Externalizarea unor activitati secundare a devenit o practica obisnuita in companiile de succes. Procesul permite managementului sa se concentreze asupra activitatilor specifice, ceea ce conduce la cresterea eficientei si a competitivitatii. In ultimii ani, piata serviciilor de "outsourcing" a crescut considerabil si s-a diversificat mult. Externalizarea s-a extins treptat de la activitatile financiar-contabilitate la serviciile administrative, de aprovizionare, IT, relatii publice etc. Imbunata
Externalizarea unor activitati secundare a devenit o practica obisnuita in companiile de succes. Procesul permite managementului sa se concentreze asupra activitatilor specifice, ceea ce conduce la cresterea eficientei si a competitivitatii. In ultimii ani, piata serviciilor de „outsourcing” a crescut considerabil si s-a diversificat mult. Externalizarea s-a extins treptat de la activitatile financiar-contabilitate la serviciile administrative, de aprovizionare, IT, relatii publice etc.
Imbunatatirea performantelor financiare si cresterea valorii afacerilor s-au remarcat si prin utilizarea outsourcing-ului in domeniul resurselor umane. In ultimii ani, in SUA, Canada, Marea Britanie, Irlanda sau Olanda, externalizarea unor activitati de resurse umane considerate traditionale a cunoscut o dezvoltare remarcabila. Potrivit unor studii efectuate de Dataquest, in perioada 1999-2003, piata internationala in domeniul externalizarii resurselor umane a inregistrat o crestere de 26,5%.
In Romania, procesul de outsourcing este inca la debut. „Externalizarea serviciilor se refera in mod special la cele de tip administrativ (salarizare si gestiune de personal) si de recrutare, aflam de la Andreea Ionescu, director de marketing la Smartree Romania. Ceea ce pe vremuri parea o „fatalitate” pentru departamentul de resurse umane – realizarea statelor de plata, declaratiilor, borderourilor, centralizatoarelor de tot felul, astazi poate fi delegat in exteriorul organizatiei, unor companii specializate in acest gen de servicii. Astfel echipa interna, specializata in domeniul resurselor umane, se poate focaliza pe elementele creative ale profesiei: dezvoltarea organizationala, asistenta in dezvoltarea carierei, pregatirea de cursuri specializate, pachete motivationale, comunicare interna etc.”
Dar serviciile de outsourcing in resurse umane sunt mult mai multe: recrutare si selectie de personal; orientarea noilor angajati; gestiunea proceselor care tin de relatii si politici de resurse umane; procese si proceduri obligatorii prin legislatia in domeniul muncii (medicina muncii, protectia muncii etc.); analiza, descrierea si evaluarea posturilor; training si dezvoltarea carierei angajatilor; concedieri/reduceri de personal etc. Firmele opteaza greu chiar si pentru externalizarea activitatii de administrare a salariilor, din motive care tin de mentalitate, dar si pentru ca managementul nu este bine pus la punct in multe din zonele cheie. Pentru ca outsoursing-ul sa fie eficient, organizatia trebuie sa aiba o schema de personal clara si sa se alinieze cerintelor legale privind sistemul de inregistrare si compensare a angajatilor.
Servicii de personal cu valoare adaugata
In momentul deciziei de externalizare a procesului de administrare a salariilor, echipa de specialisti in outsourcing parcurge impreuna cu clientul mai multe etape:
I. Analiza detaliata a complexitatii modului de calcul al salariilor, fluxului de date existent la client in momentul preluarii si a structurii organizatorice.
Se discuta cu clientul in detaliu fiecare raport necesar in activitatea lui.
Durata: poate varia de la una la trei saptamani.
II. Analiza bazei de date existenta in organizatie si pregatirea preluarii datelor (import sau preluare manuala).
Se pregateste baza de date care va fi mentinuta de compania de outsourcing si popularea ei cu datele clientului, dupa o prelucrare si rafinare a acestora. Impreuna cu clientul, se stabilesc toate datele ce vor fi preluate din baza de date veche si datele suplimentare necesare a fi introduse.
Durata: de la una pana la doua saptamani.
III. Proiectul-pilot al primei luni.
Se parcurg toate procedurile de calcul salarial si generare de rapoarte, timp de o saptamana, in paralel cu clientul, pentru a se mai face o verificare a datelor preluate si a algoritmilor de calcul stabiliti de comun acord. Pentru efectuarea calculului, clientul transmite datele lunare variabile (modificari de personal, pontaje, beneficii, retineri, concedii medicale si de odihna). Pe baza acestor date se efectueaza calculul salarial si, de asemenea, se stabilesc formularele-tip in baza carora va avea loc comunicarea de date intre client si furnizor.
IV. Intrarea in faza de operare curenta
Consta in trecerea la operare lunara a serviciilor de salarizare si administrare de personal, doar de catre firma de outsourcing, pe baza datelor lunare variabile comunicate de client. Informatiile ce trebuie comunicate de client in fiecare luna sunt doar datele care se modifica. O data aprobate si vizate de client, documentele oficiale sunt preluate si depuse la autoritati.
Costurile pentru astfel de servicii de outsourcing variaza in cazul Smartree intre 4 si 10 euro/angajat, in functie de dimensiunea companiei-client si de nivelul externalizarii.
Costuri de personal reduse cu 30%
Din primavara acestui an, Banca Transilvania a externalizat serviciile de procesare a salariilor si cele adiacente acestui proces. Decizia a fost luata dupa o analiza atenta a situatiei anterioare si a beneficiilor aduse de implementarea acestei colaborari cu o firma de specialitate:
· Servicii de consultanta si interpretare unitara a legislatiei in vigoare referitoare la salarizare si reducerea la zero a riscului de interpretare gresita;
· Procesarea unitara a calculului salariilor si a celorlalte beneficii pentru cei peste 1.300 de salariati;
· Asigurarea confidentialitatii salariilor;
· Costuri mai mici (pana la 30%);
· Eliberarea unor resurse:
– in fiecare sucursala aceste resurse au fost realocate activitatii principale a bancii, aceea de a servi cat mai eficient clientii;
– in cadrul directiei de resurse umane, realocarea resurselor catre aspecte mai creative si mai constructive ale acestui domeniu.
Proiectul de implementare a externalizarii a fost demarat la inceputul lunii mai si, dupa cateva intalniri intre membrii celor doua echipe de implementare, in cadrul carora au fost discutate aspectele tehnice, s-a folosit plata salariilor aferente lunii mai ca pilot al proiectului. Faza de implementare a durat doua saptamani. A urmat apoi o alta intalnire, in care s-au „retusat” unele detalii, urmand ca din luna iunie procesarea salariilor pentru angajatii bancii sa fie efectuata in totalitate de catre firma de outsourcing.
Sfatul consultantului
Studii recente arata, in lume, peste 85%
dintre companii vad in externalizarea unor functii singura solutie care ar putea duce la implinirea unei nevoi imperative: concentrare maxima asupra functiilor si activitatilor de
baza. Resursele umane sunt in momentul de fata un jucator de cea mai mare importanta in jocul mereu in extensie al externalizarii: estimarile arata ca, in intreaga lume, piata pentru servicii externalizate in acest domeniu va evolua de la 21,7 miliarde USD in anul 2000 catre 58,5 miliarde USD in 2005.
Motivele invocate de adeptii acestui sistem modern de abordare a activitatilor cu rol de suport in organizatie sunt nenumarate:
– Eficientizarea costurilor globale;
– Reducerea costurilor administrative;
– Dezvoltarea continua, focalizarea
capitalizarii asupra tehnologiilor si expertizei avansate;
– Diversificarea serviciilor adresate clientului;
– Redirectionarea activitatii de resurse umane catre strategie si planificare;
– Focalizarea accentuata asupra aspectelor de continut ale activitatii;
– Aplicarea celor mai bune practici in domeniu;
– Reducerea costurilor legate de forta de munca;
– Personal insuficient.
Un contract de externalizare capata, de cele mai multe ori, forma unui contract-cadru ce se intinde pe durata minima de un an de zile. Prevederile contractuale si standardul
de calitate al serviciilor, prestabilit, asigura clientul asupra implinirii obiectivelor
numai atunci cand acestea din urma sunt clar identificate si exprimate.
Tendintele din piata mondiala a externalizarii functiei de resurse umane se regasesc in forma relativ incipienta in piata autohtona. Nu exista insa nici un dubiu in legatura cu evolutia lor relativ exploziva in urmatorul deceniu.