S-a discutat frecvent în ultima perioadă despre modificările care au fost aduse în luna iulie la Codul Fiscal şi la Normele metodologice, în particular cele referitoare la limitarea dreptului de deducere pentru cheltuielile aferente anumitor tipuri de vehicule care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activităţilor economice.
În esenţă, aceste modificări conduc la o limitare suplimentară a dreptului de deducere pentru scopul impozitului pe profit, pentru cheltuielile cu parcul auto ale contribuabilului – fie că vorbim de maşini aflate în proprietatea sau în folosinţa contribuabilului.

De ce? Pentru că, până acum, problema de deducere limitată se punea doar în legătură cu cheltuielile privind combustibilul pentru vehiculele rutiere motorizate destinate exclusiv transportului rutier de persoane şi încadrate în anumiţi parametri tehnici.

Noutatea de la 1 iulie 2012 constă în fapt în extinderea tipurilor de cheltuieli supuse deducerii limitate (incluzându-le astfel şi pe cele de funcţionare, întreţinere, reparaţii, cheltuielile cu lubrifianţi, cu piese de schimb, impozitele locale, RCA, inspecţiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibilă din taxa pe valoarea adăugată, dobânzile, comisioanele, diferenţele de curs valutar etc.), sub umbrela largă a noţiunii „orice cheltuieli direct atribuibile unui vehicul“.

Atenţie însă: nu se includ în această paletă largă cheltuielile pe care contribuabilul le înregistrează în legătură cu amortizarea vehiculelor respective.
Ca o constantă a legislaţiei, cheltuielile aferente continuă să fie integral deductibile pentru anumite cazuri şi categorii de vehicule, cum ar fi, de exemplu: vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenţă, de pază şi protecţie, de curierat, vehiculele utilizate de agenţii de vânzări şi de achiziţii, vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.

Un alt criteriu de determinare a porţiunii de cheltuieli cărora li se limitează deducerea este cel în funcţie de utilizarea vehiculelor în scopul activităţii economice a unui vehicul. Sunt exemple date în acest sens în Normele metodologice, vizavi de ce se poate considera a fi „în scopul activităţii“, între care: deplasări în ţară sau în străinătate la clienţi/furnizori, pentru prospectarea pieţei, deplasări la locaţii unde se află puncte de lucru, la bancă, la vamă, la oficiile poştale, la autorităţile fiscale, utilizarea vehiculului de către personalul de conducere în exercitarea atribuţiilor de serviciu.

Când maşina nu e folosită pentru activitatea economică

Care este însă situaţia în care se poate spune că un vehicul nu este utilizat exclusiv în scopul activităţii economice?

Răspunsul este în linii mari acelaşi pe care legislaţia fiscală îl dădea şi până acum: situaţia este cea în care, pe lângă utilizarea în scopul activităţii economice, vehiculul este utilizat, ocazional sau de o manieră continuă, şi pentru uz personal (însemnând utilizarea unui vehicul în folosul propriu de către angajaţii unei persoane impozabile, ori pentru a fi pus la dispoziţie în vederea utilizării în mod gratuit altor persoane, pentru alte scopuri decât desfăşurarea activităţii sale economice). Interesant este că termenul „ocazional“ poate acoperi şi situaţia transportului la şi de la locul de muncă, în alte cazuri decât cele în care transportul este datorat existenţei unor dificultăţi evidente în folosirea altor mijloace de transport adecvate (cum ar fi, de exemplu, lipsa mijloacelor de transport în comun).

Cum putem deduce peste 50% din costurile cu maşinile

Prin urmare, în acest context, va reveni în atenţia contribuabilului necesitatea de a-şi organiza evidenţa datelor în aşa fel încât să asigure acurateţea cifrelor totale reprezentând cheltuielile nedeductibile (pentru că din punct de vedere practic, spre exemplu, o cheltuială nedeductibilă supraestimată va conduce în final la o obligaţie de plată suplimentară cu impozitul pe profit, având prin urmare un efect nedorit asupra fluxului de numerar).

Din punct de vedere practic, între altele, foaia de parcurs continuă să fie necesară ca document justificativ pentru contribuabili pentru a putea considera cheltuielile ca integral deductibile (atenţie însă, contribuabilii care aplică deducerea limitată de 50% nu trebuie să facă dovada utilizării vehiculului în scopul activităţii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs).

Foaia de parcurs trebuie să includă informaţii referitoare la categoria de vehicul utilizat, scopul şi locul deplasării, numărul de kilometri parcurşi şi norma proprie de consum.

De asemenea, evidenţele contabilităţii analitice trebuie să permită extragerea datelor referitoare la cheltuielile strict atribuibile vehiculelor respective, ceea ce va necesita o atenţie suplimentară din partea contribuabililor, inclusiv în scopul de a-şi modela sistemele informatice pentru a produce aceste date în consecinţă.

O potenţială soluţie practică, despre care se poate discuta din perspectiva aspectelor pozitive pe care le oferă şi pe care contribuabilii nu trebuie să o piardă din vedere, este cea a externalizării serviciilor de transport (de exemplu, prin intermediul unei firme de administrare a flotelor auto).

50% cota cu care se pot deduce mai multe tipuri de cheltuieli cu maşinile de serviciu, fără a fi necesare documente justificative. Pentru o deducere integrală a acelor cheltuieli, e necesară foaia de parcurs

  • Se consideră că vehiculul e folosit „ocazional“ în interes personal în situaţia transportului la locul de muncă, în alte cazuri decât cele în care transportul este datorat existenţei unor dificultăţi evidente în folosirea altor mijloace de transport adecvate (cum ar fi, de exemplu, lipsa mijloacelor de transport în comun).

Andra Casu este senior manager pe taxe în cadrul Ernst & Young