Este deja o certitudine că efectele crizei se vor resimţi şi în 2010. Pentru a supravieţui declinului economic, soluţia strategică este externalizarea unor servicii.
Turbulenţele din economia globală pot fi un catalizator pentru dezvoltarea businessului unei companii, în perspectiva anilor următori, de la câştigarea de noi clienţi, până la dezvoltarea unor produse şi servicii de succes. Externalizarea este una dintre soluţiile pe care o companie care doreşte să optimizeze costurile le poate avea rapid la îndemână. Un studiu al companiei americane de consultanţă Hackett arată că, în perioada 2009-2010, la nivel global, marile companii îşi vor dubla volumul proceselor externalizate. Departamentele cele mai vizate pentru outsourcing provin din zona de administrare a afacerii: IT, resurse umane, servicii financiar-contabile. Astfel, Hackett estimează că, până la finele anului viitor, o companie care operează la nivel global, aflată între primele o mie din lume, ar putea economisi anual peste 28 milioane de dolari (circa 21 milioane de euro) prin externalizarea acestor funcţii. În România, potrivit KPMG, cele mai externalizate funcţii sunt cele de IT, salarizare, contabilitate, managementul proiectelor, CRM (call-center, helpdesk, colectare debite, informare şi retenţie a clientelei) şi PR.
Decizii imediate, cu impact pe termen lung
„Reducerea costurilor este cel mai vizibil element al motivaţiei organizaţiilor de a externaliza servicii. De asemenea, foarte multe organizaţii sunt de părere că furnizorul de servicii a adus un aport semnificativ de experienţă în organizaţie, pe care nu o deţinuse anterior“, explică Laura Dănciulescu, manager advisory la KPMG. Ea spune că externalizarea funcţiilor de CRM aduce beneficii financiare mari şi la scurt timp după implementare, precum şi că toate activităţile care nu sunt din core business pot fi externalizate.
IT: dublarea eficienţei
Şapte din zece companii din Statele Unite aleg anual să externalizeze departamentul de IT unei firme specializate. Astfel, ele nu mai sunt nevoite să recruteze cei mai buni specialişti şi echipamente pentru a se menţine competitive, au control asupra costurilor şi se pot concentra pe businessul de bază. Principalul motiv din spatele externalizării departamentului IT este însă reducerea costurilor cu până la 50%. Un alt avantaj al outsourcingului este faptul că îi permite clientului să respecte mai uşor restricţiile de buget operaţional sau de investiţii, consideră Adrian Gheorghe, account manager sales team IT la Crescendo. El spune că, în general, sunt externalizate serviciile mai puţin critice (help desk, suport IT intern) şi apoi se trece la nivelul următor (servere pentru aplicaţiile de core business) doar după ce clientul s-a convins că riscurile sunt mult mai mici prin comparaţie cu beneficiile.
CONTABILITATE: un sfert din costuri sunt neutralizate
Tendinţa de reducere a costurilor sub presiunea actualei crize financiare determină tot mai multe companii locale şi multinaţionale să opteze pentru externalizarea serviciilor suport, în topul preferinţelor situându-se şi serviciile financiar-contabile, spune Radu Andrei, senior manager la Departamentul de Consultanţă pentru Optimizarea Performanţei al PricewaterhouseCoopers (PwC). Clienţii care solicită servicii specializate de asistenţă şi consultanţă în domeniul financiar-contabil urmăresc reducerea costurilor, ce poate fi cuantificată atât prin diferenţa de cheltuieli directe dintre salarii şi tarifele profesionale (în unele situaţii, angajaţii pot genera costuri cu 25%-30% mai mari decât factura unei firme specializate), cât şi prin câştigurile obţinute prin optimizarea costurilor financiare şi fiscale“, explică George Dorobanţu, senior consultant la PwC.
COMUNICARE: economii de 50%
Când externalizezi este preferabil să existe în companie cel puţin o persoană dedicată activităţii de suport respective, care să facă legătura între companie şi agenţia care furnizează serviciile, este de părere Laura Florea, managing partner la Point Public Affairs. În companiile multinaţionale, bugetul aferent zonei de public affairs este de aproximativ 0,1% din cifra de afaceri, iar externalizarea acestui serviciu, aferent departamentului de corporate affairs al companiei, reduce acest tip de costuri chiar la jumătate, în funcţie de dimensiunea companiei. „Nu doar comunicarea externă, ci şi monitorizarea şi analiza proiectelor de acte normative se fac mult mai eficient şi organizat de către agenţiile specializate decât internalizat, de către companii, primele fiind mult mai conectate la dinamica vieţii politice şi administrative şi beneficiind de competenţe variate, de la juridic la comunicare“, spune Florea. Printre cele mai dispuse la externalizare sunt industria farmaceutică, cea a tutunului, telecomunicaţiile şi energia.
RESURSE UMANE: reducerea Cheltuielilor cu o cincime
În contextul economic actual, externalizarea serviciilor de resurse umane ajută firmele să economisească între 15% şi 40%. Specialiştii Lugera&Makler dau exemplul unei firme cu 500 de angajaţi, în care păstrarea propriului departament de payroll presupune, în medie, lunar, 3.200 de euro (costuri operaţionale, salariile unui inspector de muncă şi ale unui specialist, achiziţia unui soft specializat), în timp ce externalizarea aduce economii companiei de 21%. „În această perioadă, se recomandă atât externalizarea recrutării, pentru că volumul mic de angajări nu mai justifică existenţa unui post full time în cadrul companiei, externalizarea posturilor pe perioadă determinată, prin intermediul leasingului de personal, cât şi a serviciilor de salarizare şi administrare de personal“, spune Iuliana Badea, Sales Manager la Lugera&Makler.
