Compania a dezvoltat o soluție prin care permite digitalizarea proceselor de semnare a contractelor într-un mod sigur și facil. Aceast lucru a devenit din ce în ce mai necesar, mai ales atunci când pandemia a impus anumite restricții de deplasare și distanțare fizică. Beneficiile sunt evidente și, nu peste mult timp, semnarea electronică a documentelor va deveni metoda de lucru universal acceptată.
Astfel, TotalSoft a dezvoltat o soluție de semnătură electronică care pornește de la nevoile tuturor actorilor implicați. Aceasta simplifică întregul proces, care se rezumă la câțiva pași digitali. De exemplu, în cazul semnării unui contract de muncă, specialistul HR adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Mai departe, aplicația transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură calificată de la certSIGN, valabilă pe o anumită perioadă de timp.
Odată semnat, contractul este securizat și nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta urmează fluxul firesc și se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalți semnatari legali din organizație care pot semna electronic documentul. Părțile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează și la final, fiecare parte primește câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenții, semnătura electronică fiind recunoscută de autoritățile statului.
Mai simplu ca niciodată
Spre deosebire de alte soluții de semnătură electronică existente pe piață, cea propusă de TotalSoft și certSIGN are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe și este foarte ușor de folosit, nefiind necesară utilizarea unui token sau instalarea unor drivere speciale. În plus, garantează procesarea și stocarea sigură a datelor şi un grad ridicat de protecție împotriva atacurilor cibernetice.
Semnătura electronică este în conformitate cu cerințele Regulamentului European 910/2014 (eIDAS), iar certificatele de semnătură electronică calificată pe care le emite sunt recunoscute în toate statele membre UE.
Trasabilitatea și garanția autenticității
Avantajul major al acestei soluții este trasabilitatea. Astfel, există o evidență clară a momentului semnării documentului de fiecare parte, dar și a formatului în care a fost semnat actul, totul în timp real. În condițiile în care aceste operațiuni nu necesită vreo interacțiune fizică. Să nu uităm și de reducerea semnificativă a timpului de semnare. Practic, acesta se reduce de la câteva zile la câteva minute.
„Digitalizarea proceselor de semnare a contractelor este esențială și acest lucru nu se va schimba prea mult nici după ieșirea din pandemie. Mai mult ca sigur contractul de muncă în formă fizică va deveni istorie, așa cum s-a întâmplat și cu cartea de muncă. Dacă în trecut semnarea unui contract de muncă dura până la 3 zile, astăzi se poate semna în 3 minute. Avem deja răspunsul ITM-ului care precizează că atâta vreme cât documentul este semnat cu semnături electronice calificate, valide, de ambele părţi, atunci el are valoare juridică”, a declarat Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director în cadrul TotalSoft.
