiile să anticipeze și să contracteze furnizori specializați care pot acoperi deficitul de resurse.

În concluzie, considerăm inventarierea ca o activitate specializată, care poate fi gestionată mai eficient prin externalizare, această decizie având efecte benefice în privința reducerii de costuri prin evitarea deplasărilor de angajați din alte locații, scurtarea duratei totale alocate procesului, eliminarea pierderilor din oprirea vânzărilor și creșterea acurateței și independenței acestui exercițiu. Pe viitor, tot mai multe companii care activează în domeniul retailului din România vor recurge la externalizarea acestui proces, precum s-a întâmplat deja în țările din vestul Europei și din Statele Unite.