Semnătura de mână a fost, până nu demult, principalul mod recunoscut legal prin care oamenii își puteau oferi consimțământul.
Tocmai de aceea, cel mai apropiat echivalent tehnologic al acesteia – semnătura electronică scrisă de mână – este acum un mod eficient şi intuitiv de digitalizare a fluxurilor care depind de consimțământul oferit în persoană. Semnătura digitală de mână are particularități care trezesc interesul tuturor tipurilor de companii active în spațiul european. Un domeniu special de aplicabilitate a acesteia este eficientizarea fluxului de preluare și procesare a acordurilor pentru prelucrarea datelor personale. Semnăturile electronice scrise de mână sunt cel mai și uman și mai simplu mod prin care consimțământul GDPR poate fi integrat în fluxurile de lucru digitale. Sunt valide juridic și admise în instanțele din toate statele membre ale Uniunii Europene și oferă un plus de securitate, în măsura în care sunt mai mult decât un semn grafic personal, ci mai degrabă o modalitate sofisticată de validare a identității.
Compania japoneză Wacom, lider pe piața pad-urilor de semnătură și a afișajelor interactive pentru stilourile digitale, are în portofoliu soluții complete, creative și sigure pentru companiile care doresc instrumente pentru gestionarea proceselor impuse de GDPR. Semnăturile electronice executate cu tehnologiile Wacom sunt conforme standardelor avansate (AES), adică semnături care integrează date asociate în mod unic autorului, au un nivel ridicat de încredere și permit detectarea oricărui tip de alterare ulterioară. De asemenea, aceste semnături sunt ele însele conforme prevederilor GDPR, respectând prevederile extrem de stricte cu privire la modul în care pot fi tratate digital datele biometrice.
95 la sută dintre formularele de consimțământ sunt scrise, în prezent, pe hârtie
Nenumărate organizații au depus, în ultimii ani, imense eforturi, susținute cu bugete semnificative, pentru a se conforma exigențelor impuse de Directiva Europeană privind protecția datelor. La finalul acestui proces, cele mai multe dintre aceste companii sunt în situația de a gestiona zeci sau sute de mii de formulare de consimțământ, flux pentru care trebuie să mobilizeze noi resurse umane și financiare. Formularele semnate sunt obligatorii în nenumărate situații, de la deschiderea conturilor și folosirea aplicațiilor bancare, la obținerea cardurilor de loialitate sau a creditelor de consum, printre multe altele. La începutul erei GDPR, consimțământul a fost colectat exclusiv personal, prin semnături autentice scrise pe hârtie cu cerneală „reală”, iscălitura fiind creată de semnatar în prezența fizică a solicitantului. Studiile arată că 95 la sută dintre aceste formulare sunt scrise și în prezent pe hârtie, practică întâlnită mai ales în sectorul public, în domeniul financiar sau în zona serviciilor medicale. Acest proces aduce, însă, nenumărate neplăceri administrative, având în vedere că formularele de hârtie trebuie create manual, tipărite, completate și colectate, urmând să fie apoi copiate, scanate și, în cele din urmă, arhivate atât fizic, cât și digital. Întregul proces este costisitor, consumă timp și perturbă fluxurile de lucru.
Respectând directiva europeană – care se referă atât la datele personale, cât și la metodele de obținere a consimțământului -, cea mai eficientă și mai intuitivă dintre soluțiile oferite de tehnologie pentru eliminarea fluxului de lucru cu hârtie este semnătura electronică scrisă de mână. Implementarea acestui sistem îi asigură unei companii un plus de siguranță în raport cu standardul de conformitate GDPR, știind că amenzile pentru greșeli sunt, în acest caz, imense, de până la 20 de milioane EUR sau 4% din cifra anuală de afaceri globală, calculată din exercițiul financiar precedent.
Mai mult decât o simplă semnătură
Semnăturile electronice scrise de mână pot oferi un strat suplimentar de siguranță, în comparație atât cu semnătura pe hârtie, cât și cu alte tipuri de semnătură electronică. Natura fizică a procesului de scriere adaugă un plus de intenționalitate demersului, iar identitatea autorului este confirmată de datele biometrice preluate și stocate în timpul folosirii instrumentului de scris electronic. De asemenea, semnătura electronică este conformă GDPR, în măsura în care datele biometrice pe care le conține sunt doar preluate și stocate (eventual, cifrate) și nu procesate printr-un mijloc tehnic specific, care să permită identificarea sau autentificarea persoanei fizice asociate. Regulamentul European permite procesarea datelor în situații legale în care semnătura este contestată de autor, prin urmare, o companie este asigurată că are baza legală necesară pentru a-și apăra poziția. Folosind chei de criptare de înaltă calitate, această tehnologie are un grad maxim de protecție a integrității datelor, proceduri de recuperare rapidă a acestora în cazuri legale și asigură o înaltă protecție în fața riscurilor create de terți.
Acțiuni umane, afacere digitală!
Revoluția tehnologică are multe să le ofere organizațiilor, care caută instrumente inteligente atât pentru îmbunătăţirea proceselor, cât și pentru gestionarea unora dintre cele mai complexe probleme. Soluții din ce în ce mai simple și mai eficiente pot contribui semnificativ în diverse domenii sensibile, de la eficiență, creșterea performanței și reducerea costurilor, la diversificarea ofertei de servicii, controlul deșeurilor, provocări de securitate sau conectivitate la nivel global. Pe măsură ce tehnologia devine accesibilă și este implementată la scară largă, diferențierea între companii devine o nouă imensă provocare. După 35 de ani de experiență, compania Wacom înțelege că cel mai puternic element de diferențiere competitivă este, de fapt, o viziune care pune accent pe oameni. Compania rămâne consecventă acestui principiu, modelând permanent viitorul digital al scrisului de mână. Acțiuni umane, afacere digitală!