Cum se refacturează din punctul de vedere al taxei pe valoarea adăugată cheltuielile de cazare şi transport ale salariaţilor în ţară şi/sau în străinătate?
Cornelia Anghel – BucurestI

În practică, se pot întålni trei modalităţi de refacturare a cheltuielilor de transport şi cazare din punctul de vedere al TVA, în funcţie de persoana pe numele căreia este emisă factura, precum şi de beneficiarul real al serviciilor. Conform Codului fiscal, baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată pentru livrări de bunuri şi prestări de servicii este constituită din tot ceea ce reprezintă contrapartida obţinută sau care urmează a fi obţinută de către furnizor ori prestator din partea cumpărătorului, beneficiarului sau a unui terţ, inclusiv subvenţiile direct legate de preţul acestor operaţiuni.

Totodată, conform art. 137 alin. (2) lit. b), precum şi pct. 18 alin. (8) din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, baza de impozitare cuprinde şi orice cheltuieli accesorii unei livrări de bunuri sau prestări de servicii, chiar dacă acestea fac obiectul unui contract separat. Cheltuielile accesorii respective urmează aceleaşi reguli referitoare la locul livrării sau al prestării, cotele de TVA sau regimul aplicabil, ca şi livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor de care acestea sunt legate. Prin urmare, dacă facturile de cazare şi biletele de transport sunt pe numele şi pentru angajaţii firmei prestatoare, chiar dacă deplasările au avut loc în interesul firmei beneficiare, cheltuielile vor fi considerate accesorii serviciului prestat şi se vor refactura cu
cota de TVA aferentă serviciului de care acestea sunt legate.

În afara bazei de impozitare

Baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată nu cuprinde însă sumele achitate de furnizor sau prestator, în numele şi în contul clientului, şi care apoi se decontează acestuia.

În sensul art. 137 alin. (3) lit. e) din Codul fiscal, sumele achitate de furnizor în numele şi în contul clientului reprezintă sumele achitate de acesta pentru facturi emise pe numele clientului. În acest caz, emiterea facturii de decontare pentru recuperarea sumelor achitate este opţională, în funcţie de cele convenite între părţi. În situaţia în care se emite totuşi factură de decontare, taxa nu va fi menţionată distinct, fiind inclusă în totalul sumei de recuperat. Factura de decontare se transmite clientului însoţită de factura achitată în numele său. În această situaţie, furnizorul nu poate exercita dreptul de deducere a TVA pentru sumele achitate în numele clientului şi nici nu colectează taxa pe baza facturii de decontare. De asemenea, furnizorul nu înregistrează aceste sume în conturile de cheltuieli, respectiv de venituri. Clientul îşi va deduce în condiţiile legii taxa pe baza facturii care a fost emisă pe numele său, factura de decontare fiind doar un document care se anexează facturii achitate.

Structura de comisionar

Nu sunt considerate plăţi în numele clientului situaţiile în care furnizorul primeşte o factură pe numele său pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii realizate pentru o altă persoană, urmånd ca cel care primeşte factura pe numele său să refactureze cheltuielile către beneficiarul real al livrării sau al prestării. În acest caz, se aplică structura de comisionar, chiar dacă între cele două părţi nu există un contract de comision. Persoana care aplică structura de comisionar nu este obligată să aibă înscrisă în obiectul de activitate realizarea livrărilor sau a prestărilor pe care le refacturează. Din punctul de vedere al TVA, persoana care aplică structura de comisionar realizează o livrare sau o prestare de aceeaşi natură ca şi cea realizată de persoana care a realizat efectiv livrarea sau prestarea. Astfel, în cazul în care facturile de cazare şi transport sunt pe numele prestatorului, dar sunt pentru persoane angajate ale beneficiarului, prestatorul are rolul de comisionar: primeste facturile pe numele său cu TVA şi refacturează către beneficiar cu aceleaşi cote de TVA.

Lia Secareanu, Sef Departament Consultanta Fiscala si Audit, Contexpert Consulting