Rep: Doamna director, va rugam sa ne prezentati pe scurt firma Daewoo Electronics.
Aurora Herman: Daewoo Electronics este o companie cu capital privat integral coreean ce apartine, evident, grupului Daewoo, iar ca operatiuni suntem complet independenti fata de celelalte companii din familia Daewoo din Romania. Comercializam pe piata romaneasca aparatura audio-video si electrocasnice. Distributia produselor noastre se face prin intermediul unei retele nationale de 300 de dealeri autorizati, toti activand in calitate de companii independente. Pentru a asigura patrunderea pe piata a produselor noastre, finantam vanzarea, practicand cu dealerii nostri un sistem de distributie a marfii cu plata la vanzare. Aceasta inseamna ca marfa este aprovizionata la dealeri in custodie, urmand ca plata sa se faca dupa vanzare.
Rep: Care sunt problemele de gestiune curenta cele mai acute in Daewoo Electronics din punctul dumneavoastra de vedere?
Aurora Herman: Trei sunt aspectele ce genereaza criticitati in derularea business-ului. Aspectele legate de gestiunea procesului de vanzare, de service si de gestiunea contabila.
Din punctul de vedere al vanzarii tinem o evidenta stricta a cantitatilor livrate si a stocurilor de produse din retea, iar periodic facem inventarul marfii transmise fiecarui dealer in parte si punctam cantitativ si valoric produsele livrate si in stoc, facturile, platile efectuate, soldurile. Ca sa intelegeti mai bine, fiecare dealer, in functie de anumiti parametri, are alocata o anumita limita de creditare, sau, altfel spus, poate comanda produse pana la un anumit plafon valoric, plafon pe care se angajeaza sa-l atinga intr-un anumit interval de timp.
Datorita faptului ca marfa este aprovizionata din Coreea, iar timpii de aprovizionare sunt de ordinul a trei-patru luni, previziunile noastre de vanzare trebuie sa aiba o foarte mare acuratete, pe de o parte pentru a putea satisface ordinele dealerilor, iar pe de alta parte pentru a nu inregistra stocuri nevandabile in Romania.
In ceea ce priveste service-ul, datorita faptului ca asiguram acest serviciu atat pentru produsele aflate in garantie, cat si pentru cele in post-garantie, problemele care apar sunt generate de gestiunea stocurilor de piese de schimb.
Al treilea aspect critic este acela al platilor catre firma-mama, plati pe care le facem in dolari. Din cauza devalorizarii rapide a leului, de la emiterea unei facturi catre un dealer si pana la incasarea ordinului de plata se manifesta deja o pierdere financiara din diferenta de curs valutar. Apoi de la incasarea ordinului de plata de la dealer si pana la efectuarea platii catre firma-mama se mai produce o devalorizare. Aceasta face ca fara o gestiune contabila performanta si mai ales fara o buna gestiune a trezoreriei, sa ajungem la dezechilibre financiare importante.
Rep: Cum s-au rezolvat din punctul dumneavoastra de vedere aceste probleme?
Aurora Herman: Problemele descrise anterior reprezinta doar o fateta a gestiunii contabile in Daewoo Electronics. Trebuie sa mai aveti in vedere faptul ca suntem o firma cu capital strain si ca atare sunt necesare raportari in doua sisteme contabile, unul conform legislatiei romanesti, iar altul catre consiliul de administratie, conform principiilor IAS, raportari ce trebuie facute in mai multe valute. Tot acest pachet de restrictii a stat la baza definirii unui set de criterii de evaluare in scopul si la momentul achizitiei unui sistem informatic. Dintre toate ofertele si demonstratiile la care am luat parte ne-am decis pentru sistemul informatic integrat WizCount oferit de firma WizRom si pe care l-am implementat in 1995, inca de la infiintarea Daewoo Electronics Romania.
Rep: In ce fel WizCount asigura parghiile de gestiune curenta ale firmei?
Aurora Herman: Ca suport contabil, WizCount asigura tinerea evidentelor de contabilitate generala si analitica. De exemplu, la achizitia din import, facturile si DVI-urile (Declaratie Vamala de Import) sunt introduse in sistemul de gestiune atat cantitativ, cat si valoric in doua valute: lei si USD.
WizCount genereaza fisele contabile aferente importului si genereaza costul de achizitie al marfii, ingloband taxele si comisioanele vamale, transportul etc. Tot cu WizCount pastram evidentele conturilor sintetice si analitice atat conform legislatiei romanesti, cat si subordonat principiilor IAS, fara sa trebuiasca tinute doua evidente separate sau sa trebuiasca sa definim mai multe companii. Tehnic, fiecarui cont din legislatia romaneasca i se asociaza un altul subordont principiilor IAS.
La sfarsitul lunii obtinem balantele de verificare in ambele sisteme fara nici un efort suplimentar. In plus WizCount asigura editarea tuturor tipurilor de rapoarte contabile cerute de legislatia romaneasca si acceptate de organele de control: jurnale, registre de casa, cartea mare, fise de cont, balante de verificare. Fara a fi nevoie de operatiuni contabile suplimentare, WizCount genereaza si rapoarte de tip international (profit&loss, balance sheet etc.) corespondente principiilor IAS in formatul dorit de actionari si in valuta prestabilita.
Din punctul de vedere al gestiunii, programul permite gestiunea stocurilor prin mai multe metode, FIFO, LIFO, cost mediu etc. Din punctul de vedere al operarii efective, in WizCount se poate sti in orice moment nivelul cantitativ al stocurilor pentru orice tip de produs sau piesa de schimb.
Accesul la aceste informatii se face pe niveluri de acces astfel incat un utilizator autorizat poate vedea stocurile din orice punct al retelei. Ca modalitate de raportare, stocurile cantitative ale firmei pot fi vizualizate cumulat, pe grupe de produse sau de categorii si, in plus, se pot vedea evolutiile in timp, istoric si prognozat.
In momentul in care se aprovizioneaza un client si WizCount emite factura, operatorului ii sunt puse la dispozitie, ca suport al vanzarii, o serie intreaga de informatii referitoare la valoarea stocului de produs solicitat, valoarea soldului la client, limita creditului acordat clientului, existenta unei campanii promotionale etc.
Rep: Cum se asigura sistemul de raportare la nivelul managementului?
Aurora Herman: Controlul gestiunii se face prin sistemul de rapoarte pe care WizCount il pune la dispozitia utilizatorilor. Pentru departamentul de service, raportarile evidentiaza produsele intrate in service de la dealeri si separat de la clienti finali, clasificate in functie de vechimea contractului de vanzare-cumparare si de durata perioadei contractuale de garantie. Am implementat pentru aceasta activitate raportari de service de produse in garantie si, separat, in postgarantie.
Un element important este acela al previziunii achizitiei de piese de schimb. Pentru aceasta s-au realizat raportari pe rulaje ale stocurilor in functie de caderile pieselor, dupa nomenclatoarele produselor si dupa timpii de service. Pentru ca timpii de aprovizionare reprezinta factori de criticitate, ne gandim sa implementam in sistemul de gestiune amanunte care sa tina seama de volumul comenzilor. Pentru gestiunea vanzarilor, controlul se realizeaza tot pe baza deciziilor luate in urma procesului de analiza a rapoartelor puse la dispozitie de WizCount.
Astfel s-au implementat sisteme de raportare distincte care sa evidentieze volumele si valorile produselor aprovizionate si situatia onorarii comenzii si rapoarte de vanzare pe agenti, pe zone geografice, pe tipuri de produse etc.
Elementul fundamental in exploatarea sistemului informatic WizCount este acela al integrarii. Toate elementele sistemului de contabilitate, de gestiune, de raportare si management sunt integrate pe o singura baza de date, astfel incat o operatie executata intr-un departament afecteaza instantaneu toata baza de date, fara sa fie necesare corelari, reintroduceri de date sau alte operatii manuale.
De exemplu, pentru urmarirea contractelor de vanzare preluam din facturile la client toate datele primare: numele clientului, tipul de produs si volumul vandut, suma totala, data emiterii facturii, termenele de plata. Cu aceste date WizCount actualizeaza automat valoarea soldului clientului, volumul total al creditelor la clienti, stocurile etc.r
r
Rep: Intretinerea sistemului informatic in sine si a bazelor de date necesita specialisti. In cadrul firmei dumneavoastra cum sunt indeplinite aceste deziderate?r
r
Aurora Herman: Daca va referiti la un departament de informatica, pot sa va spun ca in Daewoo Electronics nu exista asa ceva. Exista o singura persoana dedicata care se ocupa de intretinerea calculatoarelor si a retelei. Impreuna cu acest coleg eu tin legatura cu specialistii WizRom fie pentru dezvoltari ale platformei, fie pentru noi interfete sau generari de rapoarte speciale. r
Daca avem vreo problema si ii solicitam, intr-o ora specialistii WizRom sunt la noi. La un moment dat chiar credeam ca sunt favorizata eu sau firma, dar nu este asa. Si mai este un aspect. Acesti oameni sunt specialisti si in contabilitate, nu numai in soft. Acest lucru da clientului o mare siguranta, pentru ca pe piata gasesti o multime de programatori care scriu software de contabilitate, dar nu stapanesc contabilitatea. r
Rezultatele pe care le-am obtinut lucrand in WizCount au facut ca patronul coreean sa recomande implementarea acestui sistem informatic si in Ungaria, Polonia si Cehia. Iar la evidentierea celui mai bun angajat Daewoo din acest an, departamentul financiar-contabil din Bucuresti a obtinut cel mai inalt titlu, lucru absolut atipic, pentru ca intr-o companie comerciala de obicei se remarca cei de la marketing si de la vanzari. tr
