Sfarsitul anului este sezonul petrecerilor. Marile companii sunt interesate sa ofere angajatilor si clientilor distractie. Aceste petreceri, private sau pentru toata lumea au nevoie de un scenariu bine pus la punct.Cu cat bugetul pentru o petrecere este mai mare, cu atat efectele sunt mai multe si mai speciale, pot fi aplicate decoratiuni speciale, pot fi planificate diverse momente speciale si pot fi incluse mai multe recitaluri si artisti cu un box-office ridicat, eventual vedete international
Sfarsitul anului este sezonul petrecerilor. Marile companii sunt interesate sa ofere angajatilor si clientilor distractie. Aceste petreceri, private sau pentru toata lumea au nevoie de un scenariu bine pus la punct.
Cu cat bugetul pentru o petrecere este mai mare, cu atat efectele sunt mai multe si mai speciale, pot fi aplicate decoratiuni speciale, pot fi planificate diverse momente speciale si pot fi incluse mai multe recitaluri si artisti cu un box-office ridicat, eventual vedete internationale. Pentru deplasari se iau in calcul costuri suplimentare de transport si cazare ale echipei si artistilor. si amplasamentul este important, unul de lux sporind semnificativ costurile, dar oferind conditii deosebite, ca piscina sau posibilitatea de a face gratar la iarba verde.
Pretul cu care poate fi adusa o trupa de muzica usoara variaza foarte mult. O trupa bine cotata poate sa ceara 1.000 de dolari sau, daca petrecerea are loc intr-un moment ca Revelionul, cand artistii sunt foarte solicitati, poate cere 20.000 – 30.000 de dolari. De aceea e bine sa se incheie contractul din timp.
Luminita Lupascu, marketing manager la Box Office, spune ca importanta este planificarea din timp si cunoasterea dorintelor clientului: „Evitam sa producem momente standard. Ne place sa lucram nu pentru o multime anonima, ci pentru invitati, studiind anticipat structura si caracteristicile publicului. Alegem cei mai potriviti artisti, cream momente speciale si implicam audienta intr-o petrecere pe care o tine minte. Un prim eveniment reusit se transforma, de obicei, intr-o relatie de colaborare permanenta cu clientul”. Corporate Parties & Special Events, principalul departament din Box Office, produce divertisment, asigurand tot ce presupune acesta: prestatii artistice, momente interactive, echipamente de scena, efecte speciale (precum laserul), decoratiuni, servicii speciale (design si tipar invitatii, foto, video). Printre locatiile preferate de clienti pentru organizarea de petreceri de sfarsit de an s-au numarat: Palatul Parlamentului, Hotel Marriott, diverse cluburi, Holiday Inn Sinaia, vile si restaurante din Poiana Brasov. Cei de la British American Tobacco au apelat frecvent la Box Office pentru petreceri de vara si de sfarsit de an si spun ca totul a decurs de fiecare data conform planului, petrecerile sfarsindu-se dupa 3 – 4 dimineata.
Echipa poate fi mobilizata si in regim de urgenta (doua – cinci zile), insa programarea si discutarea proiectului cu cateva saptamani inainte (chiar si luni) sunt de preferat. Elaborarea unui scenariu deosebit si producerea unor momente speciale necesita timp (una – trei luni), desi se poate lucra si in regim de urgenta (doua – patru zile inainte de eveniment).
Clientul trebuie sa descrie ceea ce doreste, apoi ofera informatiile necesare proiectului. In termenul convenit va primi variantele de scenarii, impreuna cu bugetul estimativ.
Sorina Burlacu, director la Events, spune ca marile firme au gusturi variate: „Sunt petreceri de sfarsit de an, de aniversari sau de motivare a clientilor, cum a fost petrecerea MobiFon (Connex) la Clubul Diplomatilor, unde angajatii, veniti cu familia, au avut la dispozitie piscina, gratar, muzica latino si formatii ca Voltaj sau Pasarea Colibri. Firma Sivego a preferat o petrecere la Palatul Snagov.”
Dragos Mostenescu, fost membru al echipei de la Chestiunea Zilei, si Ovidiu Ianu (fost la Echipa Mobila), au infiintat in 2001 firma W.O.W. Limited, convinsi ca au ceva nou de adus in domeniu : „Plictisitoarele conferinte pe teme de vanzari si promovare de produse le-am ambalat intr-o comunicare usoara, cu umor si parodie. Important in acest domeniu e sa gasesti o poveste, o tema si sa creezi momente de varf. In scenariu intra si imaginea, sloganul firmei client. Am avut clienti ca Stella Artois, Philips si Brau Union.”
Cei de la Eventteam, cu clienti precum MobiFon, Prima, Unirea Shopping Center, spun ca in afara de planificarea evenimentului este importanta consilierea clientului si asistenta pe parcursul desfasurarii evenimentului.
Scenariul unei petreceri
(cu 300 de invitati si buget de 2.500 USD)
Box Office
Echipament tehnic: instalatie de sunet si lumini configurata conform locatiei, numarului de invitati si programului; masini de fum
MC (animator-prezentator) si DJ
Program: moment interactiv cu colindatori; recital de deschidere (daca onorariul pentru recitalul principal permite), recital pop-rock sau dance-house al unui artist; momente-surpriza (premiile eventualelor concursuri sunt materiale promotionale asigurate de catre client); dance party
Decoratiuni: ghirlande de baloane
colorate, personalizate; baloane cu aer si heliu
Efecte: artificii si confetti sau disco laser sau alte efecte sincronizate
EvenTTeam
Meniul: 3 dolari de persoana
Cameraman si fotograf: 300 USD
Formatie si animatori: 500 USD
Artificii de interior, decor, cadouri si invitatii: 400 USD
Paza, transport: de la 400 USD in sus
W.O.W. Limited
Tehnica audio si lumini: 800 USD
Spectacol – 1.300 USD – variantele Amadeus si Blondy; Bosqito si Temisan; Asia etc.
Comision W.O.W. Limited: 400 USD
Ce poate oferi o astfel de firm~
· Invitatii, grafica
· Recitaluri de muzica – jazz, colinde, rock, clasica, dans si momente umoristice
· DJ specializati, prezentatori,
majorete
· Organizare de concursuri, surprize si demonstratii karaoke, premieri spontane (Box Office)
· Echipamente de scena, sunet, lumini
· Efecte – masini de fum, artificii, trageri cu confetti, tunuri de spuma sau zapada, efecte flacari, baloane, oglinzi, ecrane, laser – configurare dupa spatiu si vreme, numar de artisti
· Fotografii, filmari
· W.O.W. Limited propune ca oferta de baza momente comice cu patronii firmei (700 USD un solist de muzica usoara si recital Dragos Mostenescu)
· Box Office are ca oferta speciala momente interactive intre vedete si invitati, recitaluri live, vedete
internationale, ecran de apa.